讀《一本書讀懂行政管理》有感。我文中的大多來(lái)自我的同事分享整理，非常感謝。
第一部分會(huì)議管理。
會(huì)議可以分成幾類。
會(huì)議類型可以分為三大類，第一類是綜合會(huì)議，第二類是特殊會(huì)議，第三類是專業(yè)會(huì)議。
第一大類是常規(guī)會(huì)議?？梢园偨?jīng)理辦公會(huì)、年終總結(jié)表彰會(huì)、周年慶祝會(huì)、銷售分析會(huì)等。
第二大類特殊會(huì)議?？梢园ㄖ笐c典型的會(huì)議，會(huì)展型的會(huì)議，其他會(huì)議。
第三大類專業(yè)會(huì)議。沒(méi)有固定的形式和固定的參觀，時(shí)間人數(shù)這些都不是固定的，而是根據(jù)企業(yè)具體的情況來(lái)召開(kāi)的，比如說(shuō)安全生產(chǎn)會(huì)議、質(zhì)量檢驗(yàn)會(huì)議、技術(shù)研究會(huì)議等。
如何籌備一場(chǎng)會(huì)議。
會(huì)議之前確定會(huì)議名稱，初步確定會(huì)議步驟，草擬會(huì)議通知，會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算辦理、會(huì)議報(bào)批，下發(fā)會(huì)議通知，準(zhǔn)備會(huì)議材料，選擇布置會(huì)場(chǎng)，明確人員分工，會(huì)前全面檢查。
會(huì)議期間包括會(huì)議初、會(huì)議中、會(huì)議后的過(guò)程管理。尤其是會(huì)后管理容易被忽略，包括檢查會(huì)后現(xiàn)場(chǎng)，清理會(huì)后，現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估，會(huì)議收費(fèi)，會(huì)議文件，歸檔催辦，落實(shí)決議，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，費(fèi)用報(bào)銷。
會(huì)議成本管控，
會(huì)議成本等于會(huì)議工時(shí)成本加效益損失成本加會(huì)議直接成本。
接下來(lái)說(shuō)一下這三個(gè)成本它們分別指的是什么？
會(huì)議工時(shí)成本是指的是與會(huì)者的會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)間到達(dá)會(huì)場(chǎng)需要的時(shí)間，以及會(huì)議工作人員的時(shí)間等因素轉(zhuǎn)化成金錢成本。它不是一個(gè)具體錢的概念，它是一個(gè)時(shí)間轉(zhuǎn)化為金錢的一個(gè)一個(gè)成本概念，金錢成本主要是由與會(huì)者和會(huì)議工作人員的平均工資來(lái)構(gòu)成的。
接下來(lái)說(shuō)的是效益損失，成本它是指與會(huì)者參加會(huì)議離開(kāi)原來(lái)的工作崗位而造成的生產(chǎn)管理，市場(chǎng)反應(yīng)的滯后的損失。比如說(shuō)在公司的周例會(huì)召開(kāi)的時(shí)候，可能正好有潛在的客戶打來(lái)電話，由于前臺(tái)或者秘書未能恰當(dāng)?shù)靥幚砗没蛘呤遣惶煜?，造成這本書這項(xiàng)本可能成交的業(yè)務(wù)位于失敗，這屬于一種效益損失的成本。
最后是會(huì)議直接成本，包括與會(huì)者到現(xiàn)場(chǎng)的旅行費(fèi)以及會(huì)議期間的住宿交通，會(huì)場(chǎng)的租金，相關(guān)資料等費(fèi)用，這些就比較直觀清晰，比較容易統(tǒng)計(jì)。像我們每年的年度那種大會(huì)召集市場(chǎng)上的各位領(lǐng)導(dǎo)到公司開(kāi)會(huì)，就會(huì)涉及到一些交通、住宿費(fèi)用。
隨著疫情的持續(xù)，電話會(huì)議和視頻會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議已經(jīng)成為很普遍的形式。
第二部分行政接待。
關(guān)于接待禮儀。
如何迎接客人。
首先要確定接待規(guī)格，通常遵循身份相當(dāng)?shù)脑瓌t，盡可能確保主賓身份對(duì)等。當(dāng)不可能完全對(duì)等對(duì)等時(shí)可以適當(dāng)?shù)仂`活變通，比如由職位相當(dāng)?shù)娜嘶蚋笨偝雒?，其他陪同人員則不宜過(guò)多，都是在日常的接待中也可以注意。
第二個(gè)是掌握個(gè)人到達(dá)和離開(kāi)的時(shí)間，如有變化，則應(yīng)該及時(shí)地通知有關(guān)人員，迎接人員應(yīng)提前到達(dá)同接地點(diǎn)，不能太早更不能遲到，送行人員還應(yīng)該在個(gè)人離開(kāi)之前到達(dá)送行地點(diǎn)。
第三個(gè)是在必要時(shí)進(jìn)行鮮花，要用鮮花，并保持花束整潔鮮艷。這里面有個(gè)注意，避免使用杜鵑花，菊花。
第四點(diǎn)是針對(duì)不同的客人，按照不同的方式來(lái)迎接，比如迎接大批的客人的時(shí)候，我們可以事先準(zhǔn)備好特定的一些標(biāo)志，讓客人從遠(yuǎn)處就可以看到。對(duì)于首次前來(lái)的我們又不認(rèn)識(shí)的客人，接待人員應(yīng)該主動(dòng)上前自我介紹，對(duì)于比較熟悉的客人，接待人員則努力在自我介紹請(qǐng)向前握手和問(wèn)候。
第五點(diǎn)是給客人留下一定的時(shí)間，當(dāng)客人抵達(dá)住處后，接待人員不要急于馬上安排行動(dòng)，而是要給對(duì)方留下一定的時(shí)間，然后再安排活動(dòng)。
如何觀看節(jié)目。
主人陪同賓客觀看文藝節(jié)目的時(shí)候，一般以七八排座位有為最佳，觀看電影的時(shí)候則以第十五排前后為好，對(duì)于專場(chǎng)的演出，要把貴賓席留給主人和主要的客人，其他客人可以安排座位，也可以自由的出入。
如果舉辦舞會(huì)，則時(shí)間應(yīng)該掌握在兩個(gè)小時(shí)，盡量在晚上的8:00~10:00，參加舞會(huì)的男女人數(shù)要相當(dāng)，還要注意歌舞時(shí)間。男士要主動(dòng)邀請(qǐng)女士跳舞，女士可以拒絕，女士邀請(qǐng)男士跳舞，則不能拒絕。
如何參觀游覽。帶客人出去游玩，一些風(fēng)景景點(diǎn)要結(jié)合賓客來(lái)訪的、目的、客人的意愿，還有興趣，以及本地的特色來(lái)安排參觀項(xiàng)目。當(dāng)參觀項(xiàng)目確定后，主方應(yīng)該就是擬定詳細(xì)的計(jì)劃及先看什么、后看什么，在哪停車，在哪介紹，在哪上衛(wèi)生間在哪上車，以及中間如何引導(dǎo)，如何銜接，由何人介紹的。
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