作為一名項目經(jīng)理，你是否曾經(jīng)或正面臨過這些麻煩：你一上班就開始了解項目計劃的完成情況和工作進(jìn)展情況。在檢查和填補(bǔ)工作空白的同時，你必須面對各種報告和清單。僅僅找到各種材料和文件就需要很多時間。不僅如此，我們還需要出身面對各種會議。我們可以在工作中與客戶討論各種需求，并與甲方打交道。多個項目同時運(yùn)行，不得不熬夜加班.既無聊又痛苦。
用哪個項目管理系統(tǒng)管理項目簡單？項目管理不好，會被各種項目管理“牽著鼻子走”只有掌握正確的方法和技巧，管理者才能在項目管理上少走彎路，如魚得水。筆者結(jié)合自己的職場經(jīng)驗，梳理了項目管理所需的一些方法和能力，希望對項目經(jīng)理有所幫助。
1.提高適應(yīng)性
改變項目是很常見的，所以靈活性和適應(yīng)性是項目經(jīng)理所需要的技能。特別是面對復(fù)雜的項目，如果缺乏靈活性和適應(yīng)性，項目很容易失控，甚至失去客戶。學(xué)會接受項目利益相關(guān)者.用戶和客戶的小變化是解決問題的關(guān)鍵。
2.加強(qiáng)溝通與合作
項目涉及面廣，人多、工作瑣碎，要求項目經(jīng)理具備溝通合作能力。
項目的完成不僅要靠項目經(jīng)理的單打獨(dú)斗，還要求項目經(jīng)理與項目組成員達(dá)成一致的目標(biāo)，協(xié)調(diào)各方利益，使項目組成員全身心投入到項目中，避免合作問題阻礙項目進(jìn)行。
3.提高需求理解和分析能力
接手項目后，項目經(jīng)理需要分解目標(biāo)，優(yōu)先考慮需求，然后最好安排需求。因此，只有具備良好的理解和分析能力，項目經(jīng)理才能更好地處理產(chǎn)品.開發(fā).測試之間有一座溝通與合作的橋梁。
4.找到合適的工具
項目管理工作復(fù)雜復(fù)雜。如果單純由項目經(jīng)理控制，很難在預(yù)期時間內(nèi)更好地完成相應(yīng)的工作。只有選擇合適的工具，才能有效控制項目計劃.管理項目成員.及時做出反應(yīng)，有序推進(jìn)項目進(jìn)度。經(jīng)過多次探索和經(jīng)驗，我發(fā)現(xiàn)了一種實用的項目管理系統(tǒng)—Zoho Projects，基本能滿足項目團(tuán)隊的管理需要。
4.1.快速分發(fā)項目，實時提醒日程
Zoho Projects支持創(chuàng)建多個可設(shè)定的時間、提醒、背景描述的事項作為自己創(chuàng)建待辦事項，還可以通過Zoho Projects協(xié)作人等為他人分發(fā)事項。
項目需要時，項目經(jīng)理可以直接向指定成員分配任務(wù)。當(dāng)成員接受時，事項將自動進(jìn)入項目日歷，使整個團(tuán)隊通過項目日歷進(jìn)行事項合作和項目管理。
同時，項目進(jìn)項目進(jìn)展還是日報，都可以通過應(yīng)用端通知及時收到，大大避免了遺漏任務(wù)。這樣，項目經(jīng)理就可以及時收到項目進(jìn)無需實時詢問團(tuán)隊成員。
4.2.項目逐級分解，職責(zé)明確
在做好項目的過程中，有效拆解項目目標(biāo)，可以幫助項目更順利地推進(jìn)。
Zoho Projects支持三級拆解事項。項目經(jīng)理設(shè)定總目標(biāo)后，可以使用「子事項」功能，逐步分解復(fù)雜的目標(biāo)任務(wù)，每個任務(wù)都可以進(jìn)一步設(shè)置節(jié)點(diǎn)和截止日期。并根據(jù)各任務(wù)的需要分發(fā)給各部門負(fù)責(zé)人，然后分發(fā)給相應(yīng)的團(tuán)隊成員跟進(jìn).負(fù)責(zé)，快速組織專門的項目團(tuán)隊。
項目圖表功能，項目經(jīng)理可以直觀地看到各個環(huán)節(jié)的進(jìn)展，各級項目成員也可以快速了解全局，明確自己的定位和工作安排。
4.3.項目合作溝通，高效傳遞信息
項目中的大部分目標(biāo)不能單獨(dú)完成。在Zoho Projects上，無論是主要事項還是拆解后的子事項，都有單獨(dú)的IM（即時通訊）環(huán)境，項目成員無需通過其他軟件進(jìn)行群聊，即可在此進(jìn)行主動進(jìn)度報告.思想交流等，有效促進(jìn)各項任務(wù)的發(fā)展。
在溝通過程中，重要信息可以直接劃分，有專區(qū)可以直接查看，保證信息的準(zhǔn)確傳達(dá)。同時，還有發(fā)起會議.創(chuàng)建待辦、公告等小工具，大大節(jié)省了溝通效率。
如今，市場正在發(fā)生變化。如果你想做好項目管理工作，僅僅依靠管理者自己的經(jīng)驗是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。試著適應(yīng)市場變化，協(xié)調(diào)項目事項工具的管理。找到適合你自己團(tuán)隊的方法和工具，讓項目更方便。
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