如果想成功地實(shí)施項(xiàng)目，需要三大部分的知識，一個(gè)是項(xiàng)目管理專業(yè)知識，二是一般管理的通用知識，最后需要項(xiàng)目相關(guān)應(yīng)用領(lǐng)域的專業(yè)知識。

但由于“應(yīng)用領(lǐng)域的專業(yè)知識”是根據(jù)你實(shí)際的項(xiàng)目而定，外人經(jīng)驗(yàn)無法有效借鑒外，其他兩個(gè)我們都可以進(jìn)行學(xué)習(xí)借鑒，所以下面我們將從這兩個(gè)方面，結(jié)合：1、掌握項(xiàng)目管理必備的兩大核心技能；2、項(xiàng)目管理三要素；3、項(xiàng)目管理5大過程49個(gè)子過程；4、常用工具；展開進(jìn)行分享。

一、掌握項(xiàng)目管理必備的兩大核心技能

1、SMART原則

Smart原則強(qiáng)調(diào)目標(biāo)必須是具體的、可以衡量的、可以達(dá)到的、具有相關(guān)性的、具有時(shí)效性的；通過這個(gè)原則我們可以有效制定合理目標(biāo)，清楚地定義項(xiàng)目范圍、時(shí)間、成本和質(zhì)量等等，從而為項(xiàng)目成功助力。

2、PDCA循環(huán)

PDCA循環(huán)是項(xiàng)目管理中經(jīng)常用到的另一個(gè)工具，通過計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處理將項(xiàng)目管理過程中產(chǎn)生的各項(xiàng)活動(dòng)帶入循環(huán)，并通過閉環(huán)管理不斷提高項(xiàng)目質(zhì)量。

以上兩大核心技能將貫穿應(yīng)用于整個(gè)項(xiàng)目管理的過程中，其中就包含了下面要講到的三要素、5大過程等管理。

二、做好項(xiàng)目三要素的管理

項(xiàng)目管理的三要素，是質(zhì)量、成本和時(shí)間。

三要素的意義在于，他們作為衡量一個(gè)項(xiàng)目的成功失敗的關(guān)鍵指標(biāo)，將貫穿一個(gè)項(xiàng)目的始終來指導(dǎo)我們的工作。他們?nèi)叩年P(guān)系經(jīng)常是三角關(guān)系，密不可分。三個(gè)要素在一個(gè)項(xiàng)目管理進(jìn)行中也經(jīng)常發(fā)生沖突。

一般來講，人們總希望在非常短的時(shí)間內(nèi)，以盡可能低的成本獲得最好的質(zhì)量結(jié)果。然而，這三種要素中的任何一個(gè)都可能成為重中之重，一旦確定其中一點(diǎn)，那么另外兩點(diǎn)就需要相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。大部分項(xiàng)目都被迫要服從至少一個(gè)要素，所以你必須知道你的重點(diǎn)。

例如，假如你要在2000年前給你所有的IT系統(tǒng)打上千年蟲補(bǔ)丁，你的考慮重點(diǎn)可能是：

• 時(shí)間：要在1999年12月31日前完成;
• 質(zhì)量：要在新年來到時(shí)做到零錯(cuò)誤;
• 成本：不計(jì)成本的讓全部電腦系統(tǒng)在2000年1月1日運(yùn)行正常。

當(dāng)你設(shè)計(jì)一個(gè)新項(xiàng)目，要考慮這三種關(guān)系，明白重點(diǎn)所在。還要記住，在所有的項(xiàng)目管理案例中，你需要有效的完成項(xiàng)目。三個(gè)組成部分與三個(gè)要素的結(jié)合表明，一個(gè)項(xiàng)目管理具有一定的生命周期，需要產(chǎn)生一個(gè)專門，可以衡量的結(jié)果，它還包含了一套相應(yīng)的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的行動(dòng)，并且將有限的資源最大化運(yùn)用。

