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七個步驟,輕松搞定單位內(nèi)控建設(shè)(單位內(nèi)控怎么做)

七個步驟,輕松搞定單位內(nèi)控建設(shè)(單位內(nèi)控怎么做)

財政部2015年發(fā)布了《指導(dǎo)意見》,要求全國范圍內(nèi)的行政事業(yè)單位要在2020年前完成內(nèi)部控制體系建設(shè)工作,內(nèi)部控制體系應(yīng)該如何建立呢?《內(nèi)部控制規(guī)范》第七條給出了答案,實際上這也是開展內(nèi)部控制工作的七個步驟:一是梳理單位各類經(jīng)濟活動的業(yè)務(wù)流程;二是明確業(yè)務(wù)環(huán)節(jié);三是系統(tǒng)分析經(jīng)濟活動風(fēng)險,四是確定風(fēng)險點;五是選擇風(fēng)險應(yīng)對策略;六是在此基礎(chǔ)上根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定建立健全單位各項內(nèi)部管理制度;七是督促相關(guān)工作人員認(rèn)真執(zhí)行。其中,第一第二項是流程管理,三四五項是風(fēng)險評估,六七項是內(nèi)控體系文件的設(shè)計和執(zhí)行。也就是說,建立內(nèi)控體系的方法是采取流程管理的理論分析具體的業(yè)務(wù)活動,通過流程梳理,必要時實施流程再造,從而識別和分析潛在的風(fēng)險,然后針對這些風(fēng)險制定防控措施,最后是嚴(yán)格要求單位工作人員認(rèn)真執(zhí)行。

一、梳理業(yè)務(wù)流程

這里的業(yè)務(wù)流程是指預(yù)算、收支、政府采購、資產(chǎn)、建設(shè)項目、合同六大業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)步驟和程序。流程梳理需要研究和分析單位的“三定”規(guī)定內(nèi)容,根據(jù)“三定”確定各項業(yè)務(wù)活動的負(fù)責(zé)部門或者歸口管理部門。比如,預(yù)算、收支業(yè)務(wù)肯定是由財務(wù)科歸口,但政府采購業(yè)務(wù)就不一定了,可能是財務(wù)科,也可能是辦公室,在學(xué)校一般是總務(wù)處。

流程梳理是最基礎(chǔ)也是比較繁瑣的一項工作,通過流程梳理,把業(yè)務(wù)活動基本的步驟和先后順序搞清楚,這項工作的最終結(jié)果是要把業(yè)務(wù)活動以流程圖的形式表現(xiàn)出來。

二、明確業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)

每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動都分為若干業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),比如,預(yù)算業(yè)務(wù)活動,可以分為預(yù)算編報、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算執(zhí)行、決算編報、績效評價五個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),每個環(huán)節(jié)還可以繼續(xù)細分為更小的節(jié)點。不同的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)對應(yīng)相應(yīng)的流程層次,所以流程又分為一級流程、二級流程、三級流程等。在內(nèi)控建設(shè)初期階段,我們建議盡可能的減少業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的層級,只做到一級流程就可以了,但要留好接口,將來升級內(nèi)控體系文件時在進行二級、三級流程設(shè)計。

三、系統(tǒng)分析風(fēng)險

這里的關(guān)鍵詞是“系統(tǒng)”,業(yè)務(wù)活動中任何一個單一的風(fēng)險都有可能轉(zhuǎn)化為業(yè)務(wù)層面整體的風(fēng)險,因此,風(fēng)險分析要體現(xiàn)全面性和系統(tǒng)性,既要強調(diào)個體風(fēng)險的特殊性也要有大局觀?!秲?nèi)部控制規(guī)范》第五條提出了全面性原則的要求,就是要求單位要站在全局的角度考慮內(nèi)控建設(shè),而現(xiàn)實中單位比較缺乏的正是這種大局觀。

