一場(chǎng)會(huì)議如果參會(huì)者體驗(yàn)感很好，這場(chǎng)會(huì)議就會(huì)產(chǎn)生積極的社會(huì)輿論，更大的社會(huì)影響力。反之，如果參會(huì)者感覺(jué)不好、提不起興趣，不僅會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)變得死氣沉沉，主辦方在會(huì)議上的投資回報(bào)率也會(huì)降低，甚至?xí)绊懙较乱淮沃鬓k會(huì)議的出席率。所以會(huì)議組織者將越來(lái)越重視參會(huì)者的參會(huì)體驗(yàn)。那么如何才能提高參會(huì)者的參會(huì)體驗(yàn)?zāi)兀课覀兛梢詮囊韵?點(diǎn)入手 。
會(huì)前
01報(bào)名體驗(yàn)
注冊(cè)報(bào)名是參會(huì)者對(duì)會(huì)議活動(dòng)的初印象，報(bào)名體驗(yàn)的好壞直接決定了潛在客戶的轉(zhuǎn)化率。影響參會(huì)報(bào)名體驗(yàn)的主要因素有報(bào)名信息的獲取、報(bào)名方式的選擇、報(bào)名路徑的長(zhǎng)短以及報(bào)名頁(yè)面的展現(xiàn)等。搭建具備專業(yè)報(bào)名功能的活動(dòng)網(wǎng)站、設(shè)計(jì)吸引人眼球的活動(dòng)頁(yè)面且頁(yè)面適應(yīng)PC、移動(dòng)端等多端需求、明確的報(bào)名指引信息、及時(shí)反饋參會(huì)者報(bào)名狀態(tài)信息可以提高報(bào)名體驗(yàn)，留住潛在客戶。
02會(huì)場(chǎng)布置
會(huì)場(chǎng)的選擇
有人認(rèn)為，會(huì)議空間越大越好，層高越高越好。實(shí)際上，這種認(rèn)識(shí)是不準(zhǔn)確的。從參會(huì)者的體驗(yàn)角度來(lái)講，在會(huì)議空間的布置與設(shè)計(jì)方面，有幾個(gè)可以參照的原則：
1.空間大小要適度緊湊，這樣便于講者與聽(tīng)者互動(dòng)，使聽(tīng)者更易于集中注意力；
2.會(huì)議室盡可能選擇長(zhǎng)方形、或是橫向長(zhǎng)方形會(huì)議室，目的是盡可能拉近講者與所有聽(tīng)者之間的空間距離；
3.如果空間過(guò)大，要設(shè)法將聽(tīng)者集中到講臺(tái)附近；
4.對(duì)于超大型會(huì)議，要適當(dāng)增加LED屏幕、音箱數(shù)量等，盡可能減少由于空間過(guò)大而使視聽(tīng)體驗(yàn)下降的麻煩。
休息廳的舒適度
休息廳是個(gè)讓人舒適放松的空間，里面的擺設(shè)布置、顏色設(shè)計(jì)等都能反映出活動(dòng)的風(fēng)格以及活動(dòng)主辦方對(duì)參會(huì)者的用心程度。
其他因素
包括視聽(tīng)、燈光、溫度等。試想，面臨昏暗的投影儀、失真且含混不清的麥克，再好的內(nèi)容、再先進(jìn)的表現(xiàn)方式，都不可能改變?nèi)藗儗?duì)于本次會(huì)議體驗(yàn)的差評(píng)。與此同時(shí)，過(guò)亮或過(guò)暗的燈光、過(guò)高或過(guò)低的室溫等，都會(huì)不同程度地影響人們的感受，進(jìn)而影響整個(gè)會(huì)議的效果。
還有很多細(xì)節(jié)因素，比如桌子、椅子的高矮與形狀，投影儀或LED的高矮、大小，以及會(huì)議的流程與節(jié)奏設(shè)計(jì)等。
會(huì)中
03簽到體驗(yàn)
簽到速度的快慢直接影響著參會(huì)者的心情，做好現(xiàn)場(chǎng)簽到服務(wù)，可以提升參會(huì)者的現(xiàn)場(chǎng)體驗(yàn)。
