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面對需求頻繁,優(yōu)秀項目經(jīng)理這樣干……(成功的項目經(jīng)理,每天每月都在)

圈子作為項目經(jīng)理,領(lǐng)導經(jīng)常性叮囑“一定要尊重客戶,盡量滿足客戶需求”,一開始項目比較順利,也按照原計劃軌道正常進行,客戶相當滿意,但到了后期,客戶開始了頻繁的需求變更,給項目團隊增加了不少額外工作。

甚至最后直接跳過圈子找到團隊其他成員下達需求,導致信息不對稱,引起很多問題產(chǎn)生,最后項目成敗。

領(lǐng)導不滿意,認為圈子不堅守自己的原則,項目失敗了圈子有80%的責任。

項目組成員不滿意,覺得圈子沒有做好項目管理,導致客戶頻繁下達需求,大家都不清楚項目目標到底是什么了。

客戶也不滿意,雖然下了需求,但是客戶不承認都是自己下達的,認為需求對接時和圈子溝通過,這也是圈子的問題。

最后,鍋——身為項目經(jīng)理的圈子背了,但不僅項目失敗,更失去了領(lǐng)導及項目成員信任,所以圈子到底該怎么做呢?

01

項目應該以需求為核心嗎?

一個項目是否能夠成功,對需求的準確把握在成功因素中要占上60%的比例。如果需求出現(xiàn)偏差很容易導致項目失敗,項目開發(fā)過程中能夠與客戶建立有效快速的溝通,是項目成功的關(guān)鍵,所以我們要對客戶的感知做乘法。

在項目中,我們通常會發(fā)現(xiàn),及時確定了節(jié)點交付,確定了溝通時間,客戶還是會和我們提出他的“想法”,所以我們要明確來分辨什么是“想法”以及什么是“需求”。

面對需求頻繁,優(yōu)秀項目經(jīng)理這樣干……(成功的項目經(jīng)理,每天每月都在)

提出想法的客戶,對整個項目的進度是比較在意的,他們愿意參加到這個項目跟進中,那作為項目經(jīng)理就需要多提高這類客戶的參與度,增加與客戶的“互動環(huán)節(jié)”。

比如積極的和客戶交流、互動,讓他們明顯感知你所帶領(lǐng)的團隊是在努力的完成任務,并能在關(guān)鍵時刻給予充分的支持,在這個過程中判斷如果是客戶的“想法”居多,則穩(wěn)定住客戶,通過專業(yè)性和充分溝通來維持原有項目計劃不變。

如果是明確“需求”,那么則需要做到以下幾項:

01

首先需求必須獲得客戶的確認,通過需求調(diào)研與分析后獲得的用戶需求說明書,以及項目中的需求變更都必須得到客戶的簽字確認。確認的內(nèi)容包括項目的目標、范圍以及項目需求功能點。

02

注意維護需求調(diào)研記錄以及需求跟蹤表。由于需求調(diào)研人不夠?qū)I(yè),而項目經(jīng)理以及需求分析負責人對這一過程還欠缺足夠的重視,同時沒有好的工具或流程來監(jiān)控這一過程,使得需求調(diào)研記錄沒有發(fā)揮更大的作用。

03

需求跟蹤也非常重要,畢竟,任何項目的需求都不是固定不變的,需求隨時會發(fā)生變更。

02

如何有效的處理需求變更問題?

1、合同約束。

需求變更給項目帶來的影響有目共睹,在與客戶簽訂合同時,可以增加一些相關(guān)條款,如:限定客戶提出需求變更的時間,規(guī)定何種情況的變更可以接受、拒絕或部分接受,還可以規(guī)定發(fā)生需求變更時必須執(zhí)行變更管理流程。不能忽視合同的約束力。

2、建立變更審批流程。

項目中,人們往往不愿意為小的需求變更去執(zhí)行正規(guī)的需求管理過程,認為降低效率,浪費時間。正是這種觀念才使需求變更變得不可控,最終導致項目的失敗。因此,小的需求變更也要經(jīng)過正規(guī)的需求管理流程,否則會積少成多,積重難返。

