眾所周知，會(huì)議已經(jīng)成為現(xiàn)在企業(yè)最重要的管理行為之一，它不僅可作為政策制度的宣講、當(dāng)日工作的部署，更可作為凝聚團(tuán)隊(duì)、振奮員工士氣的重要媒介。也因如此，相較于其他行業(yè)，會(huì)議更是餐飲人日常管理的重要手段。
百姓漁村深知開好會(huì)議對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，為此在會(huì)議執(zhí)行的過程中，百姓漁村研究出了屬于自己的361會(huì)議管理模式，即3個(gè)會(huì)前環(huán)節(jié)、6個(gè)會(huì)中到位、1個(gè)會(huì)后利劍。
一、落實(shí)“3”環(huán)節(jié)保證會(huì)前準(zhǔn)備無(wú)誤
會(huì)前落實(shí)的三個(gè)環(huán)節(jié)分別是準(zhǔn)備環(huán)節(jié)、資料收集環(huán)節(jié)、參會(huì)人員會(huì)議期間的部署環(huán)節(jié)。
在會(huì)議準(zhǔn)備環(huán)節(jié)中，需要提前確定會(huì)議的具體召開時(shí)間，本次會(huì)議的主題，參會(huì)人員及需要準(zhǔn)備的所有資料等。
資料搜集環(huán)節(jié)是指在會(huì)議召開的前一天，會(huì)務(wù)組人員檢查本次會(huì)議所需的會(huì)議匯報(bào)資料是否到位，會(huì)議前一小時(shí)將電腦、投影儀、話筒等設(shè)備進(jìn)行連接并調(diào)試，確保會(huì)議流程順暢進(jìn)行。
參會(huì)人員會(huì)議期間的部署環(huán)節(jié)是指會(huì)議舉行時(shí)為確保會(huì)議質(zhì)量，所有參會(huì)人員的手機(jī)統(tǒng)一交由會(huì)務(wù)人員暫時(shí)保管。所以，參會(huì)人員需要與確定的第二責(zé)任人就急需對(duì)接的客戶或亟待解決的工作進(jìn)行對(duì)接，并在公司群內(nèi)將工作安排進(jìn)行公示，將第二責(zé)任人的聯(lián)絡(luò)電話進(jìn)行公示。
如：百姓漁村的旬會(huì)一般定于每月的12日、22日下午三點(diǎn)召開，那么相關(guān)通知會(huì)在11日、21日由集團(tuán)公司辦公室就本次會(huì)議的主要議題、會(huì)議的具體時(shí)間、具體地點(diǎn)、著裝要求、大概時(shí)長(zhǎng)、會(huì)議需要準(zhǔn)備資料等，在集團(tuán)公司高管群以及人事群內(nèi)進(jìn)行發(fā)布，而參會(huì)人員需在會(huì)前將自己的工作安排在高管群及各店群里進(jìn)行公示。
二、做好“6”到位，讓會(huì)議更高效
其實(shí)，決定一個(gè)會(huì)議的召開是否卓有成效，最主要的是在會(huì)議舉行的階段。換言之，做好舉行階段，就解決了會(huì)議效率低下的問題。
在舉行會(huì)議階段，百姓漁村經(jīng)過十幾年的摸索，總結(jié)出了會(huì)中的“6”到位，分別為：高效到位、分享到位、匯報(bào)到位、溝通到位、解決到位、決議到位。
高效到位：為使會(huì)議能夠按照流程內(nèi)容高效召開，在預(yù)計(jì)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)2小時(shí)以上的會(huì)議中，百姓漁村都會(huì)設(shè)置時(shí)間郎，時(shí)間郎根據(jù)每個(gè)會(huì)議環(huán)節(jié)的預(yù)估時(shí)間進(jìn)行會(huì)議時(shí)間的控制，當(dāng)某個(gè)環(huán)節(jié)的匯報(bào)人或主持人超時(shí)，時(shí)間郎進(jìn)行舉牌示意，當(dāng)事人當(dāng)即進(jìn)行時(shí)間調(diào)整，適當(dāng)縮短或控制自己匯報(bào)的時(shí)間。
分享到位：2個(gè)小時(shí)以上的會(huì)議中，都會(huì)設(shè)置分享環(huán)節(jié)，或是一個(gè)客訴案例、或是安全事件等。此環(huán)節(jié)的設(shè)置，是為了共性事件的避免，個(gè)性事件的警惕，讓各店各部在分享中總結(jié)和進(jìn)步。
