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如何實(shí)施與部署項(xiàng)目制管理?(簡述如何實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目部署)

對癥下藥,創(chuàng)新項(xiàng)目管理解決項(xiàng)目交付之“痛”

——以項(xiàng)目為中心的經(jīng)營管理實(shí)踐

項(xiàng)目交付難,周期延長,人力緊張,研發(fā)實(shí)施資源調(diào)配失靈。伴隨而來的客戶滿意度下降,項(xiàng)目交付延期,客戶流失,不可避免得將導(dǎo)致公司業(yè)績下滑,發(fā)展停滯。中小軟件企業(yè)的經(jīng)營管理者一邊面臨經(jīng)營業(yè)績的“鴨梨山大”,一邊看著項(xiàng)目交付的“糟心”局面,時不時的再穿插一下銷售與研發(fā)實(shí)施的“互掐”,這些場景是不是很熟悉?如何破解項(xiàng)目交付難的困境,筆者結(jié)合自身對企業(yè)經(jīng)營管理的思考與實(shí)踐,走近“項(xiàng)目制”管理之道,為您破解困局。

項(xiàng)目制管理是以“以項(xiàng)目為中心”的運(yùn)營管理的簡稱,本文將探究如何在中小軟件企業(yè)管理中實(shí)踐這一思想,分享在實(shí)踐過程中積累的一些經(jīng)驗(yàn)和方法。

1、項(xiàng)目制管理是自組織

任正非講“讓聽見炮聲的人呼喚炮火”,實(shí)質(zhì)就是講圍繞目標(biāo),集中優(yōu)勢資源取得成功的方法。在動物世界中,有一個場景與這個方法有異曲同工之妙。眼鏡蛇攻擊畫面,高舉頭部,瞄準(zhǔn)目標(biāo),以頭部協(xié)同全身之力,快速攻擊目標(biāo)。借鑒到管理實(shí)踐中,瞄準(zhǔn),協(xié)同,快速攻擊,無疑是最為高效的一種組織形式。

傳統(tǒng)職能型組織顯然無法滿足“圍繞目標(biāo),集中優(yōu)勢”這一要求,阿米巴經(jīng)營模式為我們找到了一種新的組織方式,項(xiàng)目制管理(區(qū)別于項(xiàng)目型組織)。相對于傳統(tǒng)企業(yè)職能型組織而言,項(xiàng)目制管理是推倒部門墻,建立以客戶經(jīng)營為導(dǎo)向,以項(xiàng)目為載體,以自組織的方式實(shí)現(xiàn)動態(tài)重組的組織創(chuàng)新管理。通俗的講,就是項(xiàng)目在哪里,人就在哪里;反過來說,人在哪里,業(yè)績就在哪里。

2、項(xiàng)目制管理的項(xiàng)目經(jīng)營與選擇

企業(yè)的目標(biāo)之一是利潤最大化,項(xiàng)目制管理也必須圍繞這一目標(biāo)發(fā)揮作用。項(xiàng)目作為企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)達(dá)成的載體,其利潤的最大化就是企業(yè)經(jīng)營效益的最大化。我們通過控制單個項(xiàng)目成本,提高項(xiàng)目組合、項(xiàng)目集、項(xiàng)目群的整體效率,可以有效的提升企業(yè)的整體效能。從企業(yè)運(yùn)營管理的角度看,從項(xiàng)目開始之前的銷售、經(jīng)營階段,就能按照項(xiàng)目思維來“設(shè)計”企業(yè)將來要實(shí)施的項(xiàng)目,會產(chǎn)生顯著的經(jīng)營效果。

大多數(shù)企業(yè)所獲得的項(xiàng)目都符合長尾理論的分布,當(dāng)然也有企業(yè)做的都是大項(xiàng)目,或者基于SaaS模式的產(chǎn)品銷售。隨著客戶個性化的需求,以及企業(yè)差異化競爭的需要,更多企業(yè)在一段時間內(nèi)所開展項(xiàng)目將如下圖分布。

