顯而易見的是，項(xiàng)目管理可能很棘手。如果沒有仔細(xì)的計劃和策略，你會覺得自己在盲目地工作。
所以，如果你處于項(xiàng)目管理的位置，從基礎(chǔ)開始是你最好的選擇。在這里，我們將把項(xiàng)目分成五個階段，以幫助你更好地了解需要做什么以及何時做。
項(xiàng)目管理生命周期
無論大小或范圍如何，所有項(xiàng)目都遵循類似的過程。在項(xiàng)目管理中，這個過程被稱為項(xiàng)目的生命周期。
項(xiàng)目生命周期通常由四個階段組成:啟動、計劃、執(zhí)行和結(jié)束。然而，一些項(xiàng)目經(jīng)理增加了第五個階段，稱為監(jiān)視和控制。
額外的步驟可以幫助管理人員保持項(xiàng)目穩(wěn)定發(fā)展，并確保及時識別和解決問題。
因此，五階段模型被認(rèn)為在幫助項(xiàng)目成功方面更加敏捷和有效。事實(shí)上，項(xiàng)目管理協(xié)會(PMI)也提倡增加第五階段。接下來，我們將進(jìn)一步了解項(xiàng)目管理生命周期中的每個階段。
項(xiàng)目管理的五個階段
每個成功的項(xiàng)目都要經(jīng)歷這五個階段:啟動、計劃、執(zhí)行、監(jiān)視和控制。
第一階段：項(xiàng)目構(gòu)思和啟動
每一個項(xiàng)目都是從構(gòu)思和啟動開始的。在這個階段，一個想法變成了一個商業(yè)計劃，包括目標(biāo)、項(xiàng)目章程和利益相關(guān)者。這也是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與項(xiàng)目經(jīng)理一起為項(xiàng)目構(gòu)建廣泛路線圖的時候。
團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該在這個階段解決幾個問題，包括：
1. 這個項(xiàng)目的目的是什么?
2. 有哪些潛在的障礙?
3. 誰是關(guān)鍵的利益相關(guān)者?
4. 它是否有最小或最大預(yù)算?
5. 這個項(xiàng)目需要多長時間?
作為這個階段的一部分，項(xiàng)目發(fā)起人(要求完成項(xiàng)目的人)批準(zhǔn)預(yù)算和時間表。
第二階段：項(xiàng)目規(guī)劃
一旦在更廣泛的層面上定義了項(xiàng)目，就該確定細(xì)節(jié)了。在這個階段，項(xiàng)目經(jīng)理為執(zhí)行、監(jiān)視和控制項(xiàng)目制定詳細(xì)的計劃。這通常從設(shè)定目標(biāo)開始。
當(dāng)定義一個項(xiàng)目的目標(biāo)時，S.M.A.R.T.和CLEAR方法是最流行的?？s略詞S.M.A.R.T.代表具體的，可衡量的，可實(shí)現(xiàn)的，現(xiàn)實(shí)的和及時的。使用這個框架可以確保你的目標(biāo)是明確的、現(xiàn)實(shí)的、可實(shí)現(xiàn)的。
讓我們來看一個例子。一個模糊的目標(biāo)可能是，“開發(fā)一個簡化訂單履行的應(yīng)用程序。”使用S.M.A.R.T方法，這個目標(biāo)看起來類似于“開發(fā)一個將訂單履行時間減少20%的應(yīng)用程序”。
縮寫詞C.L.E.A.R.代表協(xié)作、有限、情感、可接受和精煉。在這種方法中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要在項(xiàng)目截止日期和預(yù)算范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。
計劃還應(yīng)該包括里程碑和可交付成果，以便每個人都知道需要做什么，誰處理什么，以及何時必須完成目標(biāo)。它還包括任務(wù)分解、時間表、溝通計劃、風(fēng)險緩解策略和處理最壞情況的計劃。
你可以采用幾種意識形態(tài)來規(guī)劃這個階段。通過使用敏捷項(xiàng)目管理，開發(fā)資源得到有效利用，客戶需求得到滿足。
