圈子作為項(xiàng)目經(jīng)理，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常性叮囑“一定要尊重客戶，盡量滿足客戶需求”，一開(kāi)始項(xiàng)目比較順利，也按照原計(jì)劃軌道正常進(jìn)行，客戶相當(dāng)滿意，但到了后期，客戶開(kāi)始了頻繁的需求變更，給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)增加了不少額外工作。
甚至最后直接跳過(guò)圈子找到團(tuán)隊(duì)其他成員下達(dá)需求，導(dǎo)致信息不對(duì)稱，引起很多問(wèn)題產(chǎn)生，最后項(xiàng)目成敗。
領(lǐng)導(dǎo)不滿意，認(rèn)為圈子不堅(jiān)守自己的原則，項(xiàng)目失敗了圈子有80%的責(zé)任。
項(xiàng)目組成員不滿意，覺(jué)得圈子沒(méi)有做好項(xiàng)目管理，導(dǎo)致客戶頻繁下達(dá)需求，大家都不清楚項(xiàng)目目標(biāo)到底是什么了。
客戶也不滿意，雖然下了需求，但是客戶不承認(rèn)都是自己下達(dá)的，認(rèn)為需求對(duì)接時(shí)和圈子溝通過(guò)，這也是圈子的問(wèn)題。
最后，鍋——身為項(xiàng)目經(jīng)理的圈子背了，但不僅項(xiàng)目失敗，更失去了領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目成員信任，所以圈子到底該怎么做呢？
01
項(xiàng)目應(yīng)該以需求為核心嗎？
一個(gè)項(xiàng)目是否能夠成功，對(duì)需求的準(zhǔn)確把握在成功因素中要占上60%的比例。如果需求出現(xiàn)偏差很容易導(dǎo)致項(xiàng)目失敗，項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中能夠與客戶建立有效快速的溝通，是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵，所以我們要對(duì)客戶的感知做乘法。
在項(xiàng)目中，我們通常會(huì)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)確定了節(jié)點(diǎn)交付，確定了溝通時(shí)間，客戶還是會(huì)和我們提出他的“想法”，所以我們要明確來(lái)分辨什么是“想法”以及什么是“需求”。
提出想法的客戶，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度是比較在意的，他們?cè)敢鈪⒓拥竭@個(gè)項(xiàng)目跟進(jìn)中，那作為項(xiàng)目經(jīng)理就需要多提高這類客戶的參與度，增加與客戶的“互動(dòng)環(huán)節(jié)”。
比如積極的和客戶交流、互動(dòng)，讓他們明顯感知你所帶領(lǐng)的團(tuán)隊(duì)是在努力的完成任務(wù)，并能在關(guān)鍵時(shí)刻給予充分的支持，在這個(gè)過(guò)程中判斷如果是客戶的“想法”居多，則穩(wěn)定住客戶，通過(guò)專業(yè)性和充分溝通來(lái)維持原有項(xiàng)目計(jì)劃不變。
如果是明確“需求”，那么則需要做到以下幾項(xiàng)：
01
首先需求必須獲得客戶的確認(rèn)，通過(guò)需求調(diào)研與分析后獲得的用戶需求說(shuō)明書(shū)，以及項(xiàng)目中的需求變更都必須得到客戶的簽字確認(rèn)。確認(rèn)的內(nèi)容包括項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍以及項(xiàng)目需求功能點(diǎn)。
02
注意維護(hù)需求調(diào)研記錄以及需求跟蹤表。由于需求調(diào)研人不夠?qū)I(yè)，而項(xiàng)目經(jīng)理以及需求分析負(fù)責(zé)人對(duì)這一過(guò)程還欠缺足夠的重視，同時(shí)沒(méi)有好的工具或流程來(lái)監(jiān)控這一過(guò)程，使得需求調(diào)研記錄沒(méi)有發(fā)揮更大的作用。
03
需求跟蹤也非常重要，畢竟，任何項(xiàng)目的需求都不是固定不變的，需求隨時(shí)會(huì)發(fā)生變更。
02
如何有效的處理需求變更問(wèn)題？
1、合同約束。
需求變更給項(xiàng)目帶來(lái)的影響有目共睹，在與客戶簽訂合同時(shí)，可以增加一些相關(guān)條款，如：限定客戶提出需求變更的時(shí)間，規(guī)定何種情況的變更可以接受、拒絕或部分接受，還可以規(guī)定發(fā)生需求變更時(shí)必須執(zhí)行變更管理流程。不能忽視合同的約束力。
2、建立變更審批流程。
項(xiàng)目中，人們往往不愿意為小的需求變更去執(zhí)行正規(guī)的需求管理過(guò)程，認(rèn)為降低效率，浪費(fèi)時(shí)間。正是這種觀念才使需求變更變得不可控，最終導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。因此，小的需求變更也要經(jīng)過(guò)正規(guī)的需求管理流程，否則會(huì)積少成多，積重難返。
