任何成功項目的根本在于項目經理(PM)的價值。雖然有些人認為項目經理的唯一工作就是提醒每個人關于截止日期和召開狀態(tài)會議，但事實并非如此。
他們所做的是一門科學——他們對項目管理的五個階段有著深刻的理解，并且能夠完美地執(zhí)行。在這篇文章中，我們將討論每個階段需要做什么，并分享在每個階段提高成功的秘訣。
項目管理由項目管理學會(PMI)開發(fā)，包括概念和啟動、計劃、執(zhí)行、績效/監(jiān)控和項目結束五個階段。PMI成立于1969年，是世界上最大的項目管理專業(yè)非營利性會員協(xié)會。它為項目、計劃和項目組合管理設置了標準，并提供培訓和認證。該協(xié)會的黃金認證標準是項目管理專業(yè)(PMP)?認證。對于不同類型的項目管理，還有七種其他的認證。
為了規(guī)范項目管理信息和實踐,一組超過80 PMI成員創(chuàng)建了文本,指導項目管理知識體系(PMBOK指南?)目前在其第五版,項目管理知識體系?指南是不斷更新的采購經理人指數和股票的基本做法,全球使用達到最好的結果。PMBOK指南包括一個可以應用于許多項目的過程標準;然而，它承認每個項目都是不同的。由項目管理人員來應用項目管理知識體系(PMBOK)指南中涵蓋的技術和階段，以滿足項目的獨特需求。
PMBOK?項目生命周期指南概念
在討論項目管理階段時，不可避免地會提到項目生命周期。那么有什么區(qū)別呢?項目階段組成了項目生命周期，因此，這些階段可以根據項目的需要進行調整。根據PMBOK?指南，項目生命周期的元素應該定義:
- 必須完成的工作
- 必須生成和審查哪些可交付成果
- 誰必須參與
- 如何控制和批準每個階段
確定這些元素需要一個項目從開始到結束。它提供了一個系統(tǒng)的、及時的、可控制的過程，使項目的涉眾受益。這有助于項目經理定義在進入項目的下一個階段之前需要完成什么。
項目管理的5個階段
根據PMI，“項目管理是對知識、技能、工具和技術的廣泛應用，以滿足特定項目的要求?！绊椖抗芾碛形鍌€階段，如果生命周期提供了項目的高級視圖，那么這些階段就是完成項目的路線圖?！?/p>
階段1:項目啟動
這是項目的開始，此階段的目標是在更廣泛的層次上定義項目。這個階段通常從一個業(yè)務案例開始。這時你要研究這個項目是否可行，是否應該進行。如果需要進行可行性測試，這是該項目將在其中完成的階段。
重要的干系人將盡職調查以幫助決定項目是否“可行”。如果獲得批準，你將需要創(chuàng)建一個項目章程或項目啟動文件(PID)，概述項目的目的和要求。它應該包括業(yè)務需求、涉眾和業(yè)務案例。注意:有大量的PID模板，堅持PMBOK?指南指南，你可以下載，以幫助你開始。
提示:在創(chuàng)建PID時，不要太拘泥于技術需求。這些將在第2階段加以澄清和明確界定。
第二階段:項目規(guī)劃
此階段是成功的項目管理的關鍵，并關注于開發(fā)每個人都將遵循的路線圖。這個階段通常從設定目標開始。設定目標的兩種比較流行的方法是S.M.A.R.T.和CLEAR:
S.M.A.R.T. Goals （目標）——這種方法有助于確保你的目標被徹底審查過。它還提供了一種明確理解目標設定過程的含義的方法。
- 具體（Specific ）——要設定具體的目標，請回答以下問題:誰、什么、在哪里、何時、什么、為什么。
- 可衡量的（Measurable ）——創(chuàng)建一個你可以用來衡量一個目標成功與否的標準。
- 可實現的目標（Attainable ）——確定最重要的目標以及實現這些目標需要做些什么。
- 現實（Realistic ）-你應該愿意并且能夠朝著一個特定的目標努力。
- 及時（Timely ）——為實現目標制定一個時間表。
C.L.E.A.R. Goals 一種新的設定目標的方法，考慮到當今快節(jié)奏的商業(yè)環(huán)境。
- 協(xié)作（Collaborative ）——目標應該鼓勵員工一起工作。
- 有限的（Limited ）——他們的范圍和時間應該是有限的，以保持可控。
- 情感上的（Emotional ）——目標應該激發(fā)員工的激情，并成為他們能夠形成情感聯(lián)系的東西。這可以優(yōu)化工作質量。
- 可觀的（Appreciable ）—把大的目標分成可以很快完成的小任務。
