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如何有效公章管理?使用在線蓋章軟件,遠(yuǎn)程操控蓋章流程(公司如何實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程蓋章)

無(wú)論是對(duì)公章,還是公司其他的印章,在企業(yè)用人工方式管理的情況下,通常有兩個(gè)現(xiàn)象,一是拿到章就能蓋,二是不能準(zhǔn)確知道印章都蓋過(guò)什么文件。

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1,除了公章、合同章,公司刻制的其他印章,如采購(gòu)章、項(xiàng)目部章等,都具有法律效力、代表公司、簽署合同有效。但這些印章通常不由公司總部專人保管,而由各部門自行保管,沒(méi)有得到與公章一致的重視程度,也難以監(jiān)管

2,公章或其它公司印章,一旦借出、外帶、出差,離開管理視線,蓋章內(nèi)容無(wú)從知曉。如果持章人違規(guī)使用、公章私蓋,所蓋合同有效。公司難以及時(shí)發(fā)現(xiàn),更需要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3,分子公司、項(xiàng)目部印章,如果放在總部集中管理,溝通成本極高。通常公司會(huì)將這些印章留在當(dāng)?shù)乇9芎褪褂茫?/span>無(wú)法監(jiān)管使用情況。

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章管家把傳統(tǒng)實(shí)體印章裝入智能硬件,變?yōu)榭稍诰€實(shí)時(shí)管控的智能印章,首先解決拿到章就能蓋的問(wèn)題。必須審批通過(guò),才能使用章管家進(jìn)行智能用印,自動(dòng)蓋章,無(wú)需人手操作。

章管家用印過(guò)程中實(shí)時(shí)監(jiān)控,讓企業(yè)對(duì)印章了如指掌,隨時(shí)可查閱蓋章人、時(shí)間、地點(diǎn)、次數(shù)和文件影像。無(wú)論印章是在總部使用、外帶,還是在分子公司、項(xiàng)目部,在章管家管理平臺(tái),能同步看到每一枚印章的用印軌跡。

另外,當(dāng)重要合同需管理人員實(shí)時(shí)審核時(shí),即可使用章管家遠(yuǎn)程蓋章功能。管理人員實(shí)時(shí)審核蓋章內(nèi)容,遠(yuǎn)程操作印章進(jìn)行蓋章。相當(dāng)于管理人員“親臨現(xiàn)場(chǎng)”進(jìn)行蓋章。

傳統(tǒng)的蓋章是,想蓋章的人拿到章,直接就能蓋。章管家常規(guī)的智能用印是,想蓋章的人通過(guò)線上申請(qǐng)、審批,得到許可,使用APP操作智能印章自動(dòng)落印。

而遠(yuǎn)程蓋章則在蓋章現(xiàn)場(chǎng),由申請(qǐng)人實(shí)時(shí)拍下蓋章文件內(nèi)容,線上由管理者審核后確認(rèn)蓋章,智能印章才自動(dòng)蓋章,途中不得進(jìn)行任何移動(dòng)。如果現(xiàn)場(chǎng)申請(qǐng)人抽動(dòng)文件、挪動(dòng)智能印章,蓋章流程立即停止并發(fā)出警告,并同步推送提醒給相關(guān)管理人員。

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