人們需要了解有助于消除支出浪費(fèi)的IT資產(chǎn)管理基準(zhǔn)和最佳實(shí)踐。
Flexera公司云計(jì)算市場(chǎng)策略高級(jí)總監(jiān)Brian Adler提出了一些基準(zhǔn)和最佳實(shí)踐，可以幫助消除大多數(shù)企業(yè)中常見(jiàn)的支出浪費(fèi)。
企業(yè)IT支出有多少被浪費(fèi)?很有可能，這是相當(dāng)重要的。如果是這樣或者不確定其答案是什么，那么需要了解IT資產(chǎn)管理。
IT資產(chǎn)管理的關(guān)鍵功能隨著混合IT產(chǎn)業(yè)的擴(kuò)展和面對(duì)潛在經(jīng)濟(jì)衰退的財(cái)務(wù)壓力的增長(zhǎng)而變得越來(lái)越具有挑戰(zhàn)性。云計(jì)算、容器、SaaS和軟件供應(yīng)商使用權(quán)都是經(jīng)常阻礙IT支出優(yōu)化的最復(fù)雜領(lǐng)域。
浪費(fèi)的IT支出會(huì)增加。根據(jù)受訪者的估計(jì)和Flexera 狀態(tài)IT資產(chǎn)管理調(diào)查報(bào)告中的詳細(xì)描述，33%的SaaS和IaaS/ PaaS支出被浪費(fèi)，34%的數(shù)據(jù)中心軟件支出被浪費(fèi)，38%的桌面軟件支出被浪費(fèi)。該報(bào)告收集了來(lái)自全球500名參與IT資產(chǎn)管理的專業(yè)人士的反饋，包括1000多名員工的企業(yè)的軟件資產(chǎn)管理和硬件資產(chǎn)管理流程。這些發(fā)現(xiàn)提供了對(duì)行業(yè)趨勢(shì)和最佳實(shí)踐的洞察，可以幫助其他IT組織加強(qiáng)他們自己的IT資產(chǎn)管理計(jì)劃，并顯著地節(jié)約成本。
IT資產(chǎn)管理基準(zhǔn)
多種IT資產(chǎn)管理挑戰(zhàn)通常阻礙企業(yè)努力減少支出的浪費(fèi)。其中最重要的是處理新環(huán)境(例如云計(jì)算、容器和SaaS)的挑戰(zhàn)，軟件供應(yīng)商使用權(quán)利的復(fù)雜性質(zhì)，以及IT資產(chǎn)管理團(tuán)隊(duì)中資源的缺乏。
高級(jí)IT資產(chǎn)管理程序采用持續(xù)跟蹤軟件許可的使用，同時(shí)優(yōu)化軟件許可，其功能不僅僅是審計(jì)或跟蹤SaaS和云服務(wù)的使用。這些先進(jìn)的計(jì)劃可以增加軟件資產(chǎn)管理計(jì)劃的成本節(jié)省。對(duì)于尋求加強(qiáng)其現(xiàn)代化和節(jié)約成本計(jì)劃的初級(jí)IT資產(chǎn)管理團(tuán)隊(duì)(主要關(guān)注審核響應(yīng)和開(kāi)發(fā)軟件資產(chǎn)管理實(shí)踐/過(guò)程)和中級(jí)IT資產(chǎn)管理團(tuán)隊(duì)(從關(guān)注審核轉(zhuǎn)移到執(zhí)行軟件許可使用的持續(xù)跟蹤)來(lái)說(shuō)，這是一個(gè)很有希望的指標(biāo)。樂(lè)觀地說(shuō)，隨著軟件資產(chǎn)管理項(xiàng)目的成熟，它們往往會(huì)節(jié)省更多的成本。最成功的節(jié)省領(lǐng)域包括“重用許可證以避免購(gòu)買新許可證(非云計(jì)算)”、“更好地協(xié)商供應(yīng)商合同”和“減少未使用軟件的維護(hù)支出”。值得注意的是：與審計(jì)相關(guān)的措施相比，這些措施在提供實(shí)際節(jié)省成本方面更為成功。
集中管理云計(jì)算程序的方法越來(lái)越多地成為企業(yè)云計(jì)算旅程的一部分。如今，69%的受訪者擁有卓越云計(jì)算中心(CCOE)或以云計(jì)算為中心的團(tuán)隊(duì)來(lái)管理企業(yè)的云計(jì)算之旅。此外，83%的卓越云計(jì)算中心在團(tuán)隊(duì)中擁有IT資產(chǎn)管理/軟件資產(chǎn)管理成員。隨著IT資產(chǎn)管理成為高功能企業(yè)的戰(zhàn)略職能，如今，43%的IT資產(chǎn)管理團(tuán)隊(duì)直接向他們的首席信息官或首席技術(shù)官報(bào)告。與去年相比，這一數(shù)字幾乎翻了一番，去年22%采用了這種報(bào)告結(jié)構(gòu)。此外，軟件資產(chǎn)管理團(tuán)隊(duì)與跨企業(yè)的其他團(tuán)隊(duì)交互。最常見(jiàn)的是，受訪者報(bào)告軟件資產(chǎn)管理團(tuán)隊(duì)與基礎(chǔ)設(shè)施和運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)以及IT服務(wù)管理(各由58%的受訪者報(bào)告)和安全(由50%的受訪者報(bào)告)進(jìn)行交互。
