引言
項目溝通管理是整個項目周期中平衡個人與團(tuán)體、資源與任務(wù)、項目組與業(yè)主的重要橋梁；是保證項目信息及時、正確提取、收集、共享、存儲及最后處置閉環(huán)的重要手段；是項目管理方法中應(yīng)對與最后的項目成功的必勝法寶。
好的項目溝通管理方式猶如酷暑中的一縷清風(fēng)，在克服項目難點的同時為每一位成員送去解暑的良方。
身為項目的決策者，計劃的制定人，如果你不具備一個科學(xué)的溝通方式，當(dāng)具體實施一個復(fù)雜的項目時，你就會感到處處受到制約。正確的項目決策必須以準(zhǔn)確、完整、及時的信息共享為基礎(chǔ)。保持良好的溝通方式，能潛移默化提高項目組的組織效能，最終達(dá)成心往一處想、勁往一處使的目標(biāo)。下面針對項目經(jīng)理在項目溝通管理時的幾點工作來談?wù)勎业恼J(rèn)識。
1.確定溝通計劃
確認(rèn)溝通計劃可以用到6W原則，即與誰溝通（who）、為何溝通（why）、溝通什么內(nèi)容（what）、何時溝通（when）、如何溝通（how）及溝通地點（where）。
（1）溝通對象
一次成功的溝通往往取決于溝通計劃的制定，而溝通計劃的基調(diào)則取決于溝通的對象。所有的溝通都是人與人的經(jīng)驗之談，信息發(fā)送者將自身經(jīng)驗所形成的編碼信息透過其個性濾網(wǎng)進(jìn)行傳輸。信息接收者亦是如此，將透過理解力濾網(wǎng)后收到的信息結(jié)合自身經(jīng)驗進(jìn)行解碼后形成自身的解碼信息。
通過溝通來傳遞信息的過程往往會因為人與人之間的學(xué)識、經(jīng)驗、專業(yè)、環(huán)境、性格以及閱歷的差異產(chǎn)生巨大誤差。此時信息發(fā)送者需要代入信息接受者的角色中，用其能夠理解的語言及方式進(jìn)行信息的傳遞，在傳遞前先設(shè)置預(yù)解碼工作，這樣才能將溝通的效率最大化。
（2）溝通原因
明確此次溝通的意義，為何溝通以及溝通對雙方是否有意義。所有的溝通皆是如此，無論是解決問題、匯報進(jìn)度、共享信息、分配任務(wù)都要先確定此次溝通的立意，立意不明將會成為溝通過程中橫亙在發(fā)送者與接受者的干擾因素。明確溝通原因，能為制定溝通計劃打下良好基礎(chǔ)。
（3）溝通內(nèi)容
確認(rèn)自己要傳達(dá)的信息內(nèi)容，中間是否會存在誤會或干擾。明確溝通內(nèi)容主題后，對需要溝通的內(nèi)容按照其緊迫度進(jìn)行簡要概括、羅列、分類，并且確保溝通時做到言簡意賅。
（4）溝通時間
明確傳達(dá)信息的時間節(jié)點也同樣重要。在溝通中時間節(jié)點上應(yīng)遵循盡早溝通和主動溝通的原則。盡早溝通是指與項目成員及項目干系人保持定期溝通，這能讓項目成員及時有效地解決存在的問題。主動溝通是指在項目中，應(yīng)該極力提倡主動溝通，尤其是已明確了有溝通的需求時。另外根據(jù)項目整體的周期，應(yīng)建立定期溝通機(jī)制。比方一個工期為三個月的軟件開發(fā)項目，就應(yīng)該形成每周定期會議的機(jī)制，包括項目組內(nèi)周例會，項目干系人周進(jìn)度匯報。
（5）溝通方式
明確傳達(dá)信息的方式，溝通方式可以分為以下幾類：
a、正式溝通和非正式溝通
正式溝通是通過組織或項目團(tuán)隊規(guī)定的渠道進(jìn)行的信息傳遞，如通知、指示、內(nèi)部文件等。
