在我們?nèi)粘９ぷ髦?，?huì)議是一種常用的溝通、協(xié)調(diào)及解決問(wèn)題的一種形式。
作為會(huì)議的組織者和主持者，經(jīng)常為會(huì)議效率不高、參會(huì)人員抱怨多、參會(huì)人員參與熱情不足、會(huì)議會(huì)程久拖不決等問(wèn)題所困擾，會(huì)議安排和會(huì)議主持的細(xì)節(jié)上屢次出現(xiàn)瑕疵，給參會(huì)人員留下不好的影響，甚至影響自身的形象。
為了幫助企業(yè)會(huì)議管理人員全面提升會(huì)議效率，香港中文大學(xué)（深圳）特意邀請(qǐng)到了行政管理專(zhuān)家——王曉瓏老師展開(kāi)四期《高級(jí)會(huì)議管理》培訓(xùn)。
王曉瓏?yán)蠋熢慰逻_(dá)(中國(guó))行政主任、采購(gòu)經(jīng)理、內(nèi)訓(xùn)講師、總經(jīng)理秘書(shū)，有14年資深的行政管理與高端商務(wù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，精通大型會(huì)議、活動(dòng)策劃及組織工作。2021年香港中文大學(xué)曾邀請(qǐng)王曉瓏?yán)蠋熍e行過(guò)一期《高級(jí)會(huì)議管理》培訓(xùn)，學(xué)員反饋很好，這次特返聘王曉瓏?yán)蠋熤v授四期《高級(jí)會(huì)議管理》培訓(xùn)，本次培訓(xùn)為第一期。
因疫情影響，本次培訓(xùn)以線上直播的方式展開(kāi)，王曉瓏?yán)蠋熢谂嘤?xùn)正式開(kāi)始前，向?qū)W員們拋出問(wèn)題“什么是會(huì)議？為什么要開(kāi)會(huì)？”，王老師認(rèn)為舉行會(huì)議無(wú)外乎是為了：解決問(wèn)題、做出決策、推進(jìn)工作、達(dá)成共識(shí)、建立信任、鼓舞士氣。因?yàn)橹挥型ㄟ^(guò)會(huì)議，才能把領(lǐng)導(dǎo)層的決策和思路通過(guò)各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)貫徹到一線人員，使得組織上下對(duì)未來(lái)的動(dòng)作能夠清晰明了。
接著王曉瓏?yán)蠋煴硎?，?huì)議雖是管理的必備工具，但會(huì)議的成本卻常常被忽略。很多管理者，只知道開(kāi)會(huì)，卻不能解決根本的問(wèn)題，給組織就成了巨大的浪費(fèi)。
怎么做到高效開(kāi)會(huì)呢？王老師認(rèn)為首先要建立好機(jī)制，梳理出標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議流程，會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后做什么都要一一規(guī)劃好。其中會(huì)前的準(zhǔn)備工作尤其重要。
課堂上，王老師拿出會(huì)議準(zhǔn)備的常用工具：5W1H：WHO——會(huì)議對(duì)象；WHEN——會(huì)議時(shí)間；WHERE——會(huì)議地點(diǎn)；WHAT——會(huì)議主題；WHY——會(huì)議期望達(dá)成的結(jié)果；HOW——會(huì)議大致議程。每開(kāi)一個(gè)會(huì)都要做好充分準(zhǔn)備，會(huì)議主題需明確，不開(kāi)無(wú)主題之會(huì)，不開(kāi)無(wú)目的之會(huì)。根據(jù)會(huì)議主題，確定參會(huì)人員，無(wú)關(guān)人員不通知，關(guān)鍵人員必須到場(chǎng)。選好會(huì)議地點(diǎn)，會(huì)場(chǎng)選在受外部影響較少的地方。時(shí)間，地點(diǎn)等情況，都要充分考慮…
學(xué)習(xí)的時(shí)間總是過(guò)的很快，培訓(xùn)將近尾聲時(shí)，學(xué)員們都意猶未盡的樣子，讓我們一起期待后續(xù)的幾期的培訓(xùn)。
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