會(huì)議的四大痛點(diǎn)
百分之九十九的領(lǐng)導(dǎo)都不會(huì)開會(huì)。會(huì)議往往有以下四大痛點(diǎn)。
第一，冗長(zhǎng)。領(lǐng)導(dǎo)夸自己一個(gè)小時(shí)，罵員工一個(gè)小時(shí)，互相扯淡一個(gè)小時(shí)，除了領(lǐng)導(dǎo)話癆，還有下屬話癆，抓住自己那點(diǎn)屁事，從頭說(shuō)到尾。還有一些愛說(shuō)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手壞話的話癆，總是說(shuō)自己有多好，別人有多差。
第二，無(wú)效。會(huì)議不準(zhǔn)時(shí)，沒(méi)有議題，沒(méi)有準(zhǔn)備，討論的時(shí)候不聚焦，最后達(dá)不成共識(shí)，當(dāng)然也沒(méi)有執(zhí)行。
第三，傷感情。本來(lái)還是好朋友，還是好的領(lǐng)導(dǎo)下屬關(guān)系，開著開著掰了，摔門而去，朋友都沒(méi)得做了。
第四，冷場(chǎng)。開會(huì)就是走形式，宣布一下決議，問(wèn)誰(shuí)誰(shuí)也不說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)什么大家都舉手說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)得好。開這種會(huì)有什么意思呢？如果只是領(lǐng)導(dǎo)宣布一下決策，那為什么不寫個(gè)郵件呢？
1.會(huì)前做好五個(gè)“W”。
What，開會(huì)的主要內(nèi)容是什么，目的是什么。
When，何時(shí)開會(huì)。不能說(shuō)：“啊，明天上午開。”上午幾點(diǎn)開？要精確到分鐘。
Who，誰(shuí)來(lái)開會(huì)，誰(shuí)做主持，誰(shuí)做發(fā)言，誰(shuí)做記錄，每個(gè)人來(lái)做什么，通知到每個(gè)人。
Where，何地開會(huì)。
Why，為什么開會(huì)要講這個(gè)問(wèn)題。不能簡(jiǎn)單粗暴地說(shuō)“OK，明天過(guò)來(lái)開會(huì)”，而是要把會(huì)議目的講清楚。大家了解此事，才會(huì)對(duì)此事有動(dòng)力，開會(huì)效果才會(huì)好。
2.會(huì)議材料提前一天發(fā)到參會(huì)人手上。除非是頭腦風(fēng)暴會(huì)，否則給大家二十四小時(shí)的時(shí)間來(lái)消化會(huì)議內(nèi)容。
3.會(huì)議主講人會(huì)前做好演講準(zhǔn)備。一個(gè)秘訣就是，如果你想被大家了解，想獲得更多的機(jī)會(huì)，在會(huì)前好好做好演講準(zhǔn)備，是最快的捷徑。不要浪費(fèi)任何一個(gè)能在大家面前發(fā)言的機(jī)會(huì)。
4.會(huì)議細(xì)節(jié)再發(fā)一遍。在會(huì)前兩三個(gè)小時(shí)再發(fā)一遍，大家就不用再翻記錄，讓參會(huì)人的麻煩越少越好。
以上是會(huì)前的一些準(zhǔn)備，能做到這樣，你已經(jīng)成功了一半。
會(huì)中：不結(jié)束沒(méi)結(jié)論的會(huì)
1.到場(chǎng)必須準(zhǔn)時(shí)。不能準(zhǔn)時(shí)的人控制不了自己的時(shí)間，控制不了自己時(shí)間的人，也就是控制不了自己生命的人。從根本上，這樣的人不會(huì)是一個(gè)好的管理者。交通擁堵永遠(yuǎn)不是借口，北京、上海永遠(yuǎn)會(huì)堵。我發(fā)現(xiàn)一個(gè)特點(diǎn)，到了高階的領(lǐng)導(dǎo)，百分之八十的人會(huì)提前十分鐘到十五分鐘到會(huì)場(chǎng)。
2.比較嚴(yán)肅、正式的會(huì)，最好有一個(gè)主持人。主持人是控局的人，這個(gè)人要把整個(gè)流程管理好，什么時(shí)間討論什么事情，還有就是解決問(wèn)題。有些人是光管時(shí)間，沒(méi)意識(shí)到時(shí)間是用來(lái)解決問(wèn)題的。一個(gè)好的主持人，能一步一步地解決一個(gè)個(gè)不成形的問(wèn)題，到最后讓大家達(dá)成共識(shí)。
