大家好，今天兌觀科技小編又為大家分享檔案管理干貨了，本篇分享主要內(nèi)容為——《科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》解讀。

《科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案管理規(guī)范（DA/T 2—2023）（以下簡稱《規(guī)范》）是由國家檔案局經(jīng)濟(jì)科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)司牽頭制定的檔案行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)于2023年5月29日發(fā)布，2023年12月1日開始實(shí)施?！兑?guī)范》是在國家的科技政策、科技體制改革深化發(fā)展時代背景下，緊密結(jié)合時代特色，配合國家檔案局、科技部15號令宏觀層面的落地實(shí)施，具有一定實(shí)踐可操作性，對有效引導(dǎo)我國科研項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理，維護(hù)科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，將起到良好的指引作用。

該標(biāo)準(zhǔn)共13章，兩個附錄。其中第1～3章為范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語與定義，為標(biāo)準(zhǔn)固定內(nèi)容；第4～5章對科研檔案管理原則和部門職責(zé)內(nèi)容管理原則進(jìn)行了明確；第6～11章提出了科研文件材料形成、整理與歸檔以及科研檔案保管、利用、鑒定、處置的要求、方式和方法；第12章是科研檔案驗(yàn)收（審查）或績效評價的形式與內(nèi)容；第13章重點(diǎn)表述了科研電子文件歸檔與科研電子檔案管理。該標(biāo)準(zhǔn)代替《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T 2—1992），除結(jié)構(gòu)調(diào)整和編輯性改動外，主要修訂內(nèi)容如下。

完善科研檔案定義和相關(guān)術(shù)語

DA/T 2—1992中規(guī)定了3個術(shù)語的定義，即“科研課題”“科研課題文件”和“科研課題檔案”，《規(guī)范》在修訂時體現(xiàn)出與時俱進(jìn)性，科學(xué)性也進(jìn)一步提高。一是明確了科研課題、科研項(xiàng)目的定義，區(qū)分了科研項(xiàng)目、科研課題的關(guān)系，明確提出“科研項(xiàng)目范圍包括縱向科研項(xiàng)目、橫向合作開發(fā)項(xiàng)目和自籌科研項(xiàng)目等。一個科研項(xiàng)目可由若干個科研子項(xiàng)目組成或由一個或幾個科研課題組成”。區(qū)分科研課題和科研項(xiàng)目，便于統(tǒng)一認(rèn)識，更有助于說明科研文件和檔案的來源特征，以及其他相關(guān)的活動特征和概念的外延特征。

二是《規(guī)范》將科研文件材料定義完善為“在科研項(xiàng)目的立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過程管理、項(xiàng)目驗(yàn)收或績效評價、成果管理等過程中形成的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的信息記錄以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物”。該定義表述細(xì)化了科研檔案形成過程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，增加了科研檔案的實(shí)物形態(tài)，音頻、視頻載體形態(tài)。三是術(shù)語部分增加了科學(xué)數(shù)據(jù)、科研電子文件、科研電子檔案、科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、科研電子檔案管理信息系統(tǒng)的術(shù)語和定義，對應(yīng)和解釋了《規(guī)范》正文中所提到的術(shù)語，也適應(yīng)了科研項(xiàng)目管理時代的特征。

理清科研檔案管理原則和管理責(zé)任

DA/T 2—1992各責(zé)任主體的權(quán)責(zé)表述不夠明晰。《規(guī)范》第4章、5章增加了對科研檔案管理原則的要求和部門職責(zé)的要求。第4章規(guī)定了科研檔案管理遵循的工作原則，即“實(shí)行集中統(tǒng)一管理”的原則，建立健全管理制度，在人員、設(shè)備設(shè)施給予條件保障；提出“單位應(yīng)把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程”，將科研檔案納入科研項(xiàng)目全過程管理，納入流程和人員考核；對一些特殊責(zé)任事項(xiàng)進(jìn)行了專門說明，“取得負(fù)結(jié)果或因故終止、撤銷的重要科研項(xiàng)目形成的文件材料也應(yīng)歸檔負(fù)結(jié)果”；規(guī)定科研電子文件歸檔和電子檔案管理“納入本單位信息化和檔案信息化建設(shè)規(guī)劃”，對科研檔案信息化提出總體要求。

