作為一名項(xiàng)目經(jīng)理，你是否曾經(jīng)或正面臨過(guò)這些麻煩：你一上班就開(kāi)始了解項(xiàng)目計(jì)劃的完成情況和工作進(jìn)展情況。在檢查和填補(bǔ)工作空白的同時(shí)，你必須面對(duì)各種報(bào)告和清單。僅僅找到各種材料和文件就需要很多時(shí)間。不僅如此，我們還需要出身面對(duì)各種會(huì)議。我們可以在工作中與客戶(hù)討論各種需求，并與甲方打交道。多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)運(yùn)行，不得不熬夜加班.既無(wú)聊又痛苦。
用哪個(gè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)管理項(xiàng)目簡(jiǎn)單？項(xiàng)目管理不好，會(huì)被各種項(xiàng)目管理“牽著鼻子走”只有掌握正確的方法和技巧，管理者才能在項(xiàng)目管理上少走彎路，如魚(yú)得水。筆者結(jié)合自己的職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)，梳理了項(xiàng)目管理所需的一些方法和能力，希望對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理有所幫助。
1.提高適應(yīng)性
改變項(xiàng)目是很常見(jiàn)的，所以靈活性和適應(yīng)性是項(xiàng)目經(jīng)理所需要的技能。特別是面對(duì)復(fù)雜的項(xiàng)目，如果缺乏靈活性和適應(yīng)性，項(xiàng)目很容易失控，甚至失去客戶(hù)。學(xué)會(huì)接受項(xiàng)目利益相關(guān)者.用戶(hù)和客戶(hù)的小變化是解決問(wèn)題的關(guān)鍵。
2.加強(qiáng)溝通與合作
項(xiàng)目涉及面廣，人多、工作瑣碎，要求項(xiàng)目經(jīng)理具備溝通合作能力。
項(xiàng)目的完成不僅要靠項(xiàng)目經(jīng)理的單打獨(dú)斗，還要求項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目組成員達(dá)成一致的目標(biāo)，協(xié)調(diào)各方利益，使項(xiàng)目組成員全身心投入到項(xiàng)目中，避免合作問(wèn)題阻礙項(xiàng)目進(jìn)行。
3.提高需求理解和分析能力
接手項(xiàng)目后，項(xiàng)目經(jīng)理需要分解目標(biāo)，優(yōu)先考慮需求，然后最好安排需求。因此，只有具備良好的理解和分析能力，項(xiàng)目經(jīng)理才能更好地處理產(chǎn)品.開(kāi)發(fā).測(cè)試之間有一座溝通與合作的橋梁。
4.找到合適的工具
項(xiàng)目管理工作復(fù)雜復(fù)雜。如果單純由項(xiàng)目經(jīng)理控制，很難在預(yù)期時(shí)間內(nèi)更好地完成相應(yīng)的工作。只有選擇合適的工具，才能有效控制項(xiàng)目計(jì)劃.管理項(xiàng)目成員.及時(shí)做出反應(yīng)，有序推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度。經(jīng)過(guò)多次探索和經(jīng)驗(yàn)，我發(fā)現(xiàn)了一種實(shí)用的項(xiàng)目管理系統(tǒng)—Zoho Projects，基本能滿(mǎn)足項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的管理需要。
4.1.快速分發(fā)項(xiàng)目，實(shí)時(shí)提醒日程
Zoho Projects支持創(chuàng)建多個(gè)可設(shè)定的時(shí)間、提醒、背景描述的事項(xiàng)作為自己創(chuàng)建待辦事項(xiàng)，還可以通過(guò)Zoho Projects協(xié)作人等為他人分發(fā)事項(xiàng)。
項(xiàng)目需要時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理可以直接向指定成員分配任務(wù)。當(dāng)成員接受時(shí)，事項(xiàng)將自動(dòng)進(jìn)入項(xiàng)目日歷，使整個(gè)團(tuán)隊(duì)通過(guò)項(xiàng)目日歷進(jìn)行事項(xiàng)合作和項(xiàng)目管理。
同時(shí)，項(xiàng)目進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展還是日?qǐng)?bào)，都可以通過(guò)應(yīng)用端通知及時(shí)收到，大大避免了遺漏任務(wù)。這樣，項(xiàng)目經(jīng)理就可以及時(shí)收到項(xiàng)目進(jìn)無(wú)需實(shí)時(shí)詢(xún)問(wèn)團(tuán)隊(duì)成員。
4.2.項(xiàng)目逐級(jí)分解，職責(zé)明確
在做好項(xiàng)目的過(guò)程中，有效拆解項(xiàng)目目標(biāo)，可以幫助項(xiàng)目更順利地推進(jìn)。
Zoho Projects支持三級(jí)拆解事項(xiàng)。項(xiàng)目經(jīng)理設(shè)定總目標(biāo)后，可以使用「子事項(xiàng)」功能，逐步分解復(fù)雜的目標(biāo)任務(wù)，每個(gè)任務(wù)都可以進(jìn)一步設(shè)置節(jié)點(diǎn)和截止日期。并根據(jù)各任務(wù)的需要分發(fā)給各部門(mén)負(fù)責(zé)人，然后分發(fā)給相應(yīng)的團(tuán)隊(duì)成員跟進(jìn).負(fù)責(zé)，快速組織專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。
項(xiàng)目圖表功能，項(xiàng)目經(jīng)理可以直觀地看到各個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)展，各級(jí)項(xiàng)目成員也可以快速了解全局，明確自己的定位和工作安排。
4.3.項(xiàng)目合作溝通，高效傳遞信息
項(xiàng)目中的大部分目標(biāo)不能單獨(dú)完成。在Zoho Projects上，無(wú)論是主要事項(xiàng)還是拆解后的子事項(xiàng)，都有單獨(dú)的IM（即時(shí)通訊）環(huán)境，項(xiàng)目成員無(wú)需通過(guò)其他軟件進(jìn)行群聊，即可在此進(jìn)行主動(dòng)進(jìn)度報(bào)告.思想交流等，有效促進(jìn)各項(xiàng)任務(wù)的發(fā)展。
在溝通過(guò)程中，重要信息可以直接劃分，有專(zhuān)區(qū)可以直接查看，保證信息的準(zhǔn)確傳達(dá)。同時(shí)，還有發(fā)起會(huì)議.創(chuàng)建待辦、公告等小工具，大大節(jié)省了溝通效率。
如今，市場(chǎng)正在發(fā)生變化。如果你想做好項(xiàng)目管理工作，僅僅依靠管理者自己的經(jīng)驗(yàn)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。試著適應(yīng)市場(chǎng)變化，協(xié)調(diào)項(xiàng)目事項(xiàng)工具的管理。找到適合你自己團(tuán)隊(duì)的方法和工具，讓項(xiàng)目更方便。
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