顯而易見的是,項目管理可能很棘手。如果沒有仔細的計劃和策略,你會覺得自己在盲目地工作。
所以,如果你處于項目管理的位置,從基礎開始是你最好的選擇。在這里,我們將把項目分成五個階段,以幫助你更好地了解需要做什么以及何時做。
項目管理生命周期
無論大小或范圍如何,所有項目都遵循類似的過程。在項目管理中,這個過程被稱為項目的生命周期。
項目生命周期通常由四個階段組成:啟動、計劃、執(zhí)行和結束。然而,一些項目經理增加了第五個階段,稱為監(jiān)視和控制。
額外的步驟可以幫助管理人員保持項目穩(wěn)定發(fā)展,并確保及時識別和解決問題。
因此,五階段模型被認為在幫助項目成功方面更加敏捷和有效。事實上,項目管理協(xié)會(PMI)也提倡增加第五階段。接下來,我們將進一步了解項目管理生命周期中的每個階段。
項目管理的五個階段
每個成功的項目都要經歷這五個階段:啟動、計劃、執(zhí)行、監(jiān)視和控制。
第一階段:項目構思和啟動
每一個項目都是從構思和啟動開始的。在這個階段,一個想法變成了一個商業(yè)計劃,包括目標、項目章程和利益相關者。這也是項目團隊與項目經理一起為項目構建廣泛路線圖的時候。
團隊應該在這個階段解決幾個問題,包括:
1. 這個項目的目的是什么?
2. 有哪些潛在的障礙?
3. 誰是關鍵的利益相關者?
4. 它是否有最小或最大預算?
5. 這個項目需要多長時間?
作為這個階段的一部分,項目發(fā)起人(要求完成項目的人)批準預算和時間表。
第二階段:項目規(guī)劃
一旦在更廣泛的層面上定義了項目,就該確定細節(jié)了。在這個階段,項目經理為執(zhí)行、監(jiān)視和控制項目制定詳細的計劃。這通常從設定目標開始。
當定義一個項目的目標時,S.M.A.R.T.和CLEAR方法是最流行的??s略詞S.M.A.R.T.代表具體的,可衡量的,可實現的,現實的和及時的。使用這個框架可以確保你的目標是明確的、現實的、可實現的。
讓我們來看一個例子。一個模糊的目標可能是,“開發(fā)一個簡化訂單履行的應用程序?!笔褂肧.M.A.R.T方法,這個目標看起來類似于“開發(fā)一個將訂單履行時間減少20%的應用程序”。
縮寫詞C.L.E.A.R.代表協(xié)作、有限、情感、可接受和精煉。在這種方法中,項目團隊需要在項目截止日期和預算范圍內實現目標。
計劃還應該包括里程碑和可交付成果,以便每個人都知道需要做什么,誰處理什么,以及何時必須完成目標。它還包括任務分解、時間表、溝通計劃、風險緩解策略和處理最壞情況的計劃。
你可以采用幾種意識形態(tài)來規(guī)劃這個階段。通過使用敏捷項目管理,開發(fā)資源得到有效利用,客戶需求得到滿足。
除了讓每個人都了解最新的進展,它還允許進行快速更改。敏捷項目管理使得更有效和高效地管理軟件開發(fā)項目成為可能。
第三階段:項目執(zhí)行
一旦計劃階段完成,就該開始實施計劃了。真正的工作是在這里完成的。
在這個階段,項目經理建立工作流程,為團隊成員分配任務。隨著項目的進展,它們還使和利益相關者團隊保持處于循環(huán)中。
由于有如此多的細節(jié)需要處理,許多項目經理利用協(xié)作工具,如項目日記、Monday、Asana、Trello和HubSpot等便捷的項目管理軟件——可以實現跟蹤任務、制定時間表和預算成本等功能。一個設計良好的項目管理工具會讓你的項目走上正軌,幫助你實現目標。
第四階段:項目監(jiān)控
第四階段通常與第三階段同時進行。畢竟,為了監(jiān)控一個項目,它必須首先處于運行狀態(tài)。
在這個階段,項目經理與他們的團隊一起解決任何問題。這包括定期審查和更新計劃,以反映項目范圍或資源可用性的變化。
根據計劃監(jiān)控進度并在必要時采取糾正措施也很重要。例如,可能需要修改時間表以適應意外的延遲或更改。
最重要的是,項目經理可以根據關鍵績效指標(KPI)或關鍵成功因素(CSF)來監(jiān)控進度。例如,你可以衡量你的項目是否在計劃和預算之內,或者是否完成了特定的任務。
第五階段:項目收尾
這是項目管理生命周期的最后一個階段。這是你把可交付成果交給項目發(fā)起人驗收的時候。在此階段,團隊解散,項目的任何合同雇傭都將終止。
項目結束后,項目經理進行最終審查,并從項目中吸取的經驗教訓以及將來可能有用的必要數據。
團隊成員和利益相關者也在報告展示期間討論失敗和成功的可能性。這有助于提高整個組織的效能和生產力。
項目管理的未來看起來比以往任何時候都更加光明
傳統(tǒng)上,項目管理是用筆和紙來完成的,或者是一個電子表格。由于項目的復雜性和勞動力的分散,這些方法已經變得無效。
跟蹤進度和完成最后期限需要一種數字化的方法。雪獸軟件的項目管理軟件——項目日記是一個可以幫助項目管理的工具。
有了這個軟件,團隊可以簡化他們的工作流程,跟蹤他們的進度,共享文檔,并管理他們的任務。
最重要的是,雪獸軟件平臺使您能夠輕松地將其與其他銷售和營銷工具集成。這使得跟蹤進度變得容易,并確保每個人信息同步。
此外,該軟件還為用戶提供了對其工作流程的實時洞察,使他們能夠識別瓶頸并進行相應調整。
本文轉載自 五步完成項目管理- 雪獸軟件
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