如何實(shí)施與部署項(xiàng)目制管理?(簡述如何實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目部署)

上圖縱軸是項(xiàng)目金額,橫軸是項(xiàng)目數(shù)量。針對金額大的項(xiàng)目可以做個性化定制;針對金額小的“長尾”項(xiàng)目,從規(guī)模效應(yīng)講,批量化復(fù)制的效率則會更高。但在實(shí)際的市場經(jīng)營、銷售過程中,我們不僅要關(guān)注金額較大的項(xiàng)目,更應(yīng)該關(guān)注“長尾”項(xiàng)目。毫不夸張的講,這個“長尾”進(jìn)入到項(xiàng)目實(shí)施階段將變成一個“大尾巴狼”,吃掉你的利潤。

但如果我們按照細(xì)分市場、客戶、業(yè)務(wù)特性,梳理形成標(biāo)準(zhǔn)化解決方案,在市場經(jīng)營、銷售階段就為企業(yè)未來要實(shí)施的項(xiàng)目進(jìn)行“設(shè)計”,將長尾項(xiàng)目梳理設(shè)計為少量的標(biāo)準(zhǔn)方案及產(chǎn)品,在個性化服務(wù)客戶與提高實(shí)施規(guī)模效應(yīng)之間找到合理的平衡點(diǎn),通過提前選擇企業(yè)的實(shí)施項(xiàng)目,高效交付項(xiàng)目就會成為可能。

項(xiàng)目思維在經(jīng)營銷售階段的超前運(yùn)用是項(xiàng)目經(jīng)營的關(guān)鍵所在。整合項(xiàng)目思維到銷售經(jīng)營工作中,是項(xiàng)目制管理者首要工作。銷售與研發(fā)實(shí)施是天生的一對冤家,他們就像一張嘴,上嘴唇的銷售張的大,也要下嘴唇的實(shí)施合的上,合不上就有驚喜啦!

3、項(xiàng)目制管理的組織設(shè)計與團(tuán)隊(duì)組建

如何合上銷售與研發(fā)實(shí)施這張嘴,我們要從組織設(shè)計與團(tuán)隊(duì)組建上找方法。項(xiàng)目制管理是建立以客戶經(jīng)營為導(dǎo)向,以項(xiàng)目為載體,以自組織的方式實(shí)現(xiàn)動態(tài)重組的組織創(chuàng)新管理。

如何實(shí)施與部署項(xiàng)目制管理?(簡述如何實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目部署)

上圖我們設(shè)計了一個組織,它根據(jù)企業(yè)細(xì)分市場、客戶,將員工分為兩類人,找項(xiàng)目的(銷售),干項(xiàng)目的(研發(fā)實(shí)施),兩類按照自組織的方式,通過項(xiàng)目進(jìn)行結(jié)合,形成小的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。客戶經(jīng)理承擔(dān)業(yè)績目標(biāo),圍繞具體項(xiàng)目,選擇項(xiàng)目經(jīng)理,項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目任務(wù)選擇團(tuán)隊(duì)成員,經(jīng)過雙向選擇,組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),為項(xiàng)目獲取與交付這一共同目標(biāo)一起努力??蛻艚?jīng)理通過與多個項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)協(xié)同作戰(zhàn),來支持細(xì)分市場業(yè)績目標(biāo)的達(dá)成。

該組織形式賦予了客戶經(jīng)理較大權(quán)力,他更像是一個具備銷售能力的項(xiàng)目經(jīng)理,但實(shí)際上他并不參與具體項(xiàng)目交付工作。客戶經(jīng)理可以選擇、更換項(xiàng)目經(jīng)理,以利于項(xiàng)目交付的需要。他們二者的目標(biāo)的是相同的,為某個具體的項(xiàng)目、合同的交付共同努力,對客戶的滿意度負(fù)責(zé)。

