一提到開(kāi)會(huì)，相信很多人都會(huì)感到頭疼，因?yàn)楣ぷ鞫鄤t1/3到一半以上時(shí)間都被各種會(huì)議所占據(jù)。如月會(huì)周會(huì)日會(huì)、項(xiàng)目會(huì)、復(fù)盤(pán)會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、跨部門(mén)會(huì)議、行業(yè)交流會(huì)等等…有些人的會(huì)議量堪稱文山會(huì)海。而這些會(huì)議有的與與會(huì)者相關(guān)，需要進(jìn)行進(jìn)度同步、信息溝通和確認(rèn)，以及協(xié)作事項(xiàng)等；有的會(huì)議內(nèi)容與與會(huì)者可能沒(méi)啥關(guān)系，會(huì)議內(nèi)容基本忽略。不管屬于哪種情況，都會(huì)被拉到會(huì)議日程中去，大多數(shù)時(shí)候不去還不行，結(jié)果導(dǎo)致自己的工作計(jì)劃和規(guī)劃被耽誤和推遲，個(gè)人感覺(jué)很心累，因?yàn)榇罅繒r(shí)間花在了沒(méi)有什么實(shí)質(zhì)性價(jià)值的會(huì)議中。
為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況呢？原因是現(xiàn)在很多企業(yè)的管理者都熱衷開(kāi)會(huì)，把開(kāi)會(huì)當(dāng)作是一種彰顯作為管理手段和顯示作為管理者身份的重要手段，導(dǎo)致會(huì)議形式上的重要性越來(lái)越大于會(huì)議召開(kāi)目的本身價(jià)值。
如何讓會(huì)議召開(kāi)變得高效和有質(zhì)量？我們看看管理高手都在使用的【會(huì)議123法則】是如何做的？
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一、關(guān)于會(huì)議的三個(gè)邏輯公式
① 開(kāi)會(huì)＋不落實(shí)=零
② 布置工作＋不檢查=零
③ 抓住不落實(shí)的事 追究不落實(shí)的人=落實(shí)
二、會(huì)議召開(kāi)的六個(gè)步驟
① 會(huì)前準(zhǔn)備材料
④ 梳理會(huì)議議程
② 明確會(huì)議主題
⑤ 落實(shí)會(huì)議結(jié)果
③ 設(shè)置會(huì)議紀(jì)律
⑥ 確保監(jiān)督檢查
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?三、會(huì)議召開(kāi)的九條規(guī)則
① 凡是會(huì)議，必有準(zhǔn)備：不開(kāi)沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議，大部分會(huì)議內(nèi)容不聚焦和擴(kuò)散失焦的原因，就在于缺乏會(huì)前準(zhǔn)備;
② 凡是會(huì)議，必有主題：開(kāi)會(huì)必有明確的會(huì)議目的，沒(méi)有目標(biāo)的會(huì)議通常沒(méi)有主線和焦點(diǎn)；
③ 凡是會(huì)議，必有規(guī)則：會(huì)議前先宣布會(huì)議規(guī)則，設(shè)置紀(jì)律委員，監(jiān)督規(guī)則的執(zhí)行情況;
④ 凡是會(huì)議，會(huì)前必有議程：會(huì)議之前，要提前溝通或發(fā)布明確、清楚的會(huì)議議程，確保流程通暢；
⑤ 凡是會(huì)議，必有結(jié)果：開(kāi)會(huì)的目的就是解決問(wèn)題，所以會(huì)議要形成有效決議;
⑥ 凡是會(huì)議，必有訓(xùn)練：對(duì)“如何開(kāi)會(huì)”進(jìn)行專門(mén)培訓(xùn)，讓與會(huì)者與會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議召開(kāi)的本質(zhì)理解上同頻;
⑦ 凡是會(huì)議，必要守時(shí)：準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、按時(shí)結(jié)束;
⑧ 凡是會(huì)議，必有記錄：一定要有一個(gè)準(zhǔn)確完整的會(huì)議記錄;
⑨ 凡是散會(huì)，必有事后追蹤：決議事項(xiàng)要有責(zé)任人和完成期限，更要有追蹤和檢查。
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