公司通常有許多工作流程，需要適當?shù)墓芾砗涂刂撇拍苡行н\行。成功的工作流管理人員經(jīng)常制定新的策略，例如利用技術手段，以幫助他們優(yōu)化這些流程。如果你想提高公司的整體績效，你可能會從學習工作流管理和改進它的方法中受益。
什么是工作流管理？
工作流管理
工作流管理是對業(yè)務中所有任務的識別、組織和規(guī)范。工作流是指為實現(xiàn)預期成果而以特定順序執(zhí)行的一系列任務。管理工作流需要優(yōu)化任務，以使團隊成員獲得更好的成果，例如沒有延遲或重復地高效完成任務。
工作流通常包含以下一般元素：
1. 明確定義的步驟：這是方向，構成了項目各階段如何完成的框架。這些步驟可能是線性的、分叉的或是兩者的結合。
2. 干系人：這些專業(yè)人員是在工作流的每個步驟中執(zhí)行特定任務的團隊成員。干系人可能在自動化階段保持休眠狀態(tài)。
3. 規(guī)則或指導方針：指導方針以適當?shù)捻樞蚪M織步驟，并指導團隊成員在一個步驟完成之后執(zhí)行下一個任務。
4. 輸入：這些是完成任務所需的材料，如合同。
5. 轉換：這包括將任務推進到下一個步驟的操作，例如將文檔發(fā)送到另一個部門進行驗證。
6. 輸出：這些包括轉換的產(chǎn)品和完成的工作流的最終成果。
工作流管理實踐的類型
1. 明確定義工作流：這些是所有相關團隊成員都理解的任務組。這可能包括由技術工具完成的自動化任務，但在需要時員工可以訪問工具并手動執(zhí)行。
2. 對工作流進行優(yōu)先排序：這些是公司認為最重要的工作流。公司確保這些工作流有效運行，因為它們經(jīng)常影響所有操作，如銷售流程。
3. 優(yōu)化和監(jiān)控工作流：這是指持續(xù)改進和審查工作流的過程，以使其以最佳負載量運行。
工作流管理為何重要？
工作流管理很重要，因為它可以促進更好的協(xié)作，改進與手動流程的契合度，并增加任務和職責的透明度。工作流管理還可以通過自動化一些流程來降低成本。以下是實施適當?shù)墓ぷ髁鞴芾砜赡芙o公司帶來的其他好處：
1. 簡化內部流程，例如指令處理
2. 減少錯誤
3. 提高生產(chǎn)率
4. 有助于監(jiān)控團隊進展
5. 減少文書工作和手動的系統(tǒng)錄入
6. 識別和減少不必要的任務重復
7. 消除流程障礙
8. 記錄管理績效
什么是工作流管理系統(tǒng)？
工作流管理系統(tǒng)
工作流管理系統(tǒng)是一種軟件系統(tǒng)，它幫助工作流管理人員自動化、安排和跟蹤他們重復性的業(yè)務流程，以確保相同的或更好的成果。管理人員可以創(chuàng)建在特定限制和操作環(huán)境下的模型工作流，一個基于其選擇的評估標準的系統(tǒng)，在這些限制下運行。這些系統(tǒng)可以分析和判定流程，以便未來對工作流進行優(yōu)化和精簡。它們還將各個系統(tǒng)組合到現(xiàn)有的框架中，并按類型組織它們。工作流管理系統(tǒng)有許多基本功能，其中一些常見的功能包括：
1. 路由系統(tǒng)：以高效的方式將信息傳輸?shù)剿璧哪康牡亍?/span>
2. 分發(fā)系統(tǒng)：識別新信息并將其發(fā)送給可資利用的團隊成員或后續(xù)自動化的步驟。它將新任務分配給可資利用的崗位，以保持工作流之間的平衡。
3. 協(xié)調系統(tǒng)：管理并行的活動，以防止錯誤和重復的發(fā)生。
4. 輔助系統(tǒng)：調整其他系統(tǒng)的進程，并向管理員發(fā)送關于未來行動的建議。
一個有效的工作流管理系統(tǒng)的要素