正式溝通的優(yōu)點是溝通效果好，約束力強(qiáng)，保密性強(qiáng)并能確保信息的權(quán)威性。缺點是溝通速度慢，且由于信息的傳遞依靠組織系統(tǒng)層層傳遞，有可能造成信息失真。
非正式溝通是通過非正式或個人渠道進(jìn)行的信息傳遞。
非正式溝通具有傳播速度快、溝通效率高的優(yōu)點。缺點是信息在傳遞過程中難以控制，信息內(nèi)容常常被夸大、曲解，具有一定的片面性。
b、縱向溝通和橫向溝通
縱向溝通包括上行溝通和下行溝通，橫向溝通也稱平行溝通。
上行溝通主要通過提交績效報告、建議、請示等供上級審閱或批示。下行溝通的正式行文格式有通知、命令、批復(fù)等。橫向溝通的正式行文格式主要是函件。
c、口頭溝通、書面溝通及非語言溝通
口頭溝通的優(yōu)點是傳遞、反饋速度快，信息量豐富；缺點是溝通效果受人為因素影響大，傳遞層越多，信息失真越嚴(yán)重，可追溯性差。
書面溝通的優(yōu)點是持久，可追溯性高；缺點是紙質(zhì)的效率低、缺乏反饋。
非語言溝通優(yōu)點是信息意義明確，內(nèi)容豐富，含義隱含靈活；缺點是傳遞距離有限，界限含糊。
選擇恰當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞绞浅晒贤ǖ囊话搿?/p>
（6）溝通場合
明確信息傳達(dá)的地點或場合。其實在講述溝通方式時已有表述，所有的溝通都需要區(qū)分場合和方式方法。會見、演講、會議、談判、調(diào)查，不同的溝通需求要選擇對應(yīng)的場合。作為項目管理者，需要全面考慮溝通場合對于實現(xiàn)溝通目標(biāo)的助推作用。
2. 管理項目溝通
制定完詳細(xì)的溝通計劃后，一旦項目溝通管理計劃被批準(zhǔn)，項目經(jīng)理的工作就是確保它的成功執(zhí)行。這意味著計劃需要定期審查和更新，以反映任何項目或利益相關(guān)者有關(guān)的變更。管理溝通是確保項目信息能夠及時且正確地生產(chǎn)、收集、發(fā)布、儲存、檢索、管理、監(jiān)督到最終處置的過程。
項目經(jīng)理還必須管理項目溝通管理計劃的執(zhí)行。這包括：
（1）數(shù)據(jù)的收集和分析
（2）為溝通創(chuàng)建信息
（3）溝通信息的傳輸或分配
（4）儲存任何通訊報告、檔案或文件
（5）檢索任何存儲的溝通
（6）在項目結(jié)束或設(shè)定日期后處理任何舊的溝通
記錄好溝通結(jié)果，為日后的項目復(fù)盤提供依據(jù)。
3.監(jiān)管項目溝通
這一過程包括在整個生命周期中監(jiān)控和控制項目交流。可能包括確認(rèn)以下事項：
（1）確保通訊溝通按計劃進(jìn)行。
（2）控制溝通滿足項目相關(guān)方對信息的需求，按溝通管理計劃和相關(guān)方參與計劃的要求優(yōu)化信息傳遞過程。
（3）確定是否如預(yù)期提高或保持相關(guān)方對項目可交付成果與預(yù)計結(jié)果的支持力度。
（4）確保在正確的時間，通過正確的渠道，將正確的內(nèi)容傳遞給正確的受眾。
實際的監(jiān)控類型，包括方法和頻率，同樣是項目溝通管理計劃的一部分。做好監(jiān)管項目溝通工作最終實現(xiàn)項目溝通管理的閉環(huán)工作。
結(jié)語
重劍無鋒，大巧不公，做好每一個項目的溝通計劃，認(rèn)真對待每一次溝通，從實踐中汲取經(jīng)驗，相信你也可以用巧妙的溝通為你的項目管理生涯畫上濃墨重彩的一筆。
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