節(jié)省成本的5個(gè)步驟
IT組織在擴(kuò)展其IT資產(chǎn)時(shí)有多種節(jié)省資金的機(jī)會(huì)。要將企業(yè)的IT資產(chǎn)管理和IT策略計(jì)劃提升到下一個(gè)層次，需要考慮以下五個(gè)最佳實(shí)踐:
(1)改進(jìn)配置管理數(shù)據(jù)庫(kù)(CMDB)中的數(shù)據(jù)
大約78%的受訪者使用配置管理數(shù)據(jù)庫(kù)，跟蹤廣泛的資產(chǎn)集：內(nèi)部虛擬機(jī)、公有云和私有云實(shí)例、公有云和私有云存儲(chǔ)卷和容器。然而，這些配置管理數(shù)據(jù)庫(kù)通常缺乏它們對(duì)其IT資產(chǎn)所需要的可見(jiàn)性。將近65%的受訪者報(bào)告說(shuō)，對(duì)影響其業(yè)務(wù)結(jié)果的IT資產(chǎn)沒(méi)有準(zhǔn)確的可見(jiàn)性。IT資產(chǎn)跟蹤過(guò)程是必要的，以確保配置管理數(shù)據(jù)庫(kù)不會(huì)因?yàn)椴幌嚓P(guān)的條目而變得混亂;這一點(diǎn)尤其重要，因?yàn)槠髽I(yè)使用越來(lái)越多的臨時(shí)資產(chǎn)(例如容器和云計(jì)算實(shí)例)。
(2)將日常成本活動(dòng)與IT資產(chǎn)管理成功指標(biāo)相結(jié)合
在不斷優(yōu)化成本的壓力下，軟件資產(chǎn)管理和硬件資產(chǎn)管理團(tuán)隊(duì)經(jīng)常根據(jù)審計(jì)相關(guān)的活動(dòng)進(jìn)行度量。當(dāng)然，審計(jì)的成本可能很高昂。15%的受訪者表示，他們?cè)谶^(guò)去三年為回應(yīng)供應(yīng)商審計(jì)支付了500多萬(wàn)美元。然而，專注于與成本相關(guān)的活動(dòng)(如自動(dòng)化、成本規(guī)避和在軟件或硬件上的節(jié)省)反而有助于提高IT資產(chǎn)管理目標(biāo)的總體成功程度。
(3)確定未充分利用的IT資產(chǎn)
如果企業(yè)沒(méi)有充分利用許可證，那么桌面軟件、數(shù)據(jù)中心軟件、SaaS和IaaS/PaaS都可能被浪費(fèi)掉。找出投資沒(méi)有按預(yù)期使用的地方，然后收回這些浪費(fèi)的支出。
(4)管理SaaS的使用，優(yōu)化SaaS支出
雖然軟件資產(chǎn)管理團(tuán)隊(duì)需要解決許多計(jì)劃，但團(tuán)隊(duì)仍在努力實(shí)現(xiàn)SaaS治理和支出優(yōu)化的最佳實(shí)踐。目前，規(guī)模最大的企業(yè)(擁有10萬(wàn)名員工以上)每年在SaaS上的平均支出為6400萬(wàn)美元。隨著對(duì)SaaS的依賴增加，關(guān)注管理其使用以優(yōu)化成本的重要性也在增加。最常用的SaaS管理實(shí)踐包括“將所有主要SaaS應(yīng)用程序鏈接到單點(diǎn)登錄”、“與軟件供應(yīng)商協(xié)商合同條款”、“跟蹤/管理自動(dòng)續(xù)訂條款”和“跟蹤SaaS用戶的使用情況和適當(dāng)調(diào)整訂閱級(jí)別”。
(5)在卓越云計(jì)算中心(CCOE)中包括IT資產(chǎn)管理實(shí)踐者
卓越云計(jì)算中心(CCOE)在企業(yè)的云之旅中扮演著重要的角色。確保IT資產(chǎn)管理作為卓越云計(jì)算中心的一部分，是幫助確保遵守最佳實(shí)踐的重要步驟。
數(shù)字轉(zhuǎn)型的壓力正在上升，但不應(yīng)浪費(fèi)開(kāi)支。通過(guò)確定IT資產(chǎn)管理計(jì)劃的優(yōu)先級(jí)，企業(yè)可以識(shí)別并最小化IT產(chǎn)業(yè)的浪費(fèi)支出。
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