1.選擇新穎有趣的簽到方式 （例如：人臉識(shí)別簽到、FRID簽到、手環(huán)簽到、身份證簽到、掃碼簽到等等。）
2.制定清晰可視化的簽到流程
3.保證現(xiàn)場(chǎng)簽到速度
4.提供指引咨詢服務(wù)
5.配備專業(yè)的技術(shù)支持人員 這五點(diǎn)可以提高參會(huì)者的簽到體驗(yàn)感
04演講內(nèi)容
內(nèi)容質(zhì)量
會(huì)議內(nèi)容質(zhì)量的高低，包括主題、議題、演講人、研究報(bào)告等，是決定參會(huì)者體驗(yàn)感的首要因素之一。學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新動(dòng)態(tài)、了解新趨勢(shì)、發(fā)現(xiàn)新市場(chǎng)等，是人們參加會(huì)議的主要訴求。只有重視參會(huì)者的真正需求，輸出符合參會(huì)者預(yù)期的內(nèi)容，會(huì)議才能更長(zhǎng)遠(yuǎn)地發(fā)展下去；
表達(dá)形式
所謂表達(dá)形式，就是如何將內(nèi)容表達(dá)出來(lái)，讓參會(huì)者更好理解、掌握。也就是說(shuō)，好的內(nèi)容只有用好的形式來(lái)表達(dá)，這些內(nèi)容才會(huì)真正發(fā)揮作用。在新媒體時(shí)代，主講人更要避免簡(jiǎn)單地讀稿子，要善用圖片、音視頻等媒介豐富演講形式，讓講演內(nèi)容得到最大化的傳播效果。
05互動(dòng)體驗(yàn)
傳統(tǒng)的會(huì)議形式多是你講我聽(tīng)，時(shí)間長(zhǎng)了難免會(huì)使參會(huì)者無(wú)法集中注意力。主辦方與參會(huì)者或者嘉賓和參會(huì)者之間需要多一些互動(dòng)，無(wú)論是線上還是線下互動(dòng)，都可以提高參會(huì)者參與的積極性，打造活躍、輕松的會(huì)場(chǎng)氛圍。可以通過(guò)尋找合適的互動(dòng)點(diǎn)、采取簡(jiǎn)單有趣的互動(dòng)方式、設(shè)置豐厚的獎(jiǎng)品來(lái)提高互動(dòng)體驗(yàn)。
例如，現(xiàn)場(chǎng)可以：開(kāi)展一些與主題相關(guān)的游戲、參會(huì)者微信留言在會(huì)場(chǎng)屏幕展示、就會(huì)上某個(gè)問(wèn)題現(xiàn)場(chǎng)投票、會(huì)議嘉賓為現(xiàn)場(chǎng)參會(huì)者答疑、現(xiàn)場(chǎng)抽獎(jiǎng)、微博話題互動(dòng)等等。
06服務(wù)體驗(yàn)
想要給參會(huì)者一個(gè)完美的參會(huì)體驗(yàn)，就必須做好各個(gè)環(huán)節(jié)的服務(wù)工作：
1. 制定詳細(xì)的服務(wù)流程
2.統(tǒng)一的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和話術(shù)
3.服務(wù)工作責(zé)任到人
4.樹(shù)立工作人員的服務(wù)意識(shí)
5.強(qiáng)調(diào)每一個(gè)細(xì)節(jié)
6.重視每一個(gè)參會(huì)者的需求
會(huì)后
07跟蹤回訪
會(huì)后可以根據(jù)參會(huì)者報(bào)名時(shí)留下的手機(jī)號(hào)碼或者郵箱地址，給他們發(fā)送“感謝參會(huì)”相關(guān)內(nèi)容的短信或者郵件，在信息底部附帶上會(huì)議有關(guān)內(nèi)容的鏈接。這樣既讓用戶有被重視的感覺(jué)，又可以借此再次強(qiáng)化品牌輸出。
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