市場上的大多數(shù)項目管理工具，都是垃圾進-垃圾出，這意味著如果你的團隊沒有輸入正確甚至漏了輸入他們活動的狀態(tài)信息，就無法準確跟蹤項目進展。
當選擇了一個不能跟蹤實時進度狀態(tài)的項目管理工具，它不能給你提供準確報告進度所需的洞察力。也就是說，你無法準確地向上級管理層報告項目進展情況。上級查看項目報告時就需要推斷每個人都在做什么——這不是他所希望的。
會議、狀況報告是后備方案
作為后備方案，項目經(jīng)理會使用老辦法，如每日站崗、每周例會和狀態(tài)更新來捕捉工作中發(fā)生的高層次觀點。
這些會議相當?shù)托?，但這是他最好的選擇。畢竟，當前使用的項目管理工具的輸出是混亂的，不能反映當前的狀態(tài)。
如果項目管理工具能夠兌現(xiàn)項目成員的承諾，人們就不用整天開會試圖捕捉正在發(fā)生的事情。而這些本應該反映在系統(tǒng)中。
為什么會出現(xiàn)這種情況？
1) 沒有習慣性循環(huán)
項目管理工具崩潰的第一個也是最明顯的方式是，它們沒有強大的習慣性循環(huán)促使人們定期更新他們的工作。團隊中可能會有一個人及時更新他們的項目，但其他人不這么做。
如果團隊成員沒有固定的習慣，就需要召開會議來梳理工作，以確保工具反映現(xiàn)實。如果這沒有發(fā)生，則報告將毫無用處，因為你報告的是過時的工作。
2) PM軟件可能有噪音
項目管理工具非常適合圍繞項目或工作單元進行協(xié)作。不過，這也可能帶來麻煩。因為這些系統(tǒng)有可能會變得非常嘈雜。管理者不需要看到所有關(guān)于工作單元的評論，只需要能夠迅速了解團隊是否在實現(xiàn)目標的軌道上。
3)不同類型的工具問題
項目管理工具的第三個問題是，它們的數(shù)量太多，尤其是在大型企業(yè)中，甚至每個部門使用不同的管理工具。
這就產(chǎn)生了一個問題。如果一個團隊對某個特定的軟件工具不感興趣，他們就不會使用它。但是，如果你是部門總經(jīng)理，你想在一個地方看到正在發(fā)生的事情，這是不可能的，因為工作分散在各種工具中。
總結(jié)
項目管理工具適用于管理項目事務(wù)，但人們真正想要的是對進度的跟蹤。如果使用不能實時跟蹤進度的項目管理工具，你的項目問題就難以及時發(fā)現(xiàn)和和處理，大大增加項目失敗的風險。
新一代的項目管理工具8Manage PM面向?qū)崟r交易，通過易用的視覺工具、圖表和數(shù)據(jù)交流信息管理項目進度，使團隊每個人都在同一頁面上，實現(xiàn)無縫協(xié)作。
使用8Manage跟蹤項目進度很簡單，系統(tǒng)會動態(tài)更新項目執(zhí)行情況，與業(yè)務(wù)實時聯(lián)動，你可以隨時看到這個里程碑下的計劃進行狀況，整個項目是否進行正常，是否需要調(diào)整。
目前市面上，8Manage PM是處理動態(tài)任務(wù)的理想項目進度軟件。在該系統(tǒng)內(nèi)，每個項目成員的任務(wù)流轉(zhuǎn)清晰且可追溯，發(fā)現(xiàn)異常自動預警，讓你對項目運行的全貌有更直觀和更準確的把握，確保最終項目順利交付。
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