一張完美的圖紙不等于一棟堅實的大樓。
我們前期不管做多完美的計劃，后期具體實施的時候都會出現(xiàn)各種意想不到的變化。
計劃是會發(fā)生變化的，而這些變化來源于：
對于項目經(jīng)理來說，一定要學(xué)會“在動態(tài)之中調(diào)整計劃”。
所以，下面環(huán)環(huán)給大家推薦十個控制項目進(jìn)度的方法。
1
項目里程碑點(diǎn)設(shè)置
這是幾乎所有項目經(jīng)理都會做并且也需要會的方法。
2
項目關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)置
項目關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)置和項目里程碑點(diǎn)設(shè)置有何不同？
這個涉及到的是關(guān)鍵路徑和非關(guān)鍵路徑。項目經(jīng)理要特別注意在一個項目中，那些對項目本身影響更大的關(guān)鍵點(diǎn)能否按時完成。
采用80/20法則，對關(guān)鍵路徑（關(guān)鍵點(diǎn)）進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，對非關(guān)鍵路徑（非關(guān)鍵點(diǎn)）進(jìn)行少關(guān)注，或者授權(quán)別人去關(guān)注。
對于一個項目成功與否，有時候就在于那幾個關(guān)鍵點(diǎn)。項目經(jīng)理只要能把那幾個重要的關(guān)鍵點(diǎn)控制好，基本上項目延期的可能性就很低。
3
預(yù)警機(jī)制
什么叫預(yù)警原則？即人為的對項目進(jìn)度進(jìn)行把控和提醒相關(guān)人員。
對于項目經(jīng)理來說，在項目關(guān)鍵路徑的把控上一定要設(shè)立預(yù)警機(jī)制，才能大大減少項目延期的可能性。
比如，一個項目的開發(fā)周期計劃為10天，那么做為項目經(jīng)理絕不能在第10天的時候才去跟負(fù)責(zé)開發(fā)的技術(shù)人員溝通，因為他大概率會告訴你做不完，甚至還會找出上百個理由來回懟你。
所以，項目經(jīng)理必須設(shè)立預(yù)警機(jī)制，在工期進(jìn)行到一半的時候，就需要去跟開發(fā)溝通項目進(jìn)度問題，千萬不能等到最后一天再去“提醒”對方，否則項目肯定會延期。
4
項目周報
其實很多公司都有周報，但是并不是所有的周報都發(fā)揮了作用。
比如，有的員工為了體現(xiàn)自己工作任務(wù)多、時間長，將一項工作拆成幾個。其實根本沒什么用。
下面這個項目周報模板大家可以作為參考。
此周報模板強(qiáng)調(diào)以結(jié)果為導(dǎo)向，讓項目經(jīng)理和大領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)椖恳荒苛巳弧?/span>
5
項目月報
項目月報包括以下五個部分：
一、項目開發(fā)狀態(tài)總覽
二、本月重大事件
1.
2.
3.
三、重大偏差原因分析
- 所處階段
- 進(jìn)度偏差估計
- 偏差原因分析
- 人力資源偏差
- 主要影響（包括已經(jīng)能造成的影響和將要帶來的影響）
- 對策措施（包括已采取的和將要采取的）
四、存在問題、困難和預(yù)警
- 存在的問題和預(yù)警分析
- 需要的幫助
五、下月工作計劃
1.
2.
3.