分工明確、權(quán)責(zé)界限清楚且職責(zé)落實(shí)到部門和人是實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)明晰的第一步。《規(guī)范》第5章對科研檔案管理工作中涉及的各部門，包括科研管理部門、科研承擔(dān)部門、檔案部門、信息技術(shù)部門、保密部門，以及科研文件積累歸檔主體，即項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和文件管理人員分別進(jìn)行了明確的職責(zé)規(guī)定，并特別提出了“科研項(xiàng)目承擔(dān)單位對所承擔(dān)科研項(xiàng)目的檔案工作負(fù)總責(zé)”要求。明晰的科研檔案管理職責(zé)規(guī)定，體現(xiàn)了各司其職、分工協(xié)作、共同配合完成科研檔案管理的思想，有利于提高科研檔案管理的規(guī)范性，保證了科研檔案管理的順暢性與執(zhí)行性。

規(guī)范科研文件收集和整理

《規(guī)范》規(guī)定“科研文件的管理”，按科研文件管理的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，從科研文件的形成收集、整理、歸檔移交提出了建設(shè)性要求。

《規(guī)范》對“科研文件的形成、收集”的要求，一是對科研文件的制作質(zhì)量提出明確要求，即“應(yīng)采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式”。二是對歸檔范圍提出了“科研項(xiàng)目在立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過程管理、項(xiàng)目驗(yàn)收或績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的科研文件材料（含科學(xué)數(shù)據(jù)）均應(yīng)納入歸檔范圍”?！兑?guī)范》在歸檔范圍上更為詳細(xì)全面，尤其強(qiáng)調(diào)研究實(shí)施及過程管理階段的科學(xué)數(shù)據(jù)與研制的樣機(jī)、樣品、標(biāo)本等實(shí)物，體現(xiàn)了對科學(xué)數(shù)據(jù)、實(shí)物檔案和過程性科研文件材料的重視。三是科技項(xiàng)目文件的保管期限以項(xiàng)目保存價值為基礎(chǔ)劃分，對保管期限修訂為永久和定期。

《規(guī)范》對“科研文件的整理”要求，一是調(diào)整科研檔案分類?？蒲形募姆诸愐恢笔强蒲袡n案管理爭議較多的問題，DA/T 2—1992是“按學(xué)科、專業(yè)進(jìn)行分類，排列”，目前看來不夠全面?！兑?guī)范》提出按照項(xiàng)目類型、學(xué)科專業(yè)、年度進(jìn)行分類，更為科學(xué)、適用。二是DA/T 2—1992對檔案的“編目”要求包括：“編制檔號”“編制案卷總目錄，根據(jù)實(shí)際需要著錄、標(biāo)引”“編制各種檢索目錄”等。這些要求不夠明確，顆粒度較粗?！兑?guī)范》修訂時將檔號的編制規(guī)則和具體的編碼要求予以明確，給出參考范式。三是對科研文件的整理包括科研文件材料的分類、組件、組卷、編號、編目、修整、裝訂、裝盒、排架以及不同載體文件整理規(guī)范，進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定，體現(xiàn)管理流程的持續(xù)優(yōu)化和可操作性。

《規(guī)范》對“科研文件的歸檔”提出詳細(xì)要求，如在科研項(xiàng)目（科研課題）結(jié)題驗(yàn)收后3個月內(nèi)移交、獎勵申報、推廣應(yīng)用階段產(chǎn)生的文件材料應(yīng)在相關(guān)工作完成后1個月內(nèi)移交，研究周期長的科研項(xiàng)目可分階段或按科研課題及時歸檔移交。這些規(guī)范性要求的實(shí)施，將有助于保證科研項(xiàng)目文件歸檔工作的順利進(jìn)行。

細(xì)化科研項(xiàng)目檔案的管理

《規(guī)范》提出了科研檔案的保管要求，如“八防”措施要求、涉密檔案的管理要求及開展傳統(tǒng)載體科研檔案數(shù)字化工作等要求。對多個單位協(xié)作完成的科研項(xiàng)目，提出了檔案保管的歸屬問題，“由牽頭單位保存一套完整檔案，參與單位保存本單位承擔(dān)任務(wù)中形成科研文件材料的同時，將副本或復(fù)制件送交牽頭單位”，對跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)開展研究的科研項(xiàng)目的檔案管理提出保管要求，避免這一領(lǐng)域由于權(quán)責(zé)不清形成的管理“真空”造成科研檔案材料的流失。