為了完成項(xiàng)目管理，你也需要一個(gè)適當(dāng)?shù)慕M織——一種讓所有人參與進(jìn)來，具有各自角色與職責(zé)的結(jié)構(gòu)。 每個(gè)人都需要知道做什么，為什么做，如何做，以及他們的任務(wù)何時(shí)完成。項(xiàng)目管理是有限制的，他們都有一個(gè)明確的開始和結(jié)束。如果時(shí)間段不明確，或者你的目標(biāo)不明確，這不是一個(gè)項(xiàng)目管理。

三、項(xiàng)目管理的五大過程和49個(gè)子過程的細(xì)節(jié)管理

1、啟動(dòng)過程

• 制定項(xiàng)目章程：授權(quán)PM啟動(dòng)項(xiàng)目
• 識別相關(guān)方：搞清楚誰與項(xiàng)目相關(guān)

2、規(guī)劃過程

• 制定項(xiàng)目管理計(jì)劃：編制項(xiàng)目執(zhí)行的藍(lán)圖
• 規(guī)劃范圍管理：為范圍管理提供指南
• 收集需求：了解客戶想要什么
• 定義范圍：定義項(xiàng)目要提供什么
• 創(chuàng)建WBS：確定項(xiàng)目要做什么
• 規(guī)劃進(jìn)度管理：為進(jìn)度管理提供指南
• 定義活動(dòng)：確定采取哪些活動(dòng)
• 排列活動(dòng)順序：確定工作執(zhí)行的先后順序
• 估算活動(dòng)持續(xù)時(shí)間：估算行動(dòng)所需時(shí)間
• 制定進(jìn)度計(jì)劃：制定行動(dòng)指南
• 規(guī)劃成本管理：為成本管理提供指南
• 估算成本：估算需要多少錢
• 制定預(yù)算：批準(zhǔn)該給多少錢
• 規(guī)劃質(zhì)量管理：做計(jì)劃、定標(biāo)準(zhǔn)
• 規(guī)劃資源管理：規(guī)劃需要什么資源、多少資源以及如何獲取資源
• 估算活動(dòng)資源：估算所需人、財(cái)、物
• 規(guī)劃溝通管理：規(guī)劃如何流轉(zhuǎn)信息
• 規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)管理：定義如何對待風(fēng)險(xiǎn)
• 識別風(fēng)險(xiǎn)：搞清楚風(fēng)險(xiǎn)是什么
• 實(shí)施定性風(fēng)險(xiǎn)分析：搞清楚哪些風(fēng)險(xiǎn)更重要
• 實(shí)施定量風(fēng)險(xiǎn)分析：搞清楚風(fēng)險(xiǎn)有多大
• 規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：確定如何回避威脅抓住機(jī)會
• 規(guī)劃采購管理：規(guī)劃采購什么，如何采購
• 規(guī)劃相關(guān)方參與：規(guī)劃如何更好讓項(xiàng)目相關(guān)方積極參與項(xiàng)目

3、執(zhí)行過程

• 指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作：按圖索驥
• 管理項(xiàng)目知識：利用知識、生成知識、分享知識
• 管理質(zhì)量：查過程、保質(zhì)量
• 獲取資源：獲取所需人、財(cái)、物
• 建設(shè)團(tuán)隊(duì)：搞好氛圍、提高績效
• 管理團(tuán)隊(duì)：解決問題、優(yōu)化績效
• 管理溝通：保證雙方的有效信息流動(dòng)
• 實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：依照計(jì)劃處置信息
• 實(shí)施采購：買賣談判、簽訂合同
• 管理相關(guān)方參與：提升支持、降低抵制

