在大學(xué)校園的管理工作中，隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)校內(nèi)的很多事務(wù)也都在不斷地變化和優(yōu)化。特別是隨著技術(shù)的發(fā)展，作為擔(dān)負(fù)著學(xué)校信息化應(yīng)用建設(shè)、信息化項(xiàng)目管理、信息門戶管理等重要工作的職能部門，大學(xué)信息管理部逐步通過(guò)信息化的方式，不斷地對(duì)學(xué)校的信息化管理工作進(jìn)行升級(jí)和完善。部門的工作也就遇到了一些新的需求。比如：
- 信息化項(xiàng)目繁多，需要加快項(xiàng)目進(jìn)度
- 項(xiàng)目數(shù)據(jù)的更新和整合需要更及時(shí)
- 定制管理系統(tǒng)成本高，需要降本增效
- 部門資產(chǎn)需要更加有效管理
其實(shí)，這是很多高校在校園信息化工作中或多或少都有的問(wèn)題。為解決上述問(wèn)題，某大學(xué)信息管理部通過(guò)使用 SeaTable ，把各種項(xiàng)目工作連接起來(lái)、把系統(tǒng)和人員連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、信息挖掘及分析全流程一體化，打造高效、便捷、舒適、智能的信息化智慧化校園，目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了以下幾種功能：
本文針對(duì)信息管理部的使用，整理出了一些應(yīng)用場(chǎng)景，供大家參考使用。
應(yīng)用場(chǎng)景
場(chǎng)景1：信息化項(xiàng)目管理
信息管理部為信息化項(xiàng)目提供技術(shù)支持，由于學(xué)校規(guī)模龐大，所以涉及的部門和項(xiàng)目很多，通過(guò) SeaTable 建立表格，對(duì)所有的簽訂合同的項(xiàng)目進(jìn)行一個(gè)項(xiàng)目集合的統(tǒng)一管理。
項(xiàng)目管理表格主體分為三個(gè)子表：
「項(xiàng)目跟進(jìn)記錄表」：包括項(xiàng)目預(yù)先的計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃的階段狀態(tài)記錄，各階段的跟進(jìn)記錄、是否按計(jì)劃完成。
「項(xiàng)目合同集合」：對(duì)每個(gè)項(xiàng)目合同的支付節(jié)點(diǎn)所涉及的相關(guān)合同進(jìn)行記錄存檔，通過(guò)鏈接記錄與項(xiàng)目表格關(guān)聯(lián)，并用過(guò)濾功能設(shè)置協(xié)作人包括當(dāng)前用戶，使每個(gè)人打開(kāi)只能看到自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目。
「項(xiàng)目匯報(bào)表」：基于鏈接列，通過(guò)“鏈接公式”，將每個(gè)項(xiàng)目在跟進(jìn)表中維護(hù)的最后一條跟進(jìn)記錄鏈接過(guò)來(lái)，同步更新項(xiàng)目的最新?tīng)顟B(tài)。
場(chǎng)景2：日常巡檢
通過(guò) SeaTable 建立巡檢表格，根據(jù)巡檢工作的不同，通過(guò)子表進(jìn)行分類，對(duì)于巡檢中出現(xiàn)故障單獨(dú)建立子表用于記錄。以此將巡檢工作規(guī)范化，數(shù)據(jù)留檔更加細(xì)致，便于后續(xù)溯源，并且通過(guò)按鈕功能對(duì)每條記錄一鍵生成PDF文件，線上線下結(jié)合使用。
基于表格建立巡檢表單，用于記錄日常巡檢工作的記錄。
場(chǎng)景3：信息摸排
當(dāng)前的疫情環(huán)境下，人員信息摸排工作一直是痛點(diǎn)問(wèn)題，快速、準(zhǔn)確，不用大量人力資源來(lái)收集和匯總?cè)藛T信息顯得更加重要。通過(guò) SeaTable 的表單功能，利用級(jí)聯(lián)、條件字段對(duì)住戶信息進(jìn)行摸排，完美解決了這一痛點(diǎn)問(wèn)題，所有人提交的信息實(shí)時(shí)自動(dòng)匯總到表格。
場(chǎng)景4：資產(chǎn)處理流程
信息管理部的資產(chǎn)，涉及各種貴重的電子設(shè)備，在每個(gè)學(xué)校中都是重要的部分，通過(guò)使用 SeaTable 建立表格，對(duì)信息化部門的資產(chǎn)進(jìn)行管理，有效定位和記錄每一個(gè)資產(chǎn)位置、來(lái)源、使用狀態(tài)，通過(guò)運(yùn)用表單對(duì)不同地點(diǎn)的需要處置的資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢申請(qǐng)，提交后提醒管理員進(jìn)行后續(xù)工作（表單本身有發(fā)送通知的功能）。