工作流管理系統(tǒng)的要素
1. 流程構建器
流程構建器允許工作流管理人員創(chuàng)建自動的過程工作流。你可以在系統(tǒng)中定制這些工作流，方法是用自動化的任務替換流程中的手動步驟。傳統(tǒng)上，業(yè)務流程依據(jù)在預定的任務序列中已建立的規(guī)則運行。流程構建器分析這些規(guī)則和步驟，以評估任務的重復、自動化和來源，并加以改進。
2. 工作流引擎
工作流引擎基于預先確定的業(yè)務規(guī)則和規(guī)定自動做出決策。它們使用數(shù)據(jù)庫服務器管理和監(jiān)視工作流活動。工作流引擎可能做出的決策示例，如發(fā)送電子郵件通知或基于某些標準自動批準貸款申請。
3. 報告工具
報告工具訪問業(yè)務流程存儲的數(shù)據(jù)和指標。它們允許管理員跟蹤工作流的進程，查看請求狀態(tài)并識別潛在的瓶頸問題。管理員可以通過將這些工具和報告顯示在系統(tǒng)的儀表板上，為員工提供訪問它們的權限。
4. 與其他應用整合
有效的工作流管理系統(tǒng)通?？梢耘c第三方應用程序交互，如文字處理器、電子郵件服務器和文件共享應用程序。這可以確保想要共享外部文件或導入文檔的用戶的效率。這對于使用不同技術并需要靈活性的遠程團隊也是有益的。
5. 表單設計器
這些系統(tǒng)通常包含相應的表單設計器，允許用戶創(chuàng)建、定制和控制表單，例如用于收集員工信息、創(chuàng)建發(fā)票、開展競賽和發(fā)送調查的表單。員工可以控制誰查看、編輯和發(fā)送這些表單。工作流管理系統(tǒng)通常將這些表單保存在一個中心位置，以便于訪問。
6. 自助服務界面
工作流管理系統(tǒng)通常具有用戶友好的界面，這意味著員工可以輕松地操作系統(tǒng)，很少或沒有困惑。有了這個功能，員工可以輕松地記錄、跟蹤、請求和管理信息。系統(tǒng)根據(jù)團隊成員的需求或工作流的限定，將這些信息發(fā)送給管理員、人力資源、IT或運營團隊。該界面還允許用戶訪問第三方應用程序并監(jiān)視特定員工的信息。
選擇正確的工作流管理系統(tǒng)的提示
1. 創(chuàng)建一個關于每個系統(tǒng)的清單或問題列表
在你決定使用一個管理系統(tǒng)之前，考慮一下這些問題可能是有幫助的：
這個系統(tǒng)是否容易定制？
這個系統(tǒng)有什么特點？
這個系統(tǒng)能識別緊急任務嗎？
這個系統(tǒng)是否發(fā)送連續(xù)的提醒？
這個系統(tǒng)是否支持第三方應用的集成？
2. 考慮易于搭建的工作流管理系統(tǒng)
選擇搭建過程簡單的管理系統(tǒng)可能是有益的，這可以加快業(yè)務的實現(xiàn)過程。你可以通過搜索一個基于云的系統(tǒng)來實現(xiàn)這一點，這意味著你可以立即使用軟件，而不必下載或安裝到計算機上。較大的企業(yè)可能會從現(xiàn)場解決方案中受益，但中小型企業(yè)可能會考慮使用基于云的工作流管理系統(tǒng)。
3. 為員工提供可訪問的界面
一些公司為擅長編碼或編程的專業(yè)人員設計工作流管理系統(tǒng)。這類系統(tǒng)通常需要能夠編輯和編碼業(yè)務流程的IT專業(yè)人員。如果一個公司沒有雇傭很多IT專業(yè)人員，那么找一個無代碼工作流設計人員可能是有益的。這些系統(tǒng)具有可訪問的界面，任何員工都可以使用——無論他們的經(jīng)驗水平如何。
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