在企業(yè)中，要建立匯報機(jī)制。以項目經(jīng)理為中心，所有項目相關(guān)信息匯集到給他，之后由項目經(jīng)理發(fā)送給項目干系人。
6
項目甘特圖
甘特圖是項目經(jīng)理日常工作中常用的工具，利用甘特圖，我們可以非常清晰的看到一個項目，每一項工作的完成時間和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。
所以項目經(jīng)理要做的，就是每天早晨上班，打開甘特圖，了解項目的進(jìn)度情況、工作任務(wù)分配情況等，對整個項目進(jìn)行監(jiān)控。
因為很多項目的項目經(jīng)理其實并不是專職的項目經(jīng)理，我們每天需要留出30%的時間去監(jiān)控項目進(jìn)度。
（文末有獲取PM圈子整理的60個項目實用的甘特圖下載方式）
7
項目戰(zhàn)爭地圖
將整個項目做成一個完整的“戰(zhàn)爭地圖”，每一個人或部門的“作戰(zhàn)計劃”是什么，他們各自的時間節(jié)點(diǎn)是什么。這樣做是為了，讓每個人和部門，不僅僅了解自己部門的項目計劃，而且能跟整個項目的計劃相匹配，知道大家在做什么，進(jìn)度結(jié)點(diǎn)都處于什么位置。
這樣有利于各部門之間的項目配合，方便推動整個項目運(yùn)行。項目經(jīng)理要制作一個項目“戰(zhàn)爭地圖”，及時的發(fā)布項目信息，讓整個項目組成員了解項目狀態(tài)。
比如像華為這樣的大公司，一般重大的項目都會有作戰(zhàn)指揮室進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和管理。
8
項目狀態(tài)轉(zhuǎn)移表
每一個項目的狀態(tài)是怎樣的，項目經(jīng)理要根據(jù)具體情況進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控。保證項目在每一個環(huán)節(jié)的質(zhì)量都通過驗收。
質(zhì)量是一個項目的重要目標(biāo)，如果在前期對質(zhì)量把控不到位，后面整個項目都會受到影響。原本花一天時間對質(zhì)量進(jìn)行把控、監(jiān)督就可以，但到后期可能需要花10天去返工，重復(fù)性工作增加。
所以在一些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，比如項目立項評審、樣機(jī)測試、產(chǎn)品中試等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，項目經(jīng)理需要重點(diǎn)監(jiān)控。
9
項目變更管理
這是很多企業(yè)都非常頭疼的事情。為什么呢？
因為企業(yè)沒有規(guī)范化的變更管理體系。
很多部門會打著所謂客觀事實的幌子，想怎么變就怎么變。今天客戶說往東走，PM就得調(diào)整往東走，明天客戶說往西走，PM就跟著往西走。有時候，客戶的一句話，可能讓整個項目部“瞎忙”一個月。
控制變更不是杜絕變更。變更的目的有兩個：
- 提高變更的水平；
- 減少變更次數(shù)。
需求發(fā)生變化是很正常的事情，但是不能無休止的隨意變。所以企業(yè)必須建立完整、規(guī)范的變更管理體系。
擁有規(guī)范的變更體系后，不要忘記找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。
每一次需求變更都需要找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字。一方面是為了確認(rèn)留底（保留證據(jù)），另一方面是為了反向影響客戶方慎重變更。畢竟每一次變更都去找領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，如果太過頻繁，也會引起領(lǐng)導(dǎo)注意，甚至?xí)|(zhì)疑他對項目管理的能力。
IT項目變更流程示例圖
10
項目溝通會議
項目經(jīng)理每天都要開各種大小會議，包括但不限于：
- 項目開工會
- 項目周例會
- 項目月度例會
- 項目階段決策評審會
- 項目結(jié)束會議
原本我們設(shè)想通過這些會議，明確項目目標(biāo)，提高對項目的協(xié)調(diào)、理解能力，讓項目能夠順利的推進(jìn)下去。
但是，在很多實際情況中，會議成了很多人唯恐避之不及的事情。一個會議開好幾個小時，車轱轆話反復(fù)說，還沒有一個確定的結(jié)果，最后不了了之，浪費(fèi)大家的時間。
那么，我們該如何開一個高效的會議呢？
有效實施項目進(jìn)度控制，是項目成功的重要保障，是每一個項目經(jīng)理必須非常重視的工作。
以上，希望對大家在實際工作中有所幫助。
PM圈子 洞察50W項目經(jīng)理的苦與樂
你還有哪些控制項目進(jìn)度的方法？
留言分享給我們吧
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