許多人對(duì)項(xiàng)目管理的整個(gè)流程缺乏清晰的了解，只知道有啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾這五個(gè)大的過程組。然而，這五個(gè)過程組之間存在著密切的關(guān)系，并且相互影響。
一、項(xiàng)目管理流程
項(xiàng)目的基本流程是一個(gè)循環(huán)的過程，盡管它建立在項(xiàng)目管理的流程基礎(chǔ)上，但仍然存在一些差異。
二、詳細(xì)介紹項(xiàng)目管理流程
1、項(xiàng)目啟動(dòng)：制定項(xiàng)目章程并確定初步范圍
在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，需要完成以下內(nèi)容：
1.明確項(xiàng)目需求；
2.確定項(xiàng)目目標(biāo)；
3.定義項(xiàng)目相關(guān)方的期望值；
4.描述基本的項(xiàng)目范圍；
5.選擇基本的項(xiàng)目組成員；
6.明確項(xiàng)目經(jīng)理；
7.確認(rèn)要交付的文檔；
8.由管理層、委員會(huì)、項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)。
在啟動(dòng)階段，不同角色的人員需要承擔(dān)不同的職責(zé)：
– 項(xiàng)目經(jīng)理需要與客戶溝通協(xié)商，明確項(xiàng)目需求和所需資源，并在項(xiàng)目實(shí)施過程中不斷了解客戶需求。同時(shí)，他還要保證與項(xiàng)目相關(guān)方的溝通并匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)程，挑選項(xiàng)目組成員并得到他們的支持服務(wù)。在項(xiàng)目計(jì)劃過程中領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)項(xiàng)目組成員服務(wù)，并監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)程，保證項(xiàng)目按時(shí)間計(jì)劃執(zhí)行。
– 項(xiàng)目組成員需要參與項(xiàng)目計(jì)劃的制定，并服從項(xiàng)目經(jīng)理的指揮，執(zhí)行計(jì)劃分配的任務(wù)。同時(shí)，他們還需要保持與項(xiàng)目經(jīng)理的溝通，配合其他小組成員的工作，并對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，保證項(xiàng)目的完成。
在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，關(guān)鍵點(diǎn)包括與客戶、高層間的溝通，明確需求并獲得相關(guān)支持；明確項(xiàng)目需求和目標(biāo)；開會(huì)討論，明確團(tuán)隊(duì)并執(zhí)行相關(guān)要求。同時(shí)，需要注意需求不明確及需求溝通不夠、項(xiàng)目組成員選擇以及為促成項(xiàng)目過于樂觀地分析項(xiàng)目可行性等問題。
2、項(xiàng)目計(jì)劃：制定項(xiàng)目管理計(jì)劃
內(nèi)容和目標(biāo)：
在平衡質(zhì)量、時(shí)間和資源的前提下，進(jìn)一步明確項(xiàng)目范圍；制定具體階段及時(shí)間進(jìn)度表；制定管理計(jì)劃（包括時(shí)間、范圍、風(fēng)險(xiǎn)、溝通等）；制定具體工作任務(wù)和執(zhí)行次序（優(yōu)先級(jí)）；進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析；獲得相應(yīng)的項(xiàng)目相關(guān)方批準(zhǔn)的項(xiàng)目計(jì)劃。
主要任務(wù)：
對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行分解；估算任務(wù)工期；制定時(shí)間進(jìn)度安排；制定風(fēng)險(xiǎn)與溝通計(jì)劃；制定項(xiàng)目整體計(jì)劃。
主要成果：
制定任務(wù)分配計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化任務(wù)分解，責(zé)任到人，能夠估算工期和工作量；制定時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃，根據(jù)項(xiàng)目任務(wù)的執(zhí)行順序、時(shí)間計(jì)劃及所需資源等進(jìn)行分析，制定計(jì)劃；制定風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃，包括風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評(píng)估規(guī)則、明確風(fēng)險(xiǎn)響應(yīng)計(jì)劃、假設(shè)所列計(jì)劃中有可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)、分析執(zhí)行中哪里有可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)、回顧以往項(xiàng)目中曾出現(xiàn)的問題；制定溝通計(jì)劃，包括制定好項(xiàng)目會(huì)議制度，如利益干系人、所需信息、頻率、方法、責(zé)任人等，保證計(jì)劃執(zhí)行所需資源，化解沖突。
