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集簡云幫助行政人員輕松實現工作流程自動化

1 場景描述

在行政人員的日常工作中,常常需要處理大量的數據和信息,包括但不限于以下內容:

文件管理:收集、整理、歸檔、備份等

日程安排:安排會議、制定計劃、安排出差等

郵件處理:收發(fā)郵件、篩選垃圾郵件、歸檔郵件等

統計分析:對各項數據進行匯總、統計、整理、分類等等

從這些工作內容可以看出,行政人員的工作大部分都是重復性比較強的,需要對各項數據進行匯總、統計、整理及分類。同時這些數據也存在于不同的系統中,例如表單系統,OA系統,日歷系統等等,手動操作這些數據常常需要耗費大量的時間和精力。因此,如果想提升行政人員的工作效率,就需要實現對行政工作流程的自動化,而實現自動化離不開不同系統之間的集成對接。

如果要連接兩個或多個不同系統的數據,往往需要系統開發(fā),費用高,時間周期長,并且像行政人員常使用的釘釘、Excel表格、Outlook等這種比較靈活的系統,企業(yè)經常會調整使用流程,系統字段,這會導致需要不斷地進行調整和開發(fā)。

此外,系統對接往往伴隨著高昂的研發(fā)成本,漫長的研發(fā)周期,不斷地調試與開發(fā)。即便完成了系統對接,但是企業(yè)的業(yè)務隨時可能會調整,使用的軟件系統可能會替換,此時又需要重新對接,費時費力。那么,到底該如何高效、低成本的解決這個問題呢?

2 解決方法

行政人員可以借助集簡云這款辦公自動化工具,實現日常辦公流程自動化,減少繁瑣的重復性工作,大大提高工作效率和工作質量。只需在集簡云搭建一個數據流程,即可將上述流程實現自動化,幫助行政人員進一步提高工作效率和工作質量,同時也可以為企業(yè)的數字化和智能化進程做出貢獻。

集簡云是一款超級軟件連接器,無需開發(fā),無需代碼知識就可以輕松打通數百款軟件之間的數據連接,構建自動化與智能化的業(yè)務流程。通過自動化業(yè)務流程,每月可節(jié)省數百甚至數萬小時的人工成本。

集簡云幫助行政人員輕松實現工作流程自動化

下面我們來看一下集簡云都能集成哪些系統運用于哪些場景?

模板1 定時發(fā)送生活指數到員工群【定時啟動任務 墨跡天氣 企業(yè)微信群機器人】

為提高企業(yè)對員工的關心和關注,行政人員每天需要查詢天氣狀況、搜索生活指數等信息發(fā)送到企業(yè)微信群,以便能夠更好地服務員工,為員工創(chuàng)造更加良好的工作氛圍和員工體驗。但人工手動查找這些信息通常耗費大量的時間和精力,降低工作效率和質量。因此,企業(yè)需要尋找一種高效的工具或方式來自動化這些日常工作。

現在通過集簡云,即可實現每天早上8點定時查詢城市生活指數,獲取過敏指數、交通指數、運動指數等信息,自動將信息發(fā)送到企業(yè)微信中,方便員工做好出行準備。

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模板2 自動創(chuàng)建會議提醒【明道云 日期時間格式變更 Outlook】

公司使用明道云管理任務計劃,每次創(chuàng)建者新增任務后,需要通知參會人員和行政部門,便于行政人員安排會議室及通知相關參會人員。但行政人員事情過多,難免會因疏忽遺漏部分人員,從而導致大家信息不同步,影響會議順利進行。

現在通過集簡云,即可實現明道云表單新增協作任務后,自動將信息同步到相關人員的Outlook創(chuàng)建待辦提醒。這樣,大家就能及時知曉任務計劃并處理,便于更好地實現任務協同和項目管理。

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模板3 自動發(fā)送會議通知【Outlook 日期時間格式變更 企業(yè)微信群機器人】

行政人員使用Outlook作為個人郵件和日歷創(chuàng)建待辦事項,同時還需在企微群里發(fā)送消息提醒相關部門人員提前做好準備工作,按時參加會議。但由于行政人員工作量過大,很容易忘記這些任務,一旦忘記也會影響到其他部門的工作計劃安排,不利于部門之間的有效協同。

現在通過集簡云,即可實現Outlook上創(chuàng)建的待辦事項自動發(fā)送企微相關部門群,省時省力,且確保大家有序地安排工作及執(zhí)行。

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模板4 待辦事項自動整理【Outlook Notion】

許多行政人員在日常工作中使用Outlook來記錄項目事件,同時也需要將這些事件同步至Notion創(chuàng)建統一的信息集合,以達到個人項目管理實現all in one的效果。但人工手動同步這些信息是一個繁瑣費時的過程,需要來回切換不同的軟件,不斷地復制和粘貼數據,浪費寶貴的時間和精力。

