第十九條 檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔 案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全；釆用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)建立健全檔 案安全工作機(jī)制，加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理，提高檔案安全應(yīng)急處置能力。
【釋義】本條是關(guān)于檔案館、檔*案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立管理制度、配置設(shè) 施設(shè)備、采用先進(jìn)技術(shù)、建立健全檔案安全工作機(jī)制的規(guī)定。
一、建立科學(xué)的檔案管理制度
關(guān)于建立科學(xué)的檔案管理制度。檔案管理制度，是指檔案收集、整 理、保護(hù)、利用等方面的制度。建立科學(xué)的檔案管理制度是檔案館以及 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)管理檔案的基本要求， 其目的是規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案。各級(jí)各類檔 案館要按照職責(zé)修訂和完善檔案收集、整理、保管、利用等制度，檔案 機(jī)構(gòu)要根據(jù)情況不斷完善本單位的檔案管理辦法，建立健全文件、記錄 和數(shù)據(jù)的接收、整理、歸檔和檔案保管、利用、移交、解密、鑒定銷毀等制度，形成完善的檔案制度管理體系，并根據(jù)實(shí)踐要求和形勢(shì)發(fā)展需 要，不斷加以完善。
關(guān)于配置適宜設(shè)施設(shè)備。科學(xué)管理制度還要配套完善的硬件設(shè)施設(shè)備。《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》提出，檔案庫房要配備防 火、防盜、防潮、防水、防日光及紫外線、防塵、防污染、防有害生物 等設(shè)施設(shè)備，安裝監(jiān)控和門禁設(shè)施，并保障各種設(shè)施設(shè)備完好及正常運(yùn) 行，避免出現(xiàn)設(shè)施設(shè)備配備不全，或者設(shè)施設(shè)備不運(yùn)行或者間斷運(yùn)行的 情況，影響檔案安全。
《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》規(guī)定，機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照檔案 信息化要求，建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子 文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備 應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測、消防報(bào)警、安全防范、視頻監(jiān)控等系 統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案 管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)符合信息化建設(shè)的要求?？h級(jí)或形成檔案數(shù)量較 少的機(jī)關(guān)按照有關(guān)條件配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的，應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、消 防、安防和信息化工作的基本需求。
關(guān)于先進(jìn)技術(shù)。釆用先進(jìn)技術(shù)能夠有效提升檔案管理能力，最終逐 步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。本法規(guī)定，提高檔案信息化建設(shè)水平；國家 鼓勵(lì)和支持檔案科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新，促進(jìn)科技成果在檔案收集、整理、 保護(hù)、利用等方面的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，推動(dòng)檔案科技進(jìn)步；機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企 業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。
《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出，到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以 信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化?！稊?shù)字檔案館建設(shè)指南》規(guī)定，應(yīng)用 先進(jìn)技術(shù)和相關(guān)管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可 用，減少數(shù)字檔案對(duì)軟硬件的依賴性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所 具有的原始性、憑證性和長期可讀性；軟件開發(fā)公司應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段 對(duì)“收集、管理、保存、利用”各功能模塊或子系統(tǒng)進(jìn)行專業(yè)深度擴(kuò) 展、創(chuàng)新開發(fā)；具備條件的檔案館采用云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)為各立檔單位 提供軟件服務(wù)和存儲(chǔ)服務(wù)。
關(guān)于建立健全檔案安全工作機(jī)制。檔案安全工作是檔案工作的底線， 直接關(guān)系到檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和檔案作用的有效發(fā)揮。一些部門和 單位檔案安全意識(shí)不強(qiáng)，主體責(zé)任不落實(shí)，監(jiān)管責(zé)任不到位，仍然存在 檔案信息損毀、失泄密等檔案安全隱患。因此，有必要建立健全檔案安 全工作機(jī)制，加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理，提高檔案安全應(yīng)急處置能力，形 成“人防”“物防” “技防”三位一體的檔案安全工作格局?！蛾P(guān)于進(jìn)一 步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》提出，全面建成“黨委政府領(lǐng)導(dǎo)、檔案部 門依法監(jiān)管、各部門各單位全面負(fù)責(zé)”的檔案安全工作機(jī)制，各部門各 單位建立起檔案安全責(zé)任清晰明確、檔案安全風(fēng)險(xiǎn)治理切實(shí)有效、檔案 安全預(yù)防控制完備可靠、檔案安全保障健全有力的檔案安全體系。
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