使用文檔：填寫項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表、項(xiàng)目基本信息表、項(xiàng)目進(jìn)程表。
使用工具：甘特圖、里程碑圖、網(wǎng)絡(luò)圖、思維導(dǎo)圖。
三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：明確項(xiàng)目范圍及具體任務(wù)；全面的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)；各關(guān)鍵人員的識(shí)別與溝通計(jì)劃。
常見問題：工作任務(wù)分解不充分；風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)及沒有溝通計(jì)劃；計(jì)劃常由個(gè)人指定，項(xiàng)目組沒有達(dá)成共識(shí)。
3、實(shí)施階段是指導(dǎo)和管理項(xiàng)目執(zhí)行活動(dòng)的階段。這通常通過溝通和會(huì)議來完成，例如與項(xiàng)目成員進(jìn)行項(xiàng)目討論會(huì)、成員進(jìn)度匯報(bào)和項(xiàng)目例會(huì)等。如果面向高層，則需要考慮以下問題：誰需要信息？為什么需要信息？他們需要哪些類型的信息？信息的相似程度和頻率是多少？與高層和客戶溝通時(shí)，目標(biāo)是什么？采用哪種方法進(jìn)行溝通？
在會(huì)議之前，需要明確開會(huì)的目的和預(yù)期效果，考慮是否可以取消會(huì)議，確定最少參加人數(shù)，確認(rèn)會(huì)議室，并與關(guān)鍵與會(huì)者就會(huì)議議題和持續(xù)時(shí)間進(jìn)行溝通。
在會(huì)議中，需要做好準(zhǔn)備，按時(shí)開始，并首先說明會(huì)議的目的和議題議程。每位與會(huì)者都應(yīng)該有發(fā)言機(jī)會(huì)，并對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行口頭總結(jié)。
在會(huì)議之后，需要向每位參與者發(fā)布會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議必須產(chǎn)生明確的決定，并且所有決定都必須立即付諸行動(dòng)。
4、項(xiàng)目監(jiān)控：對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)控，并實(shí)施整體變更控制，包括監(jiān)控計(jì)劃和實(shí)施情況。
監(jiān)控的內(nèi)容和目的是什么？
– 識(shí)別計(jì)劃偏離情況。
– 采取糾正措施，確保實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃保持一致。
– 接受和評(píng)估相關(guān)方的項(xiàng)目變更請(qǐng)求。
– 必要時(shí)重新調(diào)整項(xiàng)目活動(dòng)。
– 必要時(shí)調(diào)整資源水平。
– 得到授權(quán)者批準(zhǔn)后，變更項(xiàng)目范圍、調(diào)整項(xiàng)目目標(biāo)并記錄。
– 監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展，把控項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程。
監(jiān)控的關(guān)鍵點(diǎn)包括高風(fēng)險(xiǎn)任務(wù)、資源和費(fèi)用、項(xiàng)目進(jìn)度以及人員表現(xiàn)。常用的監(jiān)控工具軟件包括Excel、Office全家桶、PingCode、Worktile、Jira和Clickup等。這些軟件可以顯著降低監(jiān)控難度，提高協(xié)作效率。除了監(jiān)控階段外，計(jì)劃階段和文檔管理等項(xiàng)目全流程管理也可以實(shí)現(xiàn)。
如果在監(jiān)控過程中發(fā)現(xiàn)進(jìn)度延遲，可以采取以下措施：投入更多人力資源，現(xiàn)有人員加班或者換工作效率更高的人去做，改進(jìn)方法和工具以提高效率，或者縮小項(xiàng)目范圍或降低活動(dòng)質(zhì)量要求。
5、項(xiàng)目結(jié)束和收尾：
收尾過程包括評(píng)估和驗(yàn)收、領(lǐng)導(dǎo)審核和確認(rèn)、項(xiàng)目總結(jié)以及文檔歸檔。歸檔的文檔包括項(xiàng)目結(jié)果、評(píng)審驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、總結(jié)報(bào)告以及其他交付文檔。然而，僅僅理解項(xiàng)目管理全流程還不夠，項(xiàng)目經(jīng)理需要通過實(shí)踐不斷加深理解、積累經(jīng)驗(yàn)，才能真正掌握項(xiàng)目管理的精髓。
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