該組織形式給員工參與多個項(xiàng)目,主動承擔(dān)更多工作任務(wù)提供了可能。如下圖:

如何實(shí)施與部署項(xiàng)目制管理?(簡述如何實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目部署)

員工可自主分析工作任務(wù)的輕重緩急,利用一個項(xiàng)目的間隙,發(fā)揮自己的不同技能,甚至利用加班時間,以不同角色參與到不同的項(xiàng)目中,實(shí)現(xiàn)人力資源的高效利用。員工不再屬于單個部門,單個項(xiàng)目,而是基于配套項(xiàng)目獎金的激勵機(jī)制,自主選擇愿意承擔(dān)的項(xiàng)目。他們是獨(dú)立的個體,企業(yè)則成為其承擔(dān)不同工作任務(wù),快速成長與施展才華的平臺。

4、建立項(xiàng)目績效目標(biāo)與激勵機(jī)制

項(xiàng)目制管理中,以項(xiàng)目為中心的團(tuán)隊(duì)組建成功后,需要為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)設(shè)定明確的績效目標(biāo),以及項(xiàng)目交付截止時間。項(xiàng)目完結(jié)后,釋放資源并重新投入到新的項(xiàng)目中,或者進(jìn)入資源池,充電學(xué)習(xí),錘煉技能,等待新項(xiàng)目的招募。

項(xiàng)目交付的截止時間除受外部客戶要求限制外,也受內(nèi)部資源儲備情況決定。在實(shí)際工作中,分析滿足客戶項(xiàng)目交付的時間要求,本質(zhì)上也符合企業(yè)快速運(yùn)轉(zhuǎn),創(chuàng)造價值的需要。參考項(xiàng)目管理的掙值管理理念,將項(xiàng)目計劃投入工作量人天作為主要績效目標(biāo),并按計劃投入工作量人天設(shè)置項(xiàng)目獎金包激勵項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。一般信息技術(shù)企業(yè)項(xiàng)目成本中,人力成本是主要的可變成本,通過項(xiàng)目制管理可以得到有效控制。

在項(xiàng)目時間周期確定,計劃投入工作量固定時,項(xiàng)目的績效將由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的整體工作績效決定。項(xiàng)目獎金包在項(xiàng)目計劃工作量評定后,即相對固定,從而激勵項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在保質(zhì)保量的前提下,投入更小的實(shí)際工作人天完成項(xiàng)目,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目整體效能的最大化。

在實(shí)踐中,項(xiàng)目計劃工作量的評定方式有以下三種:

一是目標(biāo)人均產(chǎn)能估算法。參考企業(yè)上年人均產(chǎn)能(營收/人數(shù)),或者行業(yè)平均水平,結(jié)合企業(yè)年度經(jīng)營目標(biāo)增長需要,確定目標(biāo)人均產(chǎn)能。項(xiàng)目計劃工作量=項(xiàng)目合同金額/項(xiàng)目目標(biāo)人均產(chǎn)能/250

二是專家經(jīng)驗(yàn)估算法。根據(jù)具體項(xiàng)目工作內(nèi)容,由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)擬定計劃工作量人天,由企業(yè)內(nèi)部組成虛擬專家團(tuán)隊(duì),參考同類項(xiàng)目及具體工作任務(wù),對工作量的進(jìn)行最終評定。

三是例外調(diào)整法。根據(jù)項(xiàng)目交付產(chǎn)品的成熟度,項(xiàng)目的戰(zhàn)略重要性,項(xiàng)目人力投入比重的高低,制定項(xiàng)目工作量例外調(diào)整原則。

項(xiàng)目工作量評估需要綜合應(yīng)用以上三種方法,人均產(chǎn)能估算法提供一個基準(zhǔn)參照值,針對項(xiàng)目的實(shí)際特性,專家經(jīng)驗(yàn)估算法提供了向下修正工作量的方法,例外調(diào)整法提供向上修正工作量的方法。

