隨著信息技術的迅速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡化的進程進一步加快，檔案管理的信息化建設已經(jīng)成為一個備受關注的熱點。企業(yè)，學校，政府單位等都需要對檔案進行信息化管理，來適應當今社會的信息化、網(wǎng)絡化發(fā)展趨勢。
什么是檔案管理系統(tǒng)
檔案管理系統(tǒng)，就是通過建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的文件管理;構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時逐步將業(yè)務管理模式轉(zhuǎn)換為服務化管理模式，以服務模型為業(yè)務管理基礎，業(yè)務流和數(shù)據(jù)流建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上。
檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，檔案管理系統(tǒng)可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡。
目前檔案管理存在的問題
一、互聯(lián)互通很難實現(xiàn)
建設多個業(yè)務系統(tǒng)數(shù)字檔案、或跨地域跨部門的大型企事業(yè)單位的各個分支容易形成“信息孤島”，難以打破不同地域、不同系統(tǒng)的壁壘與界限，信息共享率低，難以實現(xiàn)整體數(shù)據(jù)展示與分析。
二、數(shù)據(jù)質(zhì)量難把控
傳統(tǒng)檔案管理人員專業(yè)度參差不齊，在不同分公司、不同部門、不同地域的管理上或多或少存在差異，不同的情況導致檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量難以保證，不易實現(xiàn)統(tǒng)一管理、統(tǒng)一調(diào)配。
三、使用效率難以提高
傳統(tǒng)檔案借閱及查詢調(diào)取耗費時間長且無法實現(xiàn)全文檢索，降低了使用效率；沒有互通互聯(lián)的檔案更新頻率也不及智能檔案快，這使得眾多值得借鑒的歷史數(shù)據(jù)的復用程度降低，削弱了檔案保存的重要意義。
四、存調(diào)成本難控制
傳統(tǒng)檔案保存浪費大量的紙張、空間，其調(diào)取與還回的過程中又耗費大量時間與精力，導致檔案的存調(diào)成本高，難控制。
五、儲存環(huán)境難掌控
傳統(tǒng)檔案的制成材料、溫度、濕度、光線、污染物都會對檔案“壽命”的長短起著至關重要的作用，而這些自然因素是比較難以掌控的。
從以上提到的幾點來看，檔案管理還存在許多問題，如果不去解決，雖然沒有特別實質(zhì)的影響，但還是會帶來很多不便。相反，如果解決好了檔案管理這個問題，那么工作的各個方面都能得到提升。
檔案管理軟件的作用
（一）提高工作效率
檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間和資源。
如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。
檔案相關文件輸出時也采用了統(tǒng)一的電子格式，兼容于大多數(shù)電腦系統(tǒng)，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統(tǒng)軟件處理的結(jié)果直接加密上傳到上級管理部門，節(jié)省了人力和時間。
（二）能夠更好地開發(fā)檔案內(nèi)容信息
檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。
檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。
同時，檔案管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務提醒等功能。
（三）更好地實現(xiàn)檔案保密功能
一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過設置權(quán)限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。
在查檔人員進行查檔時，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，對?shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統(tǒng)軟件。
選擇合適的檔案管理軟件
以上提到了檔案管理軟件的作用，證明了它對于辦公還是很必要的，那么現(xiàn)在的問題就是選擇一款好用的檔案管理軟件了。
這里推薦一款可以用來進行檔案管理的軟件——Baklib。
使用鏈接：https://www.baklib.com/?utm_content=21&utm_source=jrtt
它集中了在線協(xié)同、多人協(xié)同、文檔處理、博客建站等屬性，具有以下一些功能。
- 集中整理文檔
- 協(xié)同在線操作
- 多級權(quán)限管理
- 水印、禁止復制
- 支持設置獨立域名
- 站點分享功能…
對于目前的各方面智能化的社會來說，檔案的現(xiàn)代化管理的重要性不言而喻，而且想要實現(xiàn)也并非難事。所以最重要的問題就是如何用最好的方式來最有效地實現(xiàn)，這里只是分享了一個工具軟件助力實現(xiàn)，但真正的選擇還是要根據(jù)自己的需求出發(fā)，選擇最適合自己的。
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