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SWOT、PDCA、6W2H、SMART、WBS、時間管理、二八原則…認(rèn)識這些詞語嘛？是不是感覺很眼熟？
可是，它們到底代表什么呢？借助以下簡短的介紹，你就可以快速了解這七大職場工具了。
1、SWOT分析法
- Strengths：優(yōu)勢
- Weaknesses：劣勢
- Opportunities：機會
- Threats：威脅
解析：幫您清晰地把握全局，分析自己在資源方面的優(yōu)勢與劣勢，把握環(huán)境提供的機會，防范可能存在的風(fēng)險與威脅，對我們的成功有非常重要的意義。
2、PDCA循環(huán)規(guī)則
- Plan：制定目標(biāo)與計劃；
- Do：任務(wù)展開，組織實施；
- Check：對過程中的關(guān)鍵點和最終結(jié)果進(jìn)行檢查；
- Action：糾正偏差，對成果進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，并確定新的目標(biāo)，制定下一輪計劃。
解析：每一項工作，都是一個PDCA循環(huán)，都需要計劃、實施、檢查結(jié)果，并進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn)，同時進(jìn)入下一個循環(huán)。只有在日積月累的漸進(jìn)改善中，才可能會有質(zhì)的飛躍，才可能完善每一項工作，完善自己的人生。
3、6W2H法
- What：工作的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo)；
- Why：做這項工作的原因；
- Who：參加這項工作的具體人員，以及負(fù)責(zé)人；
- When：在什么時間、什么時間段進(jìn)行工作；
- Where：工作發(fā)生的地點；
- Which：哪一種方法或途徑；
- How：用什么方法進(jìn)行；
- How much：需要多少成本？
解析：做任何工作都應(yīng)該從6W2H來思考，這有助于我們思路的條理化，杜絕盲目性。我們的匯報也應(yīng)該用6W2H，能節(jié)約寫報告及看報告的時間。
4、SMART原則
- Specific：具體的
- Measurable：可測量的
- Attainable：可達(dá)到的
- Relevant：相關(guān)的
- Time based：時間的
解析：人們在制定工作目標(biāo)或者任務(wù)目標(biāo)時，考慮一下目標(biāo)與計劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計劃才是具有良好可實施性的，也才能指導(dǎo)保證計劃得以實現(xiàn)。
此外，有的又如此解釋此原則：
- S代表具體(Specific)，指績效考核要切中特定的工作指標(biāo)，不能籠統(tǒng)；
- M代表可度量(Measurable)，指績效指標(biāo)是數(shù)量化或者行為化的，驗證這些績效指標(biāo)的數(shù)據(jù)或者信息是可以獲得的；
- A代表可實現(xiàn)(Attainable)，指績效指標(biāo)在付出努力的情況下可以實現(xiàn)，避免設(shè)立過高或過低的目標(biāo)；
- R代表現(xiàn)實性(realistic)，指績效指標(biāo)是實實在在的，可以證明和觀察；
- T代表有時限(time bound)，注重完成績效指標(biāo)的特定期限。
5、時間管理–重要與緊急
A、重要且緊急
- 緊急狀況；
- 迫切的問題；
- 限期完成的工作；
- 你不做其他人也不能做。
B、重要不緊急
- 準(zhǔn)備工作；
- 預(yù)防措施；
- 價值觀的澄清；
- 計劃；
- 人際關(guān)系的建立；
- 真正的再創(chuàng)造；
- 增進(jìn)自己的能力。
C、緊急不重要
- 造成干擾的事、電話；
- 信件、報告、會議；
- 許多迫在眉捷的急事；
- 符合別人期望的事。
D、不緊急不重要
- 忙碌瑣碎的事；
- 廣告函件；
- 電話；
- 逃避性活動；
- 等待時間。
解析：優(yōu)先順序=重要性*緊迫性。在進(jìn)行時間安排時，應(yīng)權(quán)衡各種事情的優(yōu)先順序，要學(xué)會“彈鋼琴”。
對工作要有前瞻能力，防患于未然，如果總是在忙于救火，那將使我們的工作永遠(yuǎn)處理被動之中。
6、任務(wù)分解法（WBS）
WBS，即Work Breakdown Structure。
如何進(jìn)行WBS分解：目標(biāo)→任務(wù)→工作→活動。
WBS分解的原則：
- 將主體目標(biāo)逐步細(xì)化分解，最底層的任務(wù)活動可直接分派到個人去完成；
- 每個任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止。
WBS分解的方法：
- 自上而下與自下而上的充分溝通；
- 一對一個別交流；
- 小組討論。
WBS分解的標(biāo)準(zhǔn)：
- 分解后的活動結(jié)構(gòu)清晰；
- 邏輯上形成一個大的活動；
- 集成了所有的關(guān)鍵因素，包含臨時的里程碑和監(jiān)控點；
- 所有活動全部定義清楚。
解析：學(xué)會分解任務(wù)，只有將任務(wù)分解得足夠細(xì)，您才能心里有數(shù)，您才能有條不紊地工作，您才能統(tǒng)籌安排您的時間表。
7、二八原則
巴列特定律：“總結(jié)果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的?！?/p>
按事情的“重要程度”編排事務(wù)優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。
舉例說明：
- 80%的銷售額，源自20%的顧客；
- 80%的電話，來自20%的朋友；
- 80%的總產(chǎn)量，來自20%的產(chǎn)品；
- 80%的財富，集中在20%的人手中；
解析：這啟示我們在工作中要善于抓主要矛盾，善于從紛繁復(fù)雜的工作中理出頭緒，把資源用在最重要、最緊迫的事情上。
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