明確需求變更審批環(huán)節(jié)、審批人員、審批事項、審批流程。凡未履行審批程序的變更,一律是無效變更不予受理。

3、分級管理變更。

項目中“客戶永遠是對的”和“客戶是上帝”并不完全正確,因為客戶所要求的可能并不能實現(xiàn),而且任何新需求的變更和增加除了影響項目的正常進行以外,還影響到客戶的成本投入收益。

當客戶堅持變更新需求時,可以建議客戶將新需求按重要和緊迫程度劃分檔次,作為需求變更評估的一項依據(jù)。向客戶正式提交一份需求變更計劃,注明變更引起的時間、成本、工期代價和增加工作量等。

4、安排專職人員負責變更管理。

如果沒有專職人員,項目中其他人員可能因為工作原因不能隨時與客戶溝通。因此,需要安排一名專職的需求變更人員,負責與客戶及時交流,跟蹤和匯報需求變更完成進度和情況。

同時,可以成立項目變更控制小組,負責裁定接受哪些變更,小組由項目所涉及的多方人員共同組成,應該包括客戶方和開發(fā)方的決策人員在內(nèi)。

5、告訴客戶變更的代價。

要讓客戶認識到變更都是有代價的,例如:進度延遲、費用增加、效率下降等問題,也可以從項目現(xiàn)階段的情況出發(fā),和客戶分析新增需求帶來的影響,比如:

1) 本次的交付時間節(jié)點非常緊張‘

2) 之前需求已經(jīng)確認,整體的框架搭建完成,如果需求變更意味著要重新走一遍。

3) 需求反復將無法保證項目的時間,同事效率下降很明顯。

4) 目前這個項目版本可以滿足使用和約定的亮點體現(xiàn),如果追求xx更多,無法交付的風險成本提高,萬一真的發(fā)生對我們雙方都不利。

在需求管理中,盡可能的判斷客戶的需求是否合理,如果不合理盡可能去通過溝通的方式給客戶需求去做一些減法,而想要做好減法,首先做好的就是根本原因分析,掌握客戶新增需求的真實目的,然后識別項目風險,研究對策,對癥下藥。

03

面對需求產(chǎn)生的問題,團隊信任很重要

因為需求遇到問題是不可避免的,這些問題不僅來自于外部,也可以來自于內(nèi)部。比如案例中項目經(jīng)理圈子的團隊,會發(fā)生客戶直接找團隊其他項目成員溝通的問題,這樣不僅是信息不對稱的問題,更多是“團隊信任和協(xié)作”問題沒有培養(yǎng)好。

面對需求頻繁,優(yōu)秀項目經(jīng)理這樣干……(成功的項目經(jīng)理,每天每月都在)

團隊組建簡單,團隊建設(shè)難。團隊的建設(shè)不是靠簡單激勵就能完成的,需要項目經(jīng)理了解團隊所長,規(guī)避團隊所短,要對項目成員“全員摸底”,了解清楚每個成員目前在項目中存在的優(yōu)勢和問題,同時也需要做到自我反思,可以讓團隊來指正自身不足,比如匿名問卷調(diào)查(一般可以向公司HR申請協(xié)助完成),當然這個前提是真正的匿名。

而當發(fā)現(xiàn)團隊存在問題時,有成員形成木桶短板時,項目經(jīng)理有義務去協(xié)調(diào)資源幫助其成長,這樣也會讓團隊更加有凝聚力。

在整個項目中,信任是第一位,當把信任的基石打好了,就算項目遇到需求問題,項目成員也會知道項目經(jīng)理帶領(lǐng)他們完成,而不會變成一盤散沙。

04

說在最后

在實際工作中,不同公司、不同項目、都會有不同版本的需求管理流程,項目經(jīng)理因地制宜適時而變,在既定的環(huán)境下制定符合自己項目的需求變更流程,靈活運用,才能更好的管理需求,更好的實現(xiàn)項目目標。

-THE END-

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