1 場景描述

在行政人員的日常工作中，常常需要處理大量的數(shù)據(jù)和信息，包括但不限于以下內(nèi)容：

● 文件管理：收集、整理、歸檔、備份等

● 日程安排：安排會議、制定計劃、安排出差等

● 郵件處理：收發(fā)郵件、篩選垃圾郵件、歸檔郵件等

● 統(tǒng)計分析：對各項數(shù)據(jù)進行匯總、統(tǒng)計、整理、分類等等

從這些工作內(nèi)容可以看出，行政人員的工作大部分都是重復性比較強的，需要對各項數(shù)據(jù)進行匯總、統(tǒng)計、整理及分類。同時這些數(shù)據(jù)也存在于不同的系統(tǒng)中，例如表單系統(tǒng)，OA系統(tǒng)，日歷系統(tǒng)等等，手動操作這些數(shù)據(jù)常常需要耗費大量的時間和精力。因此，如果想提升行政人員的工作效率，就需要實現(xiàn)對行政工作流程的自動化，而實現(xiàn)自動化離不開不同系統(tǒng)之間的集成對接。

如果要連接兩個或多個不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，往往需要系統(tǒng)開發(fā)，費用高，時間周期長，并且像行政人員常使用的釘釘、Excel表格、Outlook等這種比較靈活的系統(tǒng)，企業(yè)經(jīng)常會調(diào)整使用流程，系統(tǒng)字段，這會導致需要不斷地進行調(diào)整和開發(fā)。

此外，系統(tǒng)對接往往伴隨著高昂的研發(fā)成本，漫長的研發(fā)周期，不斷地調(diào)試與開發(fā)。即便完成了系統(tǒng)對接，但是企業(yè)的業(yè)務隨時可能會調(diào)整，使用的軟件系統(tǒng)可能會替換，此時又需要重新對接，費時費力。那么，到底該如何高效、低成本的解決這個問題呢？

2 解決方法

行政人員可以借助集簡云這款辦公自動化工具，實現(xiàn)日常辦公流程自動化，減少繁瑣的重復性工作，大大提高工作效率和工作質(zhì)量。只需在集簡云搭建一個數(shù)據(jù)流程，即可將上述流程實現(xiàn)自動化，幫助行政人員進一步提高工作效率和工作質(zhì)量，同時也可以為企業(yè)的數(shù)字化和智能化進程做出貢獻。

集簡云是一款超級軟件連接器，無需開發(fā)，無需代碼知識就可以輕松打通數(shù)百款軟件之間的數(shù)據(jù)連接，構(gòu)建自動化與智能化的業(yè)務流程。通過自動化業(yè)務流程，每月可節(jié)省數(shù)百甚至數(shù)萬小時的人工成本。

下面我們來看一下集簡云都能集成哪些系統(tǒng)運用于哪些場景？

模板1 定時發(fā)送生活指數(shù)到員工群【定時啟動任務 墨跡天氣 企業(yè)微信群機器人】

為提高企業(yè)對員工的關(guān)心和關(guān)注，行政人員每天需要查詢天氣狀況、搜索生活指數(shù)等信息發(fā)送到企業(yè)微信群，以便能夠更好地服務員工，為員工創(chuàng)造更加良好的工作氛圍和員工體驗。但人工手動查找這些信息通常耗費大量的時間和精力，降低工作效率和質(zhì)量。因此，企業(yè)需要尋找一種高效的工具或方式來自動化這些日常工作。

現(xiàn)在通過集簡云，即可實現(xiàn)每天早上8點定時查詢城市生活指數(shù)，獲取過敏指數(shù)、交通指數(shù)、運動指數(shù)等信息，自動將信息發(fā)送到企業(yè)微信中，方便員工做好出行準備。

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模板2 自動創(chuàng)建會議提醒【明道云 日期時間格式變更 Outlook】

公司使用明道云管理任務計劃，每次創(chuàng)建者新增任務后，需要通知參會人員和行政部門，便于行政人員安排會議室及通知相關(guān)參會人員。但行政人員事情過多，難免會因疏忽遺漏部分人員，從而導致大家信息不同步，影響會議順利進行。

現(xiàn)在通過集簡云，即可實現(xiàn)明道云表單新增協(xié)作任務后，自動將信息同步到相關(guān)人員的Outlook創(chuàng)建待辦提醒。這樣，大家就能及時知曉任務計劃并處理，便于更好地實現(xiàn)任務協(xié)同和項目管理。

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模板3 自動發(fā)送會議通知【Outlook 日期時間格式變更 企業(yè)微信群機器人】

行政人員使用Outlook作為個人郵件和日歷創(chuàng)建待辦事項，同時還需在企微群里發(fā)送消息提醒相關(guān)部門人員提前做好準備工作，按時參加會議。但由于行政人員工作量過大，很容易忘記這些任務，一旦忘記也會影響到其他部門的工作計劃安排，不利于部門之間的有效協(xié)同。

現(xiàn)在通過集簡云，即可實現(xiàn)Outlook上創(chuàng)建的待辦事項自動發(fā)送企微相關(guān)部門群，省時省力，且確保大家有序地安排工作及執(zhí)行。

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模板4 待辦事項自動整理【Outlook Notion】

許多行政人員在日常工作中使用Outlook來記錄項目事件，同時也需要將這些事件同步至Notion創(chuàng)建統(tǒng)一的信息集合，以達到個人項目管理實現(xiàn)all in one的效果。但人工手動同步這些信息是一個繁瑣費時的過程，需要來回切換不同的軟件，不斷地復制和粘貼數(shù)據(jù)，浪費寶貴的時間和精力。

