在當今信息化數(shù)字時代，任何工作流程都會涉及到產生、存儲、使用、管理各類文檔數(shù)據(jù)，員工以此為基礎實現(xiàn)在線協(xié)同編輯任務、跨組織跨區(qū)域的文件共享、企業(yè)知識積累沉淀。
在企業(yè)文件中，涵蓋了企業(yè)的核心知識、文化內涵、商業(yè)經驗等無形資產，越來越多的管理者意識到規(guī)范、有序的文檔管理對于企業(yè)的重要性。然而，如何提高企業(yè)文檔管理水平是許多管理者應該考慮的問題。
企業(yè)在文檔管理中存在的問題
1、碎片化存儲
通常，公司文檔分散在各種員工的工作計算機和移動設備中，沒有統(tǒng)一的歸納和存儲。這將導致諸多不必要的問題，如在尋找信息時不知道文檔在誰手中，舊文件存儲位置記憶模糊，無法快速找到，極大地影響工作效率。
2、文檔權限不嚴謹
大多數(shù)企業(yè)的內部信息和秘密文件只允許少數(shù)人共享和流通，但有時涉及上下級之間的合作，甚至公司內外的合作都超出了傳統(tǒng)文件管理方法的控制范圍，影響工作效率。此外，由于人員權限不明確，核心文件極易被誤改誤刪，最終企業(yè)找不到責任人，只能自認倒霉。
3、缺乏文檔共享與合作
在工作小組中修改文檔時，通常由QQ、微信、電子郵件等傳輸，導致文檔產出多個版本，在其他員工進行再編輯時，很難區(qū)分哪個是最新版本，以此導致團隊不能保證修訂后的最新版本統(tǒng)一，極大地影響了合作的效率。
企業(yè)文檔管理的解決方案
針對以上問題，提出的企業(yè)文檔管理的解決方案就是利用文檔管理系統(tǒng)幫助企業(yè)進行有效的文檔管理。
一款好用的且品質優(yōu)良的文檔管理系統(tǒng)，不僅具備著安全控制、高速便捷查找的功能，還具備著文檔實時跟蹤和版本控制等高級功能，也正因如此文檔管理系統(tǒng)成為各大企業(yè)以信息化助力升級的選擇，那么企業(yè)又該如何去選擇一款合適的文檔管理系統(tǒng)？
一、看企業(yè)需求
我想無論對于哪種企業(yè)來說，在選擇一款文檔管理系統(tǒng)時，首先就要考慮本企業(yè)對于這種文檔管理系統(tǒng)的要求是什么，要達到什么樣管理程度和效果，因為每款不同的文檔管理系統(tǒng)其都有自己的特色功能和應用領域，所以企業(yè)管理者因從企業(yè)需求入手再從中擇優(yōu)。
二、看產品品質
毋庸置疑對于文檔管理產品來說其品質是最重要的，而這所謂的品質涵蓋信息的安全性、功能的全面性、系統(tǒng)的穩(wěn)定性、操作的方便易用性，當然文檔管理系統(tǒng)對于企業(yè)而言其重中之重還是它的穩(wěn)定性和安全性，這也是企業(yè)在選擇文檔管理系統(tǒng)時必須要關注的一點。
三、看服務保障體系
任何一款技術先進的文檔管理系統(tǒng)或軟件，它的服務體系都非常重要，這也是商家誠信的一個重要標志，如果文檔管理系統(tǒng)的廠家沒有很好的服務意識、不具備很好的服務能力，那么再好的文檔管理系統(tǒng)也無法發(fā)揮出它應有的那種功效。
總的來說，選擇一款合適實用的文檔管理系統(tǒng)，一方面就要從企業(yè)的需求和實際情況入手，另一方面要從產品品質、服務商的保障體系入手，當然一款好的文檔管理系統(tǒng)，還應該與企業(yè)共同成長的同時保持發(fā)展，保持更新，具備持續(xù)不斷的為企業(yè)提供新的技術、新服務的功能。
最后，給大家介紹一款為企業(yè)和團隊提供了快速搭建知識庫的SaaS工具——Baklib，使用Baklib在線知識庫制作、高效的編輯功能、集中的在線存儲、展示能力。解決了個人與企業(yè)在工作過程中文檔管理混亂、知識孤立等問題；降低成本的同時、全面提升個人與團隊工作效率、高效的管理使辦公更輕松。
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