除了讓每個人都了解最新的進(jìn)展，它還允許進(jìn)行快速更改。敏捷項(xiàng)目管理使得更有效和高效地管理軟件開發(fā)項(xiàng)目成為可能。
第三階段：項(xiàng)目執(zhí)行
一旦計劃階段完成，就該開始實(shí)施計劃了。真正的工作是在這里完成的。
在這個階段，項(xiàng)目經(jīng)理建立工作流程，為團(tuán)隊(duì)成員分配任務(wù)。隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，它們還使和利益相關(guān)者團(tuán)隊(duì)保持處于循環(huán)中。
由于有如此多的細(xì)節(jié)需要處理，許多項(xiàng)目經(jīng)理利用協(xié)作工具，如項(xiàng)目日記、Monday、Asana、Trello和HubSpot等便捷的項(xiàng)目管理軟件——可以實(shí)現(xiàn)跟蹤任務(wù)、制定時間表和預(yù)算成本等功能。一個設(shè)計良好的項(xiàng)目管理工具會讓你的項(xiàng)目走上正軌，幫助你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。
第四階段：項(xiàng)目監(jiān)控
第四階段通常與第三階段同時進(jìn)行。畢竟，為了監(jiān)控一個項(xiàng)目，它必須首先處于運(yùn)行狀態(tài)。
在這個階段，項(xiàng)目經(jīng)理與他們的團(tuán)隊(duì)一起解決任何問題。這包括定期審查和更新計劃，以反映項(xiàng)目范圍或資源可用性的變化。
根據(jù)計劃監(jiān)控進(jìn)度并在必要時采取糾正措施也很重要。例如，可能需要修改時間表以適應(yīng)意外的延遲或更改。
最重要的是，項(xiàng)目經(jīng)理可以根據(jù)關(guān)鍵績效指標(biāo)(KPI)或關(guān)鍵成功因素(CSF)來監(jiān)控進(jìn)度。例如，你可以衡量你的項(xiàng)目是否在計劃和預(yù)算之內(nèi)，或者是否完成了特定的任務(wù)。
第五階段：項(xiàng)目收尾
這是項(xiàng)目管理生命周期的最后一個階段。這是你把可交付成果交給項(xiàng)目發(fā)起人驗(yàn)收的時候。在此階段，團(tuán)隊(duì)解散，項(xiàng)目的任何合同雇傭都將終止。
項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行最終審查，并從項(xiàng)目中吸取的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及將來可能有用的必要數(shù)據(jù)。
團(tuán)隊(duì)成員和利益相關(guān)者也在報告展示期間討論失敗和成功的可能性。這有助于提高整個組織的效能和生產(chǎn)力。
項(xiàng)目管理的未來看起來比以往任何時候都更加光明
傳統(tǒng)上，項(xiàng)目管理是用筆和紙來完成的，或者是一個電子表格。由于項(xiàng)目的復(fù)雜性和勞動力的分散，這些方法已經(jīng)變得無效。
跟蹤進(jìn)度和完成最后期限需要一種數(shù)字化的方法。雪獸軟件的項(xiàng)目管理軟件——項(xiàng)目日記是一個可以幫助項(xiàng)目管理的工具。
有了這個軟件，團(tuán)隊(duì)可以簡化他們的工作流程，跟蹤他們的進(jìn)度，共享文檔，并管理他們的任務(wù)。
最重要的是，雪獸軟件平臺使您能夠輕松地將其與其他銷售和營銷工具集成。這使得跟蹤進(jìn)度變得容易，并確保每個人信息同步。
此外，該軟件還為用戶提供了對其工作流程的實(shí)時洞察，使他們能夠識別瓶頸并進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。
本文轉(zhuǎn)載自 五步完成項(xiàng)目管理- 雪獸軟件
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