現(xiàn)在通過集簡云，即可實現(xiàn)每當Outlook有新事件產(chǎn)生時，自動將數(shù)據(jù)同步至Notion記錄存儲，省時省力，且真正做到個人項目管理實現(xiàn)all in one。

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模板5 人員變動信息實時同步到表單【釘釘(第三方應用) Excel 365】

企業(yè)除了使用釘釘進行OA辦公，還會使用Excel365來統(tǒng)計和管理組織及業(yè)務數(shù)據(jù)，每當釘釘有員工部門信息發(fā)生變更時，還需行政人員同步到Excel 365表單更新數(shù)據(jù)，便于安排會議室預定，物品領(lǐng)用，物品維修，用車等相關(guān)事宜。但人工手動一一核對、登記，比較費時費力，且時效性不強，表單信息總是與實際情況存在一些偏差。

現(xiàn)在通過集簡云，無論釘釘上的企業(yè)人員是入職、轉(zhuǎn)崗還是離職等，都會將變動信息自動同步到Excel 365，無需行政人員再一一手動進行同步，省時省力。

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模板6 郵件群發(fā)自動化【郵件觸發(fā) 飛書(自建應用)】

行政人員每周需要進行郵件群發(fā)，向公司全體員工發(fā)送公司的最新動態(tài)和新聞。但行政人員常需要花費大量時間和精力來完成郵件的一一推送，不僅費時費力，且容易出現(xiàn)遺漏和重復發(fā)送的問題，降低管理效率和工作質(zhì)量。

現(xiàn)在通過集簡云，即可實現(xiàn)每當接收到郵件時，自動給多名企業(yè)成員，或者多個部門發(fā)送郵件內(nèi)容的消息通知，方便企業(yè)內(nèi)員工及時查看。無需再單獨一一轉(zhuǎn)發(fā)，讓消息可以實時同步，不會存在信息差，大大減少溝通成本。

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模板7 自動創(chuàng)建待辦【Notion 滴答清單】

許多行政人員習慣使用Notion做個人項目管理，但同時還要從中選出“每日待辦事項”同步到滴答清單，安排當天需要完成的任務，盡量做到今日事今日畢。但這個過程需要行政人員在兩個軟件之間來回切換，篩選任務，頻繁地復制粘貼，耗費一定的時間和精力。

現(xiàn)在通過集簡云，即可實現(xiàn)Notion中的項目數(shù)據(jù)自動同步到滴答清單創(chuàng)建待辦。

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模板8 定時發(fā)送心靈雞湯到員工群【RSS訂閱 企業(yè)微信群機器人】

行政人員每天需要給全體員工群發(fā)送激勵性的心靈雞湯，以提高員工的士氣和激發(fā)大家的工作熱情。但手動查找合適心靈雞湯內(nèi)容常常需要耗費大量的時間和精力，這樣就占用行政人員寶貴的工作時間并降低工作效率，逐漸就會加變成一種負擔。

現(xiàn)在通過集簡云，即可實現(xiàn)RSS訂閱有內(nèi)容更新時，自動發(fā)送企業(yè)微信群機器人消息通知。這樣，行政人員不僅能夠更加高效地完成工作，也能夠讓員工感受到企業(yè)的關(guān)懷和關(guān)注，增強企業(yè)的凝聚力。

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模板9 子表單數(shù)據(jù)自動匯總到總表單【飛書多維表格 飛書多維表格】

在公司日常工作中，各個部門使用飛書多維表格記錄簽訂合同、文件審核、歸檔等事務，常需要行政人員輔助處理，將這些子表單的數(shù)據(jù)匯總到一個總表單中。但每個部門對應的事務較為復雜，子表單數(shù)量多，行政人員常需要花費大量時間去完成這項任務，同步過程還易出錯，一旦出錯，需再次重新核對，增加不必要的工作量。因此，企業(yè)常常在想這一套流程是否可以實現(xiàn)自動化？

現(xiàn)在通過集簡云，即可實現(xiàn)各部門的飛書多為表格有新增數(shù)據(jù)時，可以自動同步到飛書多維表格總表單進行匯總，無需行政人員再一一手動同步，且確保數(shù)據(jù)的完整性。

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模板10 定時提醒員工打卡【定時啟動 企業(yè)微信群機器人】

企業(yè)工作人員都有忘記打卡的煩惱，來回補卡會給行政人員和管理人員造成困擾，同時也增加了企業(yè)的管理成本。每當行政人員統(tǒng)計人員信息及打卡數(shù)據(jù)時，常需要一一提醒相關(guān)人員進行補卡，面對上百人規(guī)模的公司，這通常是一項龐大的工作任務，如有遺漏忘記告訴相關(guān)人員，將會引起不必要的麻煩。

現(xiàn)在通過集簡云，即可實現(xiàn)每天企業(yè)微信機器人定時發(fā)送消息提醒員工上、下班打卡，以及日報、周報、月報打卡等。這樣，企業(yè)就能夠減少管理成本，提高管理效率，讓管理工作更加規(guī)范化和智能化。

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4 更多場景

● 釘釘 維格表：釘釘審批通過后，自動匯總審批記錄到維格表中，無需行政人員手動導入導出，省時省力，確保信息的完整性。

● 草料二維碼 伙伴云：每當員工掃碼提交電子設(shè)備報修工單時，可以自動將報修數(shù)據(jù)同步至伙伴云匯總，行政人員直接登錄伙伴查看即可。

● 魔點釘釘 Excel 365：每當有訪客簽到或簽退時，自動同步數(shù)據(jù)到Excel 365進行匯總，無需人工在一一手動同步，大大提高效率。