匯報(bào)到位：所有的匯報(bào)資料，百姓漁村都要求數(shù)據(jù)詳實(shí)，內(nèi)容確切。例如匯報(bào)營(yíng)業(yè)額、會(huì)員卡、表?yè)P(yáng)信等內(nèi)容時(shí)，百姓漁村都要求各匯報(bào)人員根據(jù)實(shí)際數(shù)字實(shí)際匯報(bào)，不可弄虛作假；匯報(bào)表?yè)P(yáng)信時(shí)會(huì)要求具體到A、B、C類表?yè)P(yáng)信各多少封。而各店存在的問題或情況也要在會(huì)議上詳細(xì)闡述匯報(bào)，以便于其他部門或總部及時(shí)給予幫助和支持。匯報(bào)完后所有匯報(bào)材料都要由總部梳理收檔留存。
溝通到位：因質(zhì)檢在日常的工作中針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題會(huì)開具“問題報(bào)告單”，并由當(dāng)事人及事件的連帶責(zé)任人進(jìn)行簽字認(rèn)可，當(dāng)出現(xiàn)事件當(dāng)事人或事件連帶責(zé)任人對(duì)事情本身有疑義時(shí)，質(zhì)檢部需在近期的會(huì)議中，及時(shí)進(jìn)行反饋、溝通、核實(shí)。
解決到位：會(huì)議所有功能中，解決問題是最重要的一項(xiàng)。百姓漁村有一項(xiàng)特殊規(guī)定，店內(nèi)或部門提出的問題，必須在24小時(shí)內(nèi)得到直屬部門的解決或回復(fù)。餐飲行業(yè)所有的職能部門都是為一線做服務(wù)的部門，因此，當(dāng)出現(xiàn)工程問題、采購(gòu)問題等疑難事情時(shí)，一經(jīng)上會(huì)，相關(guān)部門必須當(dāng)即給出解決問題的辦法和時(shí)間承諾，由質(zhì)檢部跟進(jìn)落實(shí)。
決議到位：會(huì)后24小時(shí)之內(nèi)，必須形成本次會(huì)議的“總經(jīng)理執(zhí)行令”，內(nèi)容包括總經(jīng)理近期的工作部署、本次會(huì)議形成的決議、議案等等，按時(shí)發(fā)到各店各部，相關(guān)人員遵照?qǐng)?zhí)行。
三、執(zhí)行“1”利器，讓會(huì)議精神落地
什么樣的會(huì)議是失敗的？16個(gè)字足以總結(jié)：會(huì)而不議、議而不決、決而不行、行而不果。
所以，即便會(huì)前3準(zhǔn)備的環(huán)節(jié)做好了，會(huì)議中的6個(gè)到位做好了，如果沒有最后1個(gè)執(zhí)行到位的利器，依舊可以說(shuō)是一個(gè)失敗的會(huì)議。當(dāng)每次的會(huì)議決議下達(dá)到各店時(shí)，百姓漁村質(zhì)檢部就成了會(huì)議精神執(zhí)行力的保障部門。
10月12日百姓漁村舉行了本月的旬會(huì)，10月13日旬會(huì)的“總經(jīng)理執(zhí)行令”下達(dá)之后，質(zhì)檢部隨即按照會(huì)議精神開始日常的巡檢工作。10月16日質(zhì)檢部經(jīng)理張紅麗在西宮店的日常巡檢中發(fā)現(xiàn)“晚市后遺留有未處理的酒精”，這種現(xiàn)象在12日召開的旬會(huì)中，總經(jīng)理曾經(jīng)做出部署：“酒精使用安全，各店加強(qiáng)培訓(xùn)，對(duì)如何正確加酒精進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)。酒精的安全事故由各店自行承擔(dān)，酒精由專人統(tǒng)一管理。”
隨即質(zhì)檢部經(jīng)理按照公司“處罰100條”中的相關(guān)規(guī)定對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行處理，并由當(dāng)事人進(jìn)行簽字認(rèn)可，此處罰在當(dāng)月工資中體現(xiàn)。
員工不會(huì)做你希望的，只會(huì)做你檢查和考核的。也因如此，百姓漁村“質(zhì)檢部”成為了公司會(huì)議精神、決議執(zhí)行的護(hù)航利器，也正是因?yàn)橘|(zhì)檢部同時(shí)具有“檢查”與“監(jiān)督”的雙向職能，百姓漁村各種會(huì)議的效果才有了切實(shí)的保障。
當(dāng)部分餐企沒有質(zhì)檢部時(shí)，對(duì)會(huì)議的執(zhí)行落地就由各部門主管執(zhí)行，店長(zhǎng)檢查督導(dǎo)，如若發(fā)現(xiàn)會(huì)議中提出的問題沒有進(jìn)行整改，或整改后依舊出現(xiàn)時(shí)，店長(zhǎng)需根據(jù)制度執(zhí)行，然后組織該部門所有人員對(duì)問題進(jìn)行培訓(xùn)。
本文摘自《中國(guó)好餐飲雜志》
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