4、監(jiān)控過程

• 監(jiān)控項(xiàng)目工作：全面監(jiān)控項(xiàng)目偏差
• 實(shí)施整體變更控制：全面控制項(xiàng)目變更
• 確認(rèn)范圍：核實(shí)可交付成果有沒有、對不對
• 控制范圍：控制范圍不能做多、做 少、做錯(cuò)
• 控制進(jìn)展：控制進(jìn)度的快慢
• 控制成本：控制成本的儉奢
• 控制質(zhì)量：控制質(zhì)量的好壞
• 控制資源：控制資源的分配和使用
• 監(jiān)督溝通：監(jiān)督溝通的效果
• 監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn)：監(jiān)督老風(fēng)險(xiǎn)、識別新風(fēng)險(xiǎn)
• 控制采購：管好合同、控好采購
• 監(jiān)督相關(guān)方參與：監(jiān)督相關(guān)方關(guān)系，提升相關(guān)方參與的效果和效率

5、收尾過程

• 結(jié)束項(xiàng)目或階段：驗(yàn)收成果、保存知識、釋放資源

四、項(xiàng)目經(jīng)理常用的輔助工具

項(xiàng)目管理涉及有效的計(jì)劃和對工作的系統(tǒng)管理，它包括定義項(xiàng)目目標(biāo)，制定行程和安排任務(wù)，以達(dá)到特定的目標(biāo)。有很多圖形工具可以使項(xiàng)目管理更有效、更高效。對于項(xiàng)目經(jīng)理而言，這些都是十分有用的工具，可以對項(xiàng)目范圍進(jìn)行可視化。

1、通用項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具Worktile

不同于Microsoft project （更適合超大型團(tuán)隊(duì)），Worktile是非常適合500人以下團(tuán)隊(duì)協(xié)作的項(xiàng)目管理工具，而且是國內(nèi)項(xiàng)目管理工具總榜的TOP1。

它主要用于進(jìn)行項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)管理、項(xiàng)目和任務(wù)的進(jìn)度跟蹤、任務(wù)的指派等，具備OKR管理、看板式任務(wù)管理、項(xiàng)目管理、甘特圖、網(wǎng)盤等功能。相比于其他工具來說，做到了項(xiàng)目從目標(biāo)到結(jié)果沉淀的全生命周期管理。

無論是監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度，還是掌控全局，Worktile都能非常高的提升項(xiàng)目經(jīng)理的效率，而且做到了開箱即用，不用花時(shí)間學(xué)習(xí)工具。(Worktile官網(wǎng))

2、軟件項(xiàng)目協(xié)作工具PingCode

之所以還推薦另一款項(xiàng)目協(xié)作工具，是因?yàn)檐浖?xiàng)目和其他項(xiàng)目有非常大的不同，一些通用型的項(xiàng)目工具無法完全滿足這類項(xiàng)目的管理需求，而PingCode 則是專門為軟件項(xiàng)目協(xié)作打造的管理工具。

PingCode 有7大子產(chǎn)品，分別對應(yīng)了項(xiàng)目管理、項(xiàng)目集管理、目標(biāo)管理、測試管理、缺陷管理、知識文檔管理、研發(fā)自動(dòng)化管理，除此以外，它還通過應(yīng)用市場與主流的開發(fā)工具打通，就比GitHub等，而且也可以在飛書、企微等使用。

和Worktile 一樣也是開箱即用的類型，2021年獲得了36氪-中國軟件金榜-研發(fā)項(xiàng)目管理系列榜單第一。（PingCode官網(wǎng)）

3、甘特圖

甘特圖有助于計(jì)劃和管理項(xiàng)目，它把一個(gè)大型項(xiàng)目劃分為幾個(gè)小部分，并有條理地展示。每個(gè)任務(wù)都有預(yù)期完成時(shí)間，由水平的條形代表，左端代表開始日期，右邊代表人物的完成日期。任務(wù)可能循序漸進(jìn)，也可能并行，時(shí)間有重疊。

在項(xiàng)目過程中，重要的事項(xiàng)可以用一個(gè)小菱形標(biāo)記為里程碑。 從一個(gè)甘特圖中，你可以清晰地看出子任務(wù)是什么，以及每個(gè)任務(wù)何時(shí)開始何時(shí)結(jié)束。可視化地呈現(xiàn)一個(gè)項(xiàng)目還可以輕松地了解每個(gè)階段會發(fā)生的事情，從而跟蹤項(xiàng)目進(jìn)程。