比如,合同變更以后沒有在歸口管理部門辦公室登記,也沒有將變更的文本流轉(zhuǎn)到財務(wù)科,這就有可能導(dǎo)致財務(wù)科按照原合同支付資金,最終的結(jié)果是單位資金遭受損失,嚴(yán)重影響單位利益和聲譽。合同管理一個環(huán)節(jié)的失誤,看似是經(jīng)辦部門的經(jīng)辦人的操作錯誤,導(dǎo)致的后果可能是單位整體的損失和被動。

四、確定風(fēng)險點

確定風(fēng)險點是在要業(yè)務(wù)流程梳理的基礎(chǔ)上,對單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)和崗位設(shè)置情況進行具體分析,先明確業(yè)務(wù)活動的主責(zé)部門及職責(zé),再按照流程步驟將每個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行特定風(fēng)險評估,從而識別出出可能造成單位經(jīng)濟損失和其他不利影響的風(fēng)險點。

這里又存在著一個業(yè)務(wù)活動的細分:六大經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中,每個經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動可以細分為不同的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),每個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)還可以繼續(xù)細分為業(yè)務(wù)節(jié)點。比如,預(yù)算業(yè)務(wù)活動有預(yù)算編報、預(yù)算執(zhí)行等五個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),而預(yù)算編報這個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)又可以細分為提出預(yù)算建議數(shù)、預(yù)算建議數(shù)審批批復(fù)、下達預(yù)算控制數(shù)、預(yù)算草案編報等九個業(yè)務(wù)節(jié)點。通過風(fēng)險識別和分析,有些節(jié)點沒有風(fēng)險或者風(fēng)險的等級很小,是可以承受的風(fēng)險;有些節(jié)點有風(fēng)險,必須要制定措施加以控制,并且還要對這些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的風(fēng)險點并進行描述。

所以說,風(fēng)險評估和流程梳理是比較復(fù)雜和繁瑣的工作,沒有專業(yè)知識,不了解各項業(yè)務(wù)的實際,沒有充足的時間精力做保障,這項工作是很難完成的。

五、選擇應(yīng)對策略

風(fēng)險應(yīng)對策略包括風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險分擔(dān)和風(fēng)險承受四種,雖然有四種措施,但從積極管控的角度而言,主要是風(fēng)險降低這一種控制措施。相對于企業(yè)而言,行政事業(yè)單位作為公共部門提供的是公共服務(wù),沒有競爭者,通常沒有經(jīng)濟效益方面的考慮,因而其風(fēng)險主要是業(yè)務(wù)中的低效、浪費和舞弊,要將這些風(fēng)險控制在可承受范圍之內(nèi)。

六、建立健全管理制度

確定好風(fēng)險點以后,應(yīng)該制定對這些風(fēng)險點的管控措施。按照風(fēng)險管理理論,一般是采取設(shè)計風(fēng)險控制矩陣的方式,將控制目標(biāo)、控制活動類別、控制的措施、控制方法、控制文檔、控制頻率、主責(zé)部門和崗位等信息繪制在一張表內(nèi),可以比較直觀的顯示對風(fēng)險采取的控制活動信息。風(fēng)險控制矩陣中重要的內(nèi)容是關(guān)于控制措施的描述,一般情況下在這張表中不便于描述過多的文字內(nèi)容,所以就需要專門設(shè)計對應(yīng)的管理制度,這就是內(nèi)控建設(shè)工作除流程之外另一個重要的工作——內(nèi)控制度建設(shè)。

七、工作人員執(zhí)行

這里的工作人員泛指單位內(nèi)部參與到內(nèi)部控制建設(shè)和執(zhí)行工作的領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人和所有職工。工作人員如何才能有效的執(zhí)行?這就需要執(zhí)行的工具了——內(nèi)控信息化系統(tǒng)。

《內(nèi)部控制規(guī)范》提出的這七個步驟,很科學(xué)也很權(quán)威,每個單位都能做到,當(dāng)然也必須要這么做。

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