- 可細化-（Refinable ）當新情況出現時，要靈活并根據需要細化目標。
在此階段，定義項目范圍并制定項目管理計劃。它包括確定成本、質量、可用資源和現實的時間表。項目計劃還包括建立基線或績效度量。這些是使用項目的范圍、進度和成本生成的。基線對于確定項目是否在正軌上至關重要。
此時，角色和職責被清楚地定義，因此每個參與的人都知道他們的責任是什么。以下是項目經理在此階段將創(chuàng)建的一些文件，以確保項目保持在正軌上:
- 范圍陳述——明確定義業(yè)務需求、項目利益、目標、可交付成果和關鍵里程碑的文件。范圍聲明可能在項目過程中發(fā)生變更，但不應在沒有項目經理和發(fā)起人的批準下進行。
- 工作分解計劃(WBS)——這是一個可視化的表示，它將項目的范圍分解為團隊可管理的部分。
- 里程碑——確定整個項目中需要實現的高層目標，并將其包含在甘特圖中。
- 甘特圖-一個可視化的時間線，你可以使用它來計劃任務和可視化你的項目時間線。
- 溝通計劃——如果你的項目有外部干系人參與，這一點尤為重要。圍繞項目制定適當的消息傳遞，并根據交付成果和里程碑制定與團隊成員溝通的時間表。
- 風險管理計劃——識別所有可預見的風險。常見的風險包括不切實際的時間和成本估計、客戶評審周期、預算削減、需求變化以及缺乏承諾的資源。
提示:當創(chuàng)建WBS時，工作包不應該超過10天。一定要征求團隊成員關于他們具體任務的意見和觀點。
階段3:項目執(zhí)行
這是開發(fā)和完成可交付成果的階段。這通常感覺像是項目的核心部分，因為在這段時間內發(fā)生了很多事情，比如狀態(tài)報告和會議、開發(fā)更新和性能報告?！皢印睍h通常標志著項目執(zhí)行階段的開始，在這個階段，所涉及的團隊被告知他們的職責。
執(zhí)行階段完成的任務包括:
- 開發(fā)團隊
- 分配資源
- 執(zhí)行項目管理計劃
- 采購管理(如有需要)
- 項目經理指導和管理項目執(zhí)行
- 建立跟蹤系統(tǒng)
- 執(zhí)行任務分配
- 狀態(tài)會議
- 更新項目進度
- 根據需要修改項目計劃
雖然項目監(jiān)控階段有一組不同的需求，但這兩個階段經常同時發(fā)生。
提示:考慮使用基于云的項目管理軟件，這樣團隊成員就可以實時更新任務狀態(tài)。
階段4:項目執(zhí)行/監(jiān)控
這一切都是關于度量項目進展和性能，并確保所有發(fā)生的事情都與項目管理計劃相一致。項目經理將使用關鍵績效指標(kpi)來確定項目是否在正軌上。PM通常會選擇其中的兩到五個kpi來度量項目績效:
- 項目目標:衡量項目是否按照進度和預算進行，可以指示項目是否滿足涉眾的目標。
- 質量交付:這決定了特定的任務交付是否被滿足。
- 工作和成本跟蹤:項目經理將考慮工作和資源成本，以查看預算是否在軌道上。這種類型的跟蹤將根據當前的性能通知項目是否滿足其完成日期。
- 項目績效:監(jiān)控項目中的變化。它考慮出現問題的數量和類型，以及解決問題的速度。這些可能發(fā)生在未預見的障礙和范圍更改中。
在此期間，項目經理可能需要調整時間表和資源，以確保項目處于正軌
提示:在每個階段結束時回顧業(yè)務案例，并根據需要對項目計劃進行調整。
階段5:項目結束
此階段表示已完成的項目。雇傭來專門為這個項目工作的承包商此時被終止。有價值的團隊成員會得到認可。有些項目經理甚至為參與項目的人組織小型工作活動，以感謝他們的努力。項目完成后，PM通常會召開會議——有時被稱為“事后分析”——以評估項目中哪些工作進行得很好，哪些工作失敗了。這對于理解學到的經驗教訓特別有幫助，以便為將來的項目做出改進。
一旦項目完成，項目經理仍然有一些任務要完成。他們需要創(chuàng)建一個項目目標清單，列出在項目中沒有完成的事情，并與團隊成員一起完成這些事情。執(zhí)行最終項目預算并準備一份最終項目報告。最后，他們需要收集所有項目文檔和可交付成果，并將它們存儲在一個地方。
提示:使用基于云的軟件解決方案是在項目生命周期中收集和保存所有項目文檔的一種簡單方法
全網同號，本文：http://jiagoushi.pro/node/1206
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