現在通過集簡云,即可實現每當Outlook有新事件產生時,自動將數據同步至Notion記錄存儲,省時省力,且真正做到個人項目管理實現all in one。

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模板5 人員變動信息實時同步到表單【釘釘(第三方應用) Excel 365】

企業(yè)除了使用釘釘進行OA辦公,還會使用Excel365來統計和管理組織及業(yè)務數據,每當釘釘有員工部門信息發(fā)生變更時,還需行政人員同步到Excel 365表單更新數據,便于安排會議室預定,物品領用,物品維修,用車等相關事宜。但人工手動一一核對、登記,比較費時費力,且時效性不強,表單信息總是與實際情況存在一些偏差。

現在通過集簡云,無論釘釘上的企業(yè)人員是入職、轉崗還是離職等,都會將變動信息自動同步到Excel 365,無需行政人員再一一手動進行同步,省時省力。

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模板6 郵件群發(fā)自動化【郵件觸發(fā) 飛書(自建應用)】

行政人員每周需要進行郵件群發(fā),向公司全體員工發(fā)送公司的最新動態(tài)和新聞。但行政人員常需要花費大量時間和精力來完成郵件的一一推送,不僅費時費力,且容易出現遺漏和重復發(fā)送的問題,降低管理效率和工作質量。

現在通過集簡云,即可實現每當接收到郵件時,自動給多名企業(yè)成員,或者多個部門發(fā)送郵件內容的消息通知,方便企業(yè)內員工及時查看。無需再單獨一一轉發(fā),讓消息可以實時同步,不會存在信息差,大大減少溝通成本。

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模板7 自動創(chuàng)建待辦【Notion 滴答清單】

許多行政人員習慣使用Notion做個人項目管理,但同時還要從中選出“每日待辦事項”同步到滴答清單,安排當天需要完成的任務,盡量做到今日事今日畢。但這個過程需要行政人員在兩個軟件之間來回切換,篩選任務,頻繁地復制粘貼,耗費一定的時間和精力。

現在通過集簡云,即可實現Notion中的項目數據自動同步到滴答清單創(chuàng)建待辦。

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模板8 定時發(fā)送心靈雞湯到員工群【RSS訂閱 企業(yè)微信群機器人】

行政人員每天需要給全體員工群發(fā)送激勵性的心靈雞湯,以提高員工的士氣和激發(fā)大家的工作熱情。但手動查找合適心靈雞湯內容常常需要耗費大量的時間和精力,這樣就占用行政人員寶貴的工作時間并降低工作效率,逐漸就會加變成一種負擔。

現在通過集簡云,即可實現RSS訂閱有內容更新時,自動發(fā)送企業(yè)微信群機器人消息通知。這樣,行政人員不僅能夠更加高效地完成工作,也能夠讓員工感受到企業(yè)的關懷和關注,增強企業(yè)的凝聚力。

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模板9 子表單數據自動匯總到總表單【飛書多維表格 飛書多維表格】

在公司日常工作中,各個部門使用飛書多維表格記錄簽訂合同、文件審核、歸檔等事務,常需要行政人員輔助處理,將這些子表單的數據匯總到一個總表單中。但每個部門對應的事務較為復雜,子表單數量多,行政人員常需要花費大量時間去完成這項任務,同步過程還易出錯,一旦出錯,需再次重新核對,增加不必要的工作量。因此,企業(yè)常常在想這一套流程是否可以實現自動化?

現在通過集簡云,即可實現各部門的飛書多為表格有新增數據時,可以自動同步到飛書多維表格總表單進行匯總,無需行政人員再一一手動同步,且確保數據的完整性。

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模板10 定時提醒員工打卡【定時啟動 企業(yè)微信群機器人】

企業(yè)工作人員都有忘記打卡的煩惱,來回補卡會給行政人員和管理人員造成困擾,同時也增加了企業(yè)的管理成本。每當行政人員統計人員信息及打卡數據時,常需要一一提醒相關人員進行補卡,面對上百人規(guī)模的公司,這通常是一項龐大的工作任務,如有遺漏忘記告訴相關人員,將會引起不必要的麻煩。

現在通過集簡云,即可實現每天企業(yè)微信機器人定時發(fā)送消息提醒員工上、下班打卡,以及日報、周報、月報打卡等。這樣,企業(yè)就能夠減少管理成本,提高管理效率,讓管理工作更加規(guī)范化和智能化。

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4 更多場景

釘釘 維格表:釘釘審批通過后,自動匯總審批記錄到維格表中,無需行政人員手動導入導出,省時省力,確保信息的完整性。

草料二維碼 伙伴云:每當員工掃碼提交電子設備報修工單時,可以自動將報修數據同步至伙伴云匯總,行政人員直接登錄伙伴查看即可。

魔點釘釘 Excel 365:每當有訪客簽到或簽退時,自動同步數據到Excel 365進行匯總,無需人工在一一手動同步,大大提高效率。

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