學(xué)校檔案管理系統(tǒng)在數(shù)字科技發(fā)展的助推下，已紛紛進(jìn)駐各大院校，成為院校檔案管理、檔案查詢、檔案借閱、檔案歸還等檔案必備利器。相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，系統(tǒng)上線之后，檔案工作效率得到明顯提升。
在檔案工作效率提升提升之后，我們一直在思考，如何將檔案的管理意識在學(xué)校當(dāng)中普及開？如何確保學(xué)校檔案收集的完整性？這一次，我們?yōu)閷W(xué)校檔案管理提供了“檔案管理機(jī)器人”加持服務(wù)。
01檔案管理機(jī)器人，您的100個檔案收集小分身
以我們曾經(jīng)服務(wù)過的哈爾濱師范大學(xué)為例。哈爾濱示范大學(xué)在哈爾濱市一共有3個校區(qū)，26個學(xué)院（部）、82個本科專業(yè)、1700余名專任教師。如何在校內(nèi)檔案管理平臺上統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作，哈師大選擇的是“無限用戶版本 雙平臺”管理的方式，系統(tǒng)上線之后，所有有需要的教職工人員，乃至社會各界人士，都可以通過這樣一套體系，協(xié)助檔案管理、共享檔案價值。
在檔案收集方面，雖說無限版本檔案管理系統(tǒng)的管理工作者，可以授予大量人員檔案上傳權(quán)限，以便教職員工將文件資料電子化，從而將之轉(zhuǎn)化為檔案資料進(jìn)行保存。但現(xiàn)實(shí)的情況是，并不是每個人都有檔案上傳的條件，所以多多少少還是存在檔案收集不全面的情況。
如何將檔案管理融入教職工的日常工作？我們的做法是借助檔案管理機(jī)器人，構(gòu)建每一個學(xué)院、每一個專業(yè)的檔案上傳工作臺，將無形的檔案工作進(jìn)行有形的展現(xiàn)。
檔案管理機(jī)器人可以有100個小分身，分布在學(xué)校的各個角落，這相當(dāng)于將檔案管理要求的標(biāo)語貼在了公司的各個角落，在提高檔案管理意識的同時，也減輕了檔案收集工作的行動成本，走兩步就能遇到檔案上傳的工作臺，檔案收集的速度更及時。
02 雙層PDF掃描，檔案檢索質(zhì)量全把控
在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，要實(shí)現(xiàn)檔案的高效檢索，掃描文件最好為雙層PDF文件。雙層PDF是一種特殊的文件格式，它將兩個PDF文件合并在一起，形成一個單獨(dú)的PDF文件。
雙層PDF文件包含兩個層，其中一個層是正文信息，另一層是正文信息，另一層是注釋信息。這個問題信息包含PDF文檔的主要內(nèi)容，例如文字、圖片和圖表等；注釋信息層則包含PDF文檔的注釋和批注，例如注釋、標(biāo)記、高亮、劃線等。
雙層PDF將正文信息和注釋信息分開存儲，可以為OCR檢索提供更好的條件和準(zhǔn)確性。
雙層PDF中的正文信息層包含了PDF文檔的主要內(nèi)容，包括文字、圖片和圖表等，而這些信息是可以被OCR技術(shù)識別和檢索的。通過對正文信息層進(jìn)行OCR處理，可以將PDF文檔中的文字內(nèi)容轉(zhuǎn)化為可檢索的文本信息，從而方便用戶快速檢索和查找PDF文檔中的信息。
另外，雙層PDF的注釋信息層也可以為OCR檢索提供幫助。注釋信息層中包含PDF文檔的注釋和批注等信息，這些信息也可以被OCR技術(shù)識別和檢索。通過對注釋信息層進(jìn)行OCR處理，可以將PDF文檔中的注釋和批注轉(zhuǎn)化為可檢索的文本信息，從而方便用戶查找和管理PDF文檔中的注釋和批注。
目前，大家可以用的掃描方式其實(shí)比較多，手機(jī)就是最簡單的一種，大多數(shù)人會選擇用手機(jī)進(jìn)行掃描，但手機(jī)掃描的文件達(dá)不到專業(yè)掃描儀的效果，可能會影響后續(xù)檔案檢索的質(zhì)量，因此為確保檔案檢索效果，我們?nèi)嫔暇€檔案管理機(jī)器人，用更專業(yè)的方式，串聯(lián)各個檔案上傳的端口。
03 掃描即上傳，兩步并做一步，指定路徑更高效！
會博通檔案管理機(jī)器人，為學(xué)校檔案管理工作者提供了一種更高效的檔案管理方式：直接將掃描和上傳兩個步驟合并為了一個步驟。當(dāng)老師們需要上傳檔案的時候，只需要直接對檔案進(jìn)行掃描就可以將檔案存入檔案管理系統(tǒng)的制定路徑當(dāng)中。系統(tǒng)管理員可以為不同的上傳賬號指定上傳路徑，以確保檔案上傳規(guī)范。
檔案管理機(jī)器人可以說是學(xué)校檔案數(shù)字化強(qiáng)有力的助手，它可以快速幫助檔案工作者隨時上傳檔案，對檔案進(jìn)行規(guī)范化保存和管理。
在學(xué)校里面，基于法律原因或規(guī)章制度的規(guī)定，留存有大量的實(shí)體文件，比如學(xué)生的畢業(yè)證書、學(xué)位證書，教師的聘任合同、任職文件，學(xué)校的章程、規(guī)章制度等，使用檔案管理機(jī)器人，可以隨時隨地快速將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。
在已有檔案管理系統(tǒng)的情況下，想要進(jìn)一步提升檔案管理的效率，檔案數(shù)字化機(jī)器人當(dāng)是不二之選！會博通檔案管理機(jī)器人，已經(jīng)在各大平臺上線，各位學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的新老用戶可以通過平臺或直接聯(lián)系我們進(jìn)行咨詢布設(shè)！
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