項目管理離得開項目文檔嗎，項目文檔管理，是指在一個系統(tǒng)(軟件)項目開發(fā)進(jìn)程中將提交的文檔進(jìn)行收集管理的過程。
一個項目順利、成功地實施，需要一份甚至多份清楚詳細(xì)的、可追溯的、編排有序的、易于閱讀且信息完整的項目文檔，通過這份文檔，你可以知道這個項目什么時候，由誰完成了什么內(nèi)容，什么時候計劃由誰完成哪些工作。
通常，文檔管理在項目開發(fā)中不是很受重視，當(dāng)發(fā)現(xiàn)其重要性時，往往為時已晚。整個項目可能因此變得管理混亂，問題產(chǎn)生后無據(jù)可查。文檔管理對于一個項目的順利進(jìn)行有著至關(guān)重要的作用，其關(guān)鍵性不容忽視。
項目管理通常遵循以下主要階段：啟動、計劃、控制和收尾。
一份管理完善的項目文檔，管理者完全可以依據(jù)它的軌跡和每個環(huán)節(jié)看清整個項目進(jìn)展的脈絡(luò)，同時通過對階段性文檔的把握使整個項目質(zhì)量得到很好的掌控。
1、可行性報告
可行性報告的目的是調(diào)查和展示任務(wù)要求，并確定項目是否值得和可行。可行性由五個主要因素驗證——技術(shù)和系統(tǒng)、成本、法律、運營和進(jìn)度。次要可行性因素包括市場、資源和文化因素。
2、項目章程
項目章程是證明項目存在的正式書面說明和證明文件。由高級管理層簽署，規(guī)定項目范圍，如質(zhì)量、時間、成本和可交付成果的約束條件，授權(quán)項目經(jīng)理分派組織資源用于項目工作。通常是項目開始后的第一份正式文件。主要包括兩方面內(nèi)容：一是項目滿足的商業(yè)需求，二是產(chǎn)品描述。通常也會包括對項目經(jīng)理,項目工作人員，項目發(fā)起人和高層管理人員在項目中承擔(dān)主要責(zé)任和任務(wù)的描述。
3、需求規(guī)范
需求規(guī)范文檔是對待開發(fā)系統(tǒng)的完整描述，它包含用戶與系統(tǒng)進(jìn)行的所有交互式的以及非功能性的需求。
4、設(shè)計文檔
設(shè)計文檔描述了系統(tǒng)的架構(gòu)策略，它用于展示系統(tǒng)的高級或低級設(shè)計組件，頂層的設(shè)計文檔最終會演化成為包含大量細(xì)節(jié)的底層文檔。
5、工作計劃
工作計劃規(guī)定了交付項目所需的階段、活動和任務(wù)。交付項目所需的時間范圍以及資源和里程碑也顯示在工作計劃中。工作計劃在整個項目中不斷被提及。 實際進(jìn)度每天都會根據(jù)規(guī)定的計劃進(jìn)行審查，因此是成功交付項目的最關(guān)鍵文件。
6、可追溯性矩陣
可追溯性矩陣是一個表格，用于跟蹤測試一個需求是否得到滿足。 一個靠譜的可追溯性表格能夠提供向后和向前的可追溯性：一個需求可以追溯到一個測試，反之一個測試可以追溯到一個需求。
7、問題追蹤文檔
每個成員在項目實施過程中會遇到不同的問題，這些問題及其解決方案可以歸檔為一個知識庫，有助于此項目復(fù)盤或者為未來項目提供解決方案。
8、測試文件
測試文檔包括測試計劃和測試案例。測試案例是一個詳細(xì)的過程，它測試一個特性或特性的一個方面。 測試計劃主要描述要測試的內(nèi)容，而測試案例描述了如何執(zhí)行特定的測試。
9、技術(shù)文件
技術(shù)文檔包括產(chǎn)品定義和規(guī)格、設(shè)計、制造/開發(fā)、質(zhì)量保證、產(chǎn)品/系統(tǒng)責(zé)任、產(chǎn)品介紹、特性、功能和接口描述、安全和正確使用、技術(shù)產(chǎn)品的服務(wù)和維修。
10、功能文件
功能規(guī)范定義了系統(tǒng)的內(nèi)部工作原理。它們不包括如何實現(xiàn)系統(tǒng)功能的規(guī)范，而是側(cè)重于人或計算機(jī)與系統(tǒng)交互時可能觀察到的內(nèi)容。
11、用戶手冊
用戶手冊是系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)操作程序。
12、計劃推出文檔
該文檔包含企業(yè)如何實施系統(tǒng)的詳細(xì)指示，它由部署步驟和階段的示意圖規(guī)劃組成，它還描述了系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃。
13、交接文件
移交文件是系統(tǒng)的概要，其中列出了系統(tǒng)所有可交付的成果。
14、合同關(guān)閉
合同關(guān)閉是指完成所有任務(wù)和條款的過程，包括在起草合同時提到的可交付和未完成的任務(wù)和條款，這僅適用于外包項目。
經(jīng)驗總結(jié)
正確的項目文檔是管理項目的必備要素，它可以幫助項目快速推進(jìn)、確保所有利益相關(guān)者盡可能了解情況，還能夠幫助企業(yè)在未來的項目中做出更好的改進(jìn)。
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