3.發(fā)言人遵循兩個(gè)最重要的原則：一是要守時(shí)，二是金字塔原則。給你十分鐘，你就說(shuō)十分鐘，不要講得太長(zhǎng)，講得長(zhǎng)就是占用別人的時(shí)間。想守時(shí)，想用時(shí)短，又想把東西說(shuō)明白，要苦練“金字塔原則”。這是一個(gè)思考問(wèn)題和表達(dá)問(wèn)題的結(jié)構(gòu)化原則。不重不漏，你說(shuō)的幾個(gè)點(diǎn)，要基本上覆蓋所需要說(shuō)的全貌，同時(shí)又彼此沒(méi)有重復(fù)?！安恢夭宦边@四個(gè)字，用普通的中文表達(dá)，就是一個(gè)中心、三五個(gè)基本點(diǎn)，說(shuō)完了就可以了。
4.參會(huì)人有反對(duì)的責(zé)任。既不是主持人，又不是發(fā)言人，這個(gè)參加會(huì)的人要做什么？在麥肯錫，我們給每個(gè)人灌輸一個(gè)觀念，就是反對(duì)的責(zé)任（Obligation todissent）。公司給你工資，給你時(shí)間，讓你參加一個(gè)會(huì)議，不是讓你去喝水的，不是讓你在筆記本上練硬筆書法的。你要聽大家的發(fā)言，一旦有任何意見，哪怕你是最小的職員，也有反對(duì)的責(zé)任。這一點(diǎn)再怎么強(qiáng)調(diào)都不過(guò)分，因?yàn)橥鶇?huì)的初級(jí)管理人員、初級(jí)工作人員，對(duì)一線的信息收集最全、最敏感，可能最沒(méi)有成見，又是最沒(méi)有利益沖突的人。他如果看出一個(gè)問(wèn)題，產(chǎn)生了反對(duì)情緒和反對(duì)意見，這時(shí)候不說(shuō)，對(duì)于整件事可能有非常大的風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)議定了決策之后再翻盤是一個(gè)很費(fèi)事的工作。在定決策之前，如果有人有反對(duì)意見，你能鼓勵(lì)他說(shuō)出來(lái)，對(duì)整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)控制是一個(gè)極大的幫助。
5.相對(duì)正式的會(huì)議，最好有一個(gè)書面會(huì)議紀(jì)要，哪怕很簡(jiǎn)單。這樣大家不會(huì)逼著彼此去想會(huì)議上講了什么，最后做了什么決策。因?yàn)槿耸怯腥觞c(diǎn)的，有時(shí)候只想聽自己喜歡聽的，只想記自己想記的。如果我們對(duì)當(dāng)時(shí)的情景產(chǎn)生羅生門一般的狀態(tài)，大家想的都不一樣，聽的都不一樣，記的都不一樣，怎么辦？這時(shí)候如果有一頁(yè)會(huì)議紀(jì)要，重新看一眼，問(wèn)題就解決了。
會(huì)后：不允許不落實(shí)的會(huì)
做了會(huì)議準(zhǔn)備，好好開了個(gè)會(huì)，并不代表就結(jié)束了。離開會(huì)議室，只是這個(gè)會(huì)議的開始。會(huì)后要做到兩點(diǎn)：一個(gè)是Follow through，一個(gè)是Feedback。
1.Follow through，督促執(zhí)行。有可能是主持人做這個(gè)工作，有可能是一把手做這個(gè)工作，有可能是記錄人做這個(gè)工作。這就是會(huì)議做的決策：誰(shuí)，什么時(shí)候，干什么，遞交什么東西，得有人去盯著，要隔三岔五看這件事做到什么程度了，又發(fā)生了什么新的情況。
2.Feedback，結(jié)果反饋。具體執(zhí)行的人有義務(wù)跟相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋。反饋上次開的會(huì)做了什么決策，讓他做什么事情，他去做了，結(jié)果發(fā)生了什么。如果需要，再召集一次會(huì)議；如果不需要，也要告訴相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，事情怎么樣了。
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