在當(dāng)今信息化數(shù)字時(shí)代，任何工作流程都會涉及到產(chǎn)生、存儲、使用、管理各類文檔數(shù)據(jù)，員工以此為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)在線協(xié)同編輯任務(wù)、跨組織跨區(qū)域的文件共享、企業(yè)知識積累沉淀。
在企業(yè)文件中，涵蓋了企業(yè)的核心知識、文化內(nèi)涵、商業(yè)經(jīng)驗(yàn)等無形資產(chǎn)，越來越多的管理者意識到規(guī)范、有序的文檔管理對于企業(yè)的重要性。然而，如何提高企業(yè)文檔管理水平是許多管理者應(yīng)該考慮的問題。
企業(yè)在文檔管理中存在的問題
1、碎片化存儲
通常，公司文檔分散在各種員工的工作計(jì)算機(jī)和移動設(shè)備中，沒有統(tǒng)一的歸納和存儲。這將導(dǎo)致諸多不必要的問題，如在尋找信息時(shí)不知道文檔在誰手中，舊文件存儲位置記憶模糊，無法快速找到，極大地影響工作效率。
2、文檔權(quán)限不嚴(yán)謹(jǐn)
大多數(shù)企業(yè)的內(nèi)部信息和秘密文件只允許少數(shù)人共享和流通，但有時(shí)涉及上下級之間的合作，甚至公司內(nèi)外的合作都超出了傳統(tǒng)文件管理方法的控制范圍，影響工作效率。此外，由于人員權(quán)限不明確，核心文件極易被誤改誤刪，最終企業(yè)找不到責(zé)任人，只能自認(rèn)倒霉。
3、缺乏文檔共享與合作
在工作小組中修改文檔時(shí)，通常由QQ、微信、電子郵件等傳輸，導(dǎo)致文檔產(chǎn)出多個版本，在其他員工進(jìn)行再編輯時(shí)，很難區(qū)分哪個是最新版本，以此導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)不能保證修訂后的最新版本統(tǒng)一，極大地影響了合作的效率。
企業(yè)文檔管理的解決方案
針對以上問題，提出的企業(yè)文檔管理的解決方案就是利用文檔管理系統(tǒng)幫助企業(yè)進(jìn)行有效的文檔管理。
一款好用的且品質(zhì)優(yōu)良的文檔管理系統(tǒng)，不僅具備著安全控制、高速便捷查找的功能，還具備著文檔實(shí)時(shí)跟蹤和版本控制等高級功能，也正因如此文檔管理系統(tǒng)成為各大企業(yè)以信息化助力升級的選擇，那么企業(yè)又該如何去選擇一款合適的文檔管理系統(tǒng)？
一、看企業(yè)需求
我想無論對于哪種企業(yè)來說，在選擇一款文檔管理系統(tǒng)時(shí)，首先就要考慮本企業(yè)對于這種文檔管理系統(tǒng)的要求是什么，要達(dá)到什么樣管理程度和效果，因?yàn)槊靠畈煌奈臋n管理系統(tǒng)其都有自己的特色功能和應(yīng)用領(lǐng)域，所以企業(yè)管理者因從企業(yè)需求入手再從中擇優(yōu)。
二、看產(chǎn)品品質(zhì)
毋庸置疑對于文檔管理產(chǎn)品來說其品質(zhì)是最重要的，而這所謂的品質(zhì)涵蓋信息的安全性、功能的全面性、系統(tǒng)的穩(wěn)定性、操作的方便易用性，當(dāng)然文檔管理系統(tǒng)對于企業(yè)而言其重中之重還是它的穩(wěn)定性和安全性，這也是企業(yè)在選擇文檔管理系統(tǒng)時(shí)必須要關(guān)注的一點(diǎn)。
三、看服務(wù)保障體系
任何一款技術(shù)先進(jìn)的文檔管理系統(tǒng)或軟件，它的服務(wù)體系都非常重要，這也是商家誠信的一個重要標(biāo)志，如果文檔管理系統(tǒng)的廠家沒有很好的服務(wù)意識、不具備很好的服務(wù)能力，那么再好的文檔管理系統(tǒng)也無法發(fā)揮出它應(yīng)有的那種功效。
總的來說，選擇一款合適實(shí)用的文檔管理系統(tǒng)，一方面就要從企業(yè)的需求和實(shí)際情況入手，另一方面要從產(chǎn)品品質(zhì)、服務(wù)商的保障體系入手，當(dāng)然一款好的文檔管理系統(tǒng)，還應(yīng)該與企業(yè)共同成長的同時(shí)保持發(fā)展，保持更新，具備持續(xù)不斷的為企業(yè)提供新的技術(shù)、新服務(wù)的功能。
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