第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)檔案管理，充分發(fā)揮檔案的史料性作用，根據(jù)《公司章程》有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。
第二條 各部門都應(yīng)把歸檔工作列入工作計(jì)劃，落實(shí)崗位責(zé)任制，保證檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。
第三條 辦公室工作人員都必須按規(guī)定做好職責(zé)范圍內(nèi)的檔案材料的收集、保存、整理和歸檔工作。
第二章 檔案管理制度及職責(zé)
第四條 公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，分工負(fù)責(zé)。辦公室負(fù)責(zé)檔案管理，并設(shè)專人負(fù)責(zé)；各部門設(shè)專人對(duì)本部門檔案材料負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔工作。
第五條 辦公室檔案管理工作的職責(zé)：
（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)有緣法律法規(guī)和規(guī)章制度；
（二）負(fù)責(zé)督促、指導(dǎo)、協(xié)助各部門立卷歸檔工作；
（三）負(fù)責(zé)立卷檔案的驗(yàn)收、登記、借閱和保管工作；
（四）嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)保密制度，維護(hù)檔案的完整和安全。
第六條 各部門檔案管理工作職責(zé)：及時(shí)、準(zhǔn)確的按類別和歸檔范圍要求將本部門材料整理歸檔，每年3月底前將對(duì)外文件檔案交至辦公室存檔；如中間有人員調(diào)整，應(yīng)認(rèn)真辦理交接手續(xù)，保證檔案材料的完整性。
第三章 檔案管理
第七條 各部門應(yīng)做好檔案材料的收集工作，建立平時(shí)歸卷制度，提高立卷工作效率和案卷質(zhì)量，是材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。按時(shí)、按要求將完成立卷的對(duì)外文件檔案移交辦公室。
第八條 辦公室的檔案管理人員對(duì)各部門送交的案卷須進(jìn)行嚴(yán)格檢查，對(duì)不符合要求的卷案要編制索引、填寫移交清單、進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)。對(duì)要銷毀的檔案，必須編寫銷毀清單及全宗介紹材料。
第九條 規(guī)范檔案、材料的借閱流程。
第十條 檢查核對(duì)制度：檢查與核對(duì)是保證檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容既包括對(duì)檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€、蟲蛀、缺損、遺失等，也包括對(duì)檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看柜門是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤等。發(fā)生下列情況，要及時(shí)進(jìn)行核查，并進(jìn)行補(bǔ)救：
（一）突發(fā)事件之后。如被盜、遺失或水災(zāi)、火災(zāi)之后；
（二）對(duì)有些檔案發(fā)生疑惑之后，如不能確定某份材料是否遺失；
（三）發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉、蟲蛀等。
第十一條 各部門以公司名義從事有關(guān)活動(dòng)形成的重要文件、材料歸檔后交辦公室存檔。各部門在各自的業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的材料、文件應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定、自行歸檔、保存和管理，并接受辦公室的檢查、指導(dǎo)。
第四章 文件材料的立卷歸檔
第十二條 按照《文件材料的立卷歸檔》，將工作活動(dòng)中形成并辦理完畢，具有保存查考利用價(jià)值的全部文件材料收集齊全，進(jìn)行立卷歸檔。
第十三條 檔案材料歸檔重點(diǎn)為：在完成其主要職能活動(dòng)中形成的文件材料。
第十四條 歸檔案卷的種類：收文，發(fā)文，參考資料案卷，規(guī)章制度案卷，重大會(huì)議（活動(dòng)）案卷、職員檔案案卷、固定資產(chǎn)案卷、審計(jì)檢查案卷、公司組織相關(guān)案卷，各部門活動(dòng)案卷等。
第十五條 歸檔案卷質(zhì)量要求：組卷遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值，案卷提檔的文件材料應(yīng)為文件的正式文本及文件的定稿本。
第十六條 立卷歸檔時(shí)間：檔案立卷要求及時(shí)，文件形成后3天存檔；事件結(jié)束后15天交至辦公室檔案室。
第五章 檔案的保管期限、鑒定和銷毀
第十七條 檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。
第十八條 對(duì)保管期滿的檔案，由總經(jīng)理和有關(guān)業(yè)務(wù)部門審查、鑒定后，提出存毀意見。
第十九條 檔案銷毀前，應(yīng)編制“檔案銷毀清冊(cè)”，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，指派專人監(jiān)銷。由監(jiān)督人員在銷毀目錄上簽字，作為日后查考的憑據(jù)。
第六章 檔案的移交
第二十條 案卷歸檔驗(yàn)收合格后，交接雙方移交時(shí)，必須填寫移交清單并在移交目錄上簽字。
第二十一條 各類活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)將文件材料系統(tǒng)整理立卷歸檔，按要求移交辦公室。
第七章 附 則
第二十二條 本辦法由公司董事會(huì)負(fù)責(zé)解釋。
第二十三條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。
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