明確需求變更審批環(huán)節(jié)、審批人員、審批事項(xiàng)、審批流程。凡未履行審批程序的變更，一律是無(wú)效變更不予受理。
3、分級(jí)管理變更。
項(xiàng)目中“客戶永遠(yuǎn)是對(duì)的”和“客戶是上帝”并不完全正確，因?yàn)榭蛻羲蟮目赡懿⒉荒軐?shí)現(xiàn)，而且任何新需求的變更和增加除了影響項(xiàng)目的正常進(jìn)行以外，還影響到客戶的成本投入收益。
當(dāng)客戶堅(jiān)持變更新需求時(shí)，可以建議客戶將新需求按重要和緊迫程度劃分檔次，作為需求變更評(píng)估的一項(xiàng)依據(jù)。向客戶正式提交一份需求變更計(jì)劃，注明變更引起的時(shí)間、成本、工期代價(jià)和增加工作量等。
4、安排專職人員負(fù)責(zé)變更管理。
如果沒(méi)有專職人員，項(xiàng)目中其他人員可能因?yàn)楣ぷ髟虿荒茈S時(shí)與客戶溝通。因此，需要安排一名專職的需求變更人員，負(fù)責(zé)與客戶及時(shí)交流，跟蹤和匯報(bào)需求變更完成進(jìn)度和情況。
同時(shí)，可以成立項(xiàng)目變更控制小組，負(fù)責(zé)裁定接受哪些變更，小組由項(xiàng)目所涉及的多方人員共同組成，應(yīng)該包括客戶方和開(kāi)發(fā)方的決策人員在內(nèi)。
5、告訴客戶變更的代價(jià)。
要讓客戶認(rèn)識(shí)到變更都是有代價(jià)的，例如：進(jìn)度延遲、費(fèi)用增加、效率下降等問(wèn)題，也可以從項(xiàng)目現(xiàn)階段的情況出發(fā)，和客戶分析新增需求帶來(lái)的影響，比如：
1) 本次的交付時(shí)間節(jié)點(diǎn)非常緊張‘
2) 之前需求已經(jīng)確認(rèn)，整體的框架搭建完成，如果需求變更意味著要重新走一遍。
3) 需求反復(fù)將無(wú)法保證項(xiàng)目的時(shí)間，同事效率下降很明顯。
4) 目前這個(gè)項(xiàng)目版本可以滿足使用和約定的亮點(diǎn)體現(xiàn)，如果追求xx更多，無(wú)法交付的風(fēng)險(xiǎn)成本提高，萬(wàn)一真的發(fā)生對(duì)我們雙方都不利。
在需求管理中，盡可能的判斷客戶的需求是否合理，如果不合理盡可能去通過(guò)溝通的方式給客戶需求去做一些減法，而想要做好減法，首先做好的就是根本原因分析，掌握客戶新增需求的真實(shí)目的，然后識(shí)別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，研究對(duì)策，對(duì)癥下藥。
03
面對(duì)需求產(chǎn)生的問(wèn)題，團(tuán)隊(duì)信任很重要
因?yàn)樾枨笥龅絾?wèn)題是不可避免的，這些問(wèn)題不僅來(lái)自于外部，也可以來(lái)自于內(nèi)部。比如案例中項(xiàng)目經(jīng)理圈子的團(tuán)隊(duì)，會(huì)發(fā)生客戶直接找團(tuán)隊(duì)其他項(xiàng)目成員溝通的問(wèn)題，這樣不僅是信息不對(duì)稱的問(wèn)題，更多是“團(tuán)隊(duì)信任和協(xié)作”問(wèn)題沒(méi)有培養(yǎng)好。
團(tuán)隊(duì)組建簡(jiǎn)單，團(tuán)隊(duì)建設(shè)難。團(tuán)隊(duì)的建設(shè)不是靠簡(jiǎn)單激勵(lì)就能完成的，需要項(xiàng)目經(jīng)理了解團(tuán)隊(duì)所長(zhǎng)，規(guī)避團(tuán)隊(duì)所短，要對(duì)項(xiàng)目成員“全員摸底”，了解清楚每個(gè)成員目前在項(xiàng)目中存在的優(yōu)勢(shì)和問(wèn)題，同時(shí)也需要做到自我反思，可以讓團(tuán)隊(duì)來(lái)指正自身不足，比如匿名問(wèn)卷調(diào)查（一般可以向公司HR申請(qǐng)協(xié)助完成），當(dāng)然這個(gè)前提是真正的匿名。
而當(dāng)發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)存在問(wèn)題時(shí)，有成員形成木桶短板時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理有義務(wù)去協(xié)調(diào)資源幫助其成長(zhǎng)，這樣也會(huì)讓團(tuán)隊(duì)更加有凝聚力。
在整個(gè)項(xiàng)目中，信任是第一位，當(dāng)把信任的基石打好了，就算項(xiàng)目遇到需求問(wèn)題，項(xiàng)目成員也會(huì)知道項(xiàng)目經(jīng)理帶領(lǐng)他們完成，而不會(huì)變成一盤(pán)散沙。
04
說(shuō)在最后
在實(shí)際工作中，不同公司、不同項(xiàng)目、都會(huì)有不同版本的需求管理流程，項(xiàng)目經(jīng)理因地制宜適時(shí)而變，在既定的環(huán)境下制定符合自己項(xiàng)目的需求變更流程，靈活運(yùn)用，才能更好的管理需求，更好的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。
-THE END-
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