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上海康城業(yè)委會自主開發(fā)管理軟件:滬最大社區(qū)日常維修工程項目用上“簽核系統(tǒng)”

屋頂漏水,大樓外立面脫落……在上海最大的小區(qū)——上海康城,申請維修曾經(jīng)是件非常麻煩的事情。去年10月,康城業(yè)委會自主研發(fā)“社區(qū)維修基金日常工程項目電子簽核系統(tǒng)”,近日記者在康城采訪時了解到,這個系統(tǒng)幾個月試用下來,效果相當(dāng)不錯。

上海康城業(yè)委會自主開發(fā)管理軟件:滬最大社區(qū)日常維修工程項目用上“簽核系統(tǒng)”

圖說:上??党?019年1月業(yè)主大會。上海康城業(yè)委會供圖

上??党鞘巧虾W畲蟮纳鐓^(qū),共有12300多戶。由于體量巨大,加之小區(qū)建成已10多年,設(shè)施設(shè)備日漸老化,平均每年產(chǎn)生的須動用維修基金進行維修更新的日常工程項目約2600件左右,日均7-8件。

康城第三屆業(yè)委會于2016年9月開始履職,接任時的第一難題便是上屆遺留下來的上千張未經(jīng)審核處理的維修單,堆積起來近人高。很多業(yè)主報修幾個月甚至半年都得不到維修。

根據(jù)流程,一個工程單的申報一般程序是:業(yè)主報修——物業(yè)上門查看——物業(yè)出維修方案和報價——物業(yè)內(nèi)部審批(區(qū)域經(jīng)理—工程部—總經(jīng)理)——提交業(yè)委會審批(過半委員逐個簽字后業(yè)委會蓋章)——物業(yè)落實施工。業(yè)委會委員王斐斐說,一個維修基金維修項目需要在多個部門流轉(zhuǎn),耗時很長,甚至單子走著走著不見了,還需要補單;而業(yè)主的報修得不到及時解決,不滿情緒不斷積累。

上??党菢I(yè)委會自主開發(fā)管理軟件:滬最大社區(qū)日常維修工程項目用上“簽核系統(tǒng)”

圖說:電子簽核系統(tǒng)使用圖。上??党菢I(yè)委會供圖

王斐斐說,接手之后發(fā)現(xiàn)工作量非常大,既要解決業(yè)主迫切需求,盡快施工,還要甄別工程是否合規(guī)、流程是否合理、有無重復(fù)申報,是否還在質(zhì)保期內(nèi)……除了要消化舊的單子外,工程單每天還會新增幾件、幾十件。業(yè)委會主任郭琪安說,在這個1萬多戶的小區(qū),靠人工處理工程單肯定行不通,業(yè)委會別說是義務(wù)奉獻的志愿者,即使業(yè)委會11位成員全員迸發(fā)鐵人精神,也不夠用,必須要找到新方法。

他們想到開發(fā)一個軟件。和軟件工程師反復(fù)溝通、修改、優(yōu)化后,整整花了一年半時間,終于完成了開發(fā)工作。

電子簽核系統(tǒng)實現(xiàn)全數(shù)字化、云處理和移動解決,可使社區(qū)全部維修申報項目的前端處理和后端結(jié)案及后臺工作實現(xiàn)全電子化,同時可實現(xiàn)量化操作。

有了這個新武器,現(xiàn)在效率高了。郭琪安說,過去,申報維修基金項目手續(xù)復(fù)雜,需要半數(shù)以上的業(yè)委會成員到場簽字通過?,F(xiàn)在,通過電子簽核系統(tǒng),將保修單和現(xiàn)場照片上傳,一張維修申請,幾天就能完成整個申報流程,業(yè)委會成員可以在簽核系統(tǒng)上進行電子簽名,申報的維修很快就可以得到解決和安排,效率大幅提升;過程透明。簽核系統(tǒng)中施工管理流程全數(shù)字化,立項、制單、報批、執(zhí)行、驗收、維修基金支付查詢透明、公開,詳細信息隨時可以調(diào)出核實;管理更規(guī)范。過去,維修基金報修項目都是人工操作,又因數(shù)量巨大容易出現(xiàn)報修項目和實際項目不符,報修項目重復(fù)等情況。現(xiàn)在,所有的項目進度和完成都可在系統(tǒng)上進行查詢。

上??党菢I(yè)委會自主開發(fā)管理軟件:滬最大社區(qū)日常維修工程項目用上“簽核系統(tǒng)”

圖說:業(yè)主大會開票系統(tǒng)在最近的業(yè)主大會上派上大用場。上海康城業(yè)委會供圖

康城業(yè)委會還首創(chuàng)了一個業(yè)主大會開票系統(tǒng),在最近舉行的一次業(yè)主大會上一展身手。投票紙全部印有防偽水印,每個業(yè)主收到的選票包含八個議題三個選項總共25個不同的二維碼,而一萬多個業(yè)主的30多萬個二維碼都是獨一無二的,現(xiàn)場由八組工作人員用掃描槍掃描打鉤的二維碼,自動錄入電腦,現(xiàn)場大屏幕則實時更新投票數(shù)據(jù)。

開票系統(tǒng)保證了投票、計票過程的透明,還可以隨時調(diào)閱投票數(shù)據(jù)。郭琪安說,統(tǒng)計效率也大大提高了,這次業(yè)主大會發(fā)放12152張選票,8個議題,統(tǒng)計工作花了3個半小時,上次6000多張選票,4個議題,手工統(tǒng)計花了一天半。

新民晚報記者 魯哲

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