鼓勵科研檔案信息的共享利用

《規(guī)范》要求“檔案部門應(yīng)組織建立科研檔案共享與利用機(jī)制，制定科研檔案共享與利用制度”。這一規(guī)定強(qiáng)化了科研檔案信息的高效管理、開放共享和深度開發(fā)利用，是對國家科技政策的促進(jìn)創(chuàng)新能力的回應(yīng)?！兑?guī)范》同時具體規(guī)定了科研項(xiàng)目檔案的提供利用的機(jī)制要求、利用手續(xù)與歸還，利用效果登記、開發(fā)的方式、方法和知識產(chǎn)權(quán)等問題等，對科研檔案資源的開發(fā)利用深度進(jìn)一步拓展，也體現(xiàn)了堅持科研檔案開放共享利用與保密安全相統(tǒng)一原則。

優(yōu)化科研檔案驗(yàn)收制度

《規(guī)范》在科研項(xiàng)目現(xiàn)實(shí)科研績效評價方式改革的基礎(chǔ)上，對科研檔案驗(yàn)收（審查）或績效評價開展組織、驗(yàn)收主要內(nèi)容、驗(yàn)收/審查程序提出要求：一是明確了科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收總體要求，“實(shí)行驗(yàn)收（審查）或績效評價制的科研項(xiàng)目應(yīng)進(jìn)行科研檔案驗(yàn)收（審查）或績效評價”。二是“按照科研項(xiàng)目的大小（投資規(guī)模、項(xiàng)目創(chuàng)新度）、專業(yè)類別等采用不同的驗(yàn)收方法”分類分級原則進(jìn)行驗(yàn)收組織。三是驗(yàn)收內(nèi)容“主要包括科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性”。四是對驗(yàn)收審查方式、流程以及驗(yàn)收專家要求都作了明確的規(guī)定。明確了科研檔案驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)，同時進(jìn)一步增強(qiáng)驗(yàn)收審查方式靈活性，減輕了科研活動驗(yàn)收對檔案驗(yàn)收強(qiáng)依附性。

增加科研電子文件、電子檔案管理要求

新增科研電子文件與電子檔案相關(guān)管理要求，是《規(guī)范》的重要內(nèi)容，符合當(dāng)前科研檔案管理信息化趨勢以及電子文件單套制歸檔要求。《規(guī)范》新增了電子文件、電子檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、處置等方面的相關(guān)要求，以注重基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、記錄保存的思想，對科研項(xiàng)目電子文件和電子檔案的管理提供科學(xué)有效的指導(dǎo)。

一是對科研電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)提出具體功能需求，“系統(tǒng)建設(shè)時應(yīng)充分考慮科研電子文件歸檔要求”“應(yīng)具備收集、整理、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計、鑒定、審計、備份、系統(tǒng)管理等基本功能”“接口具備數(shù)據(jù)封裝、傳輸、檢測、反饋、標(biāo)記等基本功能”。

二是提出了與科研電子文件歸檔有關(guān)元數(shù)據(jù)、歸檔范圍時間、歸檔格式方式及歸檔檢測的具體規(guī)定?！按_保文件內(nèi)容及元數(shù)據(jù)齊全完整”、科研電子文件“歸檔格式應(yīng)符合格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等要求”“電子文件歸檔應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔方式”；考慮到科研文件的“單軌制”和“雙軌制”的不同要求，規(guī)定“符合國家有關(guān)規(guī)定形成或接收和管理的科研電子文件，可僅以電子形式歸檔保存”“對接收的科研電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測”。

三是提出科研電子檔案整理編目、保管要求、鑒定銷毀等方法和要求?！翱蒲须娮訖n案存儲應(yīng)實(shí)施在線存儲和離線存儲”，同時應(yīng)做到“每年應(yīng)對科研電子檔案可讀性進(jìn)行評估”“科研電子檔案不可讀取風(fēng)險的，應(yīng)對科研電子檔案進(jìn)行遷移”。加強(qiáng)與規(guī)范科研電子文件、電子檔案的收集管理，促進(jìn)科研檔案管理的信息化水平的提升，是科研檔案管理跟上數(shù)字化轉(zhuǎn)型大趨勢的重大舉措。

修訂歸檔范圍和規(guī)范性表格式樣

《規(guī)范》根據(jù)不同性質(zhì)科研項(xiàng)目的特點(diǎn)，對附錄A歸檔范圍重新劃分科研項(xiàng)目階段進(jìn)而細(xì)化科研文件材料歸檔范圍，并按照基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究、開發(fā)研究三大類分別規(guī)定了科研文件材料的歸檔范圍。以附錄B形式給出了科研檔案管理常用表格包括檔案整理、檔案交接登記、檔案利用、檔案驗(yàn)收等模板樣式，給微觀層面的具體執(zhí)行與操作提供范式參考，以便更好落地實(shí)施。