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可視化管理項目,讓每個項目角色都輕松了(可視化管理項目,讓每個項目角色都輕松了解)

項目管理是一個具有復雜性、易變性且周期長的活動,常常會出現項目的最終成果與最開始的項目計劃不一致的情況,影響項目的質量,降低項目的成功率。

造成這種情況的一個重要原因是,項目在運行過程中,由于各種因素的影響,目標和計劃的細節(jié)發(fā)生了偏差,而這些偏差又沒有被相關人員及時發(fā)現和處理,即項目管理的過程不可視。

可視化低往往是很多項目最終失敗的一個因素,而重視項目的可視化管理,則可以極大程度的降低溝通成本、統(tǒng)一團隊目標、同時控制項目風險,提高項目的成功率和客戶滿意度。

一、可視化的要求

可視化管理項目,顧名思義就是讓項目的相關信息對相應的人員透明、實時、真實。這里涉及到兩個關鍵要素,項目信息和項目成員,只有了解了這兩個要素的特征和要求,才能真正掌握可視化項目管理。

①項目成員需要按角色分類

項目管理的團隊來自于臨時組建,各自有自己的立場和職責,擅長的專業(yè)領域有所不同,對項目的關注點也有所不同。項目成員的角色主要分為三類:負責統(tǒng)籌項目和調配資源的管理層、負責完成具體項目任務的執(zhí)行層、負責上傳下達的項目經理,進行可視化管理時,不能一股腦地將所有信息全部通知、推送給每個人,而是需要根據角色定位,為不同的角色提供其關注和需要的項目信息。

②項目信息有針對性展示

在一個項目中,需要進行可視化管理的信息主要有項目的階段目標、項目的具體計劃、項目計劃的完成情況等,面對不同的角色對象,需要展示的內容有所不同;即使是同一結果的信息內容,也要有差異化的展示方式,以匹配項目角色的崗位性質和項目需求。比如“項目進度正常”這一結果,高層領導需要了解的是階段的進度狀況和質量情況,而項目經理則需要知道每個項目成員的進度完成情況和質量表現。

二、如何做好可視化管理

作為一個項目經理,在項目管理過程中,不斷展示自己的目標和計劃,讓所有參與的人都能得到最準確的努力方向;不斷搜集和展示團隊的工作成果和進度,了解項目即時的進展情況,可以大大地減少項目計劃和最終成果之間的誤差,提高項目的成功率。而這一過程,借助科學合理的可視化項目管理平臺,項目經理的工作可以更輕松。

①制定“兩級計劃”,讓不同角色都能得到有效信息

制定項目計劃是項目經理工作的重中之重,在一般場景下,很多項目經理會用甘特圖或者Excel制定詳細的任務分解計劃,然后傳達給項目成員。但在項目制管理模式下,不同的項目角色對項目計劃的需求是不一樣的,項目經理要學會制定“兩級計劃”,讓不同的角色最快最準確地得到最有效的信息。

管理層要管理的項目多、工作忙,無法深入地參與到每一個項目中去,但他們又必須了解項目的狀態(tài),以便分析決策。面對管理層,項目經理要給出項目的階段計劃,即按節(jié)點給項目進行階段劃分,告訴管理層這段時間的工作內容和狀態(tài),以及計劃完成時間,如圖,該項目分成了項目開始、項目準備及立項、需求分析及確認、系統(tǒng)開發(fā)、測試等幾個大節(jié)點,管理層就很清晰地了解到項目計劃進度,將計劃完成時間與實際完成時間作對比,還可以了解項目在每一階段的健康狀態(tài),方便分析決策。

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詳細的任務分解計劃項目經理也要做,而且要越詳細越好,從而讓執(zhí)行人員掌握自己的任務和要求。同時,在制定好分解計劃后,項目經理還要及時通知到個人,這點通過系統(tǒng)化的項目管理工具可以更高效的實現,如圖,項目經理在系統(tǒng)上確定項目的任務、任務的負責人、計劃完成時間等信息,計劃發(fā)布后系統(tǒng)就會立即自動通知到個人,大大提高了項目經理可視化管理的效率。

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②建立工作成果反饋系統(tǒng),保證信息的準確性和即時性

除了項目計劃,項目的完成情況也要進行相應的可視化管理,項目任務的執(zhí)行情況、項目的重要交付物,都要對相關人員透明,以便從中識別風險,及時補救。

任務的完成情況一般通過員工工時反饋,工時數據是項目的重要信息,反映了項目的進度和狀態(tài),是項目經理評估項目、發(fā)現風險的重要數據來源。員工反饋工時,要跟項目的計劃掛鉤,這樣才能形成有效的數據閉環(huán),將工時數據和項目計劃作比較,為項目進度監(jiān)控體術數據支撐。如圖,在項目管理工具上制定項目計劃后,員工填報工時時可以一鍵導入分配的計劃任務,填寫數據后提交,數據就會匯總到項目經理處,方便其分析和管理。

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在項目的全生命周期內,每個階段都會產生一定的成果,即項目交付物,通過評審項目交付物,管理層可以了解項目在某個階段的質量,因此項目的交付物必須對管理層可視透明。如圖,設置一個交付物評審窗口,相關負責人在規(guī)定時間內上傳,管理層就可以進行查看、評審。

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③透明化監(jiān)控團隊,合理調配資源

項目的資源分配主要由資源經理/部門經理負責,但他們往往并不是項目的負責人,不了解項目情況和需求,急需更多更準確的項目信息。

一方面,資源經理/部門經理需要對公司員工有所了解,了解每個人的技能、崗位、績效等信息,以便將最合適的人分配到最合適的項目角色中。如圖,錄入每個項目成員,并對其進行相關信息的登記入庫,可以實現資源信息的可視化:

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另一方面,資源經理/部門經理還要對員工的工作飽和情況有所了解,從而提高資源分配的科學性,防止出現部分人過忙部分人無事可干的情況。如圖,在這張資源排期表中,用顏色展示人員的忙閑狀態(tài),資源經理/部門經理就可以減少分配不合理的情況。

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三、總結

1.可視化項目管理,是科學的管理方式,可以有效提高工作效率、降低項目風險,提高項目的成功率和客戶滿意度。

2.可視化項目管理,不能僅僅是喊口號,而應該是通過科學的手段搭建可視化項目管理平臺,讓人員和信息流轉,讓每一步的計劃和目標都清晰可見、項目風險無所遁形。

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