場(chǎng)景5：庫(kù)存管理
除了固定資產(chǎn)，信息管理部門工作中還有各種消耗類資產(chǎn)需要通過(guò)庫(kù)房來(lái)保存和管理，為此，使用了 SeaTable 模板庫(kù)中的庫(kù)存管理模板（復(fù)制后可調(diào)整）， 實(shí)現(xiàn)了庫(kù)存資產(chǎn)的全流程管理。
庫(kù)存管理系統(tǒng)可以精確管理出入庫(kù)，實(shí)時(shí)掌握庫(kù)存情況并記錄庫(kù)存流水。
庫(kù)存管理表包含五個(gè)子表，分別是入庫(kù)表、出庫(kù)表、庫(kù)存流水表、庫(kù)存表、商品表。
- 「商品表」：包含商品的基礎(chǔ)信息，如名稱、規(guī)格、單價(jià)等。
- 「庫(kù)存表」：關(guān)聯(lián)「商品表」的基礎(chǔ)信息，并顯示當(dāng)前庫(kù)存。
- 「入庫(kù)/出庫(kù)表」：商品基礎(chǔ)信息與 「庫(kù)存表」關(guān)聯(lián)，可直接選擇庫(kù)存中的商品，進(jìn)行出/入庫(kù)表的錄入。
- 「庫(kù)存流水表」：通過(guò)結(jié)合使用自動(dòng)化規(guī)則和腳本功能，當(dāng)錄入出/入庫(kù)表后，在庫(kù)存流水表中增加一條記錄，計(jì)算出新的庫(kù)存更新到「庫(kù)存表」中。
通過(guò)使用鏈接列、鏈接公式、自動(dòng)化規(guī)則和腳本功能將五個(gè)表關(guān)聯(lián)起來(lái)，每當(dāng)出/入庫(kù)審批通過(guò)時(shí) ，在庫(kù)存表查找當(dāng)前庫(kù)存，計(jì)算新的庫(kù)存，并更新到庫(kù)存表，與此同時(shí)在庫(kù)存流水表記錄一條記錄。
場(chǎng)景6：調(diào)研反饋
信息管理部工作中，經(jīng)常需要收集員工、學(xué)生等相關(guān)人員的意見(jiàn)和反饋，從而更好地完成校園工作。為此，使用了 SeaTable 模板庫(kù)中的調(diào)研訪談模板，實(shí)現(xiàn)了調(diào)研反饋的收集和自動(dòng)匯總。
模板包括了兩個(gè)子表，一個(gè)是「訪談清單」，一個(gè)是「訪談?dòng)涗洝埂?/span>
「訪談?dòng)涗洝贡恚苡涗浂嘣袷降脑L談數(shù)據(jù)信息，還能通過(guò)增加視圖來(lái)自動(dòng)整理和快速切換查看不同角度的數(shù)據(jù)（點(diǎn)擊視圖▽按鈕，可查看其他視圖）；對(duì)表格里的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，也比 Excel 更簡(jiǎn)單，可以用基礎(chǔ)的統(tǒng)計(jì)功能或圖表類型更豐富的高級(jí)統(tǒng)計(jì)插件。
- 訪談總結(jié)：用了長(zhǎng)文本類型，相對(duì)文本類型而言，它能在單元格里記錄很多文本內(nèi)容，也能添加圖片、鏈接、表格、任務(wù)列表之類。光標(biāo)指向時(shí)可顯示預(yù)覽。
- 附件：用了文件類型，用它來(lái)添加訪談聊天截圖、音視頻文件。點(diǎn)擊就能查看、播放、下載。
通過(guò)表格豐富的數(shù)據(jù)類型，把平時(shí)訪談、問(wèn)卷調(diào)查、數(shù)據(jù)收集等涉及的各類信息都規(guī)范且便捷地記錄到了表格里，非常方便和省事。
總結(jié)
SeaTable 作為以智能表格為基礎(chǔ)的新型數(shù)字化平臺(tái)，基于其豐富易用的基礎(chǔ)功能和擴(kuò)展功能，可以幫我們低成本低門檻搭建無(wú)數(shù)個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和應(yīng)用，不必再把大量精力花在尋找定制化的軟件系統(tǒng)上。使用者按需搭建，自主性更強(qiáng)，能快速見(jiàn)效。
結(jié)合本案例中的部分應(yīng)用場(chǎng)景也可以看到，從管理需求和業(yè)務(wù)流程方面，既能滿足以效果為導(dǎo)向的個(gè)性化需求，也能滿足通用型的項(xiàng)目管理需求。比如在數(shù)據(jù)填報(bào)及協(xié)同方面，可以根據(jù)具體場(chǎng)景及要求的不同，按需選擇通過(guò)表單、數(shù)據(jù)收集表、通用外部應(yīng)用功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。對(duì)于高校及職能部門來(lái)說(shuō)，不僅可以直接使用云服務(wù)，也可以私有化部署，滿足內(nèi)網(wǎng)、數(shù)據(jù)保存到本地服務(wù)器等需求。
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