4、PERT圖

PERT 是項(xiàng)目評價(jià)和評估技巧 (project evaluation and review technique) 的英文縮寫。這是用于計(jì)劃和安排整個(gè)項(xiàng)目行程，跟蹤實(shí)施階段的主要項(xiàng)目管理工具之一。PERT圖也能展示任務(wù)劃分，時(shí)間分配和開始、結(jié)束日期。

不像甘特圖用條形代表任務(wù)，PERT圖用關(guān)系模型展示信息，用方框代表任務(wù)，箭頭代表任務(wù)之間的關(guān)系。PERT圖的排版形式使得活動(dòng)之間的關(guān)系比甘特圖更加明顯。但它的缺點(diǎn)是任務(wù)較難跟進(jìn)，因?yàn)橛刑嗟穆?lián)系和任務(wù)。

5、日歷

日歷是基于時(shí)間，易于理解的項(xiàng)目管理工具。這對于個(gè)人時(shí)間管理更加合適，能幫助你更好地管理每天、每周或每個(gè)月的時(shí)間行程。這種工具的出色之處在于，它有很多空間添加待辦事項(xiàng)列表。它將提醒你每天要做的事情，確保事情能在截止日期前完成。

6、時(shí)間線

時(shí)間線也是一種可視化的項(xiàng)目管理工具，有助于跟蹤項(xiàng)目進(jìn)程。通過時(shí)間線，你可以直觀地看到某個(gè)任務(wù)需要在什么時(shí)間完成。這是了解任務(wù)時(shí)間更加有序的方法。但是，時(shí)間線沒有甘特圖那么受歡迎，因?yàn)樗谡故救蝿?wù)聯(lián)系和完成狀態(tài)時(shí)有局限。

7、WBS圖

WBS即工作分解結(jié)構(gòu)，是一種常用的項(xiàng)目管理工具，通過把項(xiàng)目分解成能有效安排的組成部分，有助于把工作可視化。WBS是一種樹形結(jié)構(gòu)，總?cè)蝿?wù)在上方，往下分解為分項(xiàng)目，然后進(jìn)一步分解為獨(dú)立的任務(wù)。WBS與流程圖相似，各組成部分邏輯連接。任務(wù)的組成部分用文字或形狀解釋。

8、思維導(dǎo)圖

思維導(dǎo)圖對于項(xiàng)目管理也十分有用。和其它項(xiàng)目管理工具不同，思維導(dǎo)圖沒那么正式，也就更靈活。你可以用它把項(xiàng)目分解成小任務(wù)，管理待辦事項(xiàng)清單或者分析問題。通過思維導(dǎo)圖，你可以插入圖片，鏈接文件，隱藏分支來聚焦于某個(gè)部分，這些是其他項(xiàng)目管理工具做不到的。

9、狀態(tài)表

狀態(tài)表用于跟蹤項(xiàng)目進(jìn)程時(shí)十分有效。它不包含項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間和任務(wù)關(guān)系等細(xì)節(jié)，但是更注重于項(xiàng)目狀態(tài)和完成的過程。項(xiàng)目狀態(tài)表的極佳功能是，它也包含了任務(wù)的負(fù)責(zé)人，如此一來，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以更好地評估員工的業(yè)績，知曉問題發(fā)生時(shí)該由誰負(fù)責(zé)。

10、HOQ

HOQ (house of quality)是指質(zhì)量屋，用于界定顧客需求和產(chǎn)品功能之間的關(guān)系。此工具用于質(zhì)量功能配置，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)決策。

以上10種常用工具，可以根據(jù)項(xiàng)目管理的實(shí)際需求，有針對性的選擇使用。在項(xiàng)目管理中，并不是選用的工具越多，管理效果越好。但如果工具選用合適，將對我們精益項(xiàng)目的管理起到助力作用。

以上就是總結(jié)的關(guān)于項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的分享，希望對你有所幫助。