項(xiàng)目計劃工作量是企業(yè)內(nèi)部的績效目標(biāo),項(xiàng)目的目的是服務(wù)客戶,最終要為外部客戶創(chuàng)造價值,客戶的滿意與否不僅決定了當(dāng)前項(xiàng)目成敗,更是企業(yè)持續(xù)開展客戶經(jīng)營的關(guān)鍵。將項(xiàng)目滿意度評價情況作為項(xiàng)目獎金包的發(fā)放系數(shù),客戶不滿意的項(xiàng)目減半發(fā)放,甚至取消項(xiàng)目獎金包,客戶滿意時適當(dāng)提高獎金包系數(shù),確保提高項(xiàng)目交付效率的一切行為都要在確保質(zhì)量的前提下進(jìn)行。項(xiàng)目計劃工作量與項(xiàng)目滿意度評價的共同構(gòu)成項(xiàng)目的主要績效目標(biāo)。

5、加強(qiáng)過程管控,建設(shè)成長型PMO

以項(xiàng)目為中心的經(jīng)營管理是將項(xiàng)目管理與企業(yè)經(jīng)營管理有效結(jié)合,通過組織設(shè)計,創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)組建方式,設(shè)定項(xiàng)目績效目標(biāo)與激勵,我們初步實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目制管理框架。在實(shí)踐過程中,我們需要特別強(qiáng)調(diào)過程管控,以應(yīng)對管理機(jī)制運(yùn)轉(zhuǎn)失靈的情況。

采用項(xiàng)目型組織將導(dǎo)致人員在不同項(xiàng)目間流動,將給人員的績效管理及能力提升提出新的挑戰(zhàn)。員工在項(xiàng)目間的來回切換,同時參加多個項(xiàng)目,很容易導(dǎo)致績效管理混亂。交付人員的績效考核采用能力成長加項(xiàng)目經(jīng)理綜合評價的績效考核模型,以能力成長為主,項(xiàng)目考核為輔,按考核周期由PMO統(tǒng)一下達(dá)。考核周期結(jié)束,由PMO根據(jù)參與項(xiàng)目情況指定績效主考評人及輔助考評人,以應(yīng)對可能出現(xiàn)的績效管理問題。

由于項(xiàng)目績效導(dǎo)向,根據(jù)內(nèi)部人力資源充裕情況,可能導(dǎo)致項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建失敗的情況,PMO需要加強(qiáng)過程管控,以確保管理機(jī)制正常運(yùn)轉(zhuǎn)。下表為團(tuán)隊(duì)組建過程中可能出現(xiàn)的情況及應(yīng)對策略:

如何實(shí)施與部署項(xiàng)目制管理?(簡述如何實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目部署)

以項(xiàng)目為中心的經(jīng)營管理中,PMO發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。從企業(yè)經(jīng)營管理的視角來看,通過實(shí)施項(xiàng)目制管理,不斷積累公司實(shí)施項(xiàng)目的數(shù)據(jù)信息,通過分析項(xiàng)目類型,項(xiàng)目效能、項(xiàng)目的周期性等數(shù)據(jù),方便為業(yè)務(wù)經(jīng)營找準(zhǔn)方向。從利用資源日歷加強(qiáng)人力資源的管理,基于項(xiàng)目開展成本預(yù)算管控,以在建項(xiàng)目清單,反向梳理商機(jī)等方面,我們還可以尋找很多以項(xiàng)目為中心的經(jīng)營管理思路。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)范圍的拓展,業(yè)務(wù)規(guī)模的增長,PMO要以經(jīng)營者的視角不斷優(yōu)化項(xiàng)目管理工作,堅持持續(xù)改進(jìn),不斷豐富項(xiàng)目制管理的內(nèi)涵,通過價值創(chuàng)造,促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。

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