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合同歸檔管理制度(合同歸檔管理制度及流程)

合同歸檔管理制度

1.目的

為進一步規(guī)范、加強集團各類合同歸檔管理,避免遺失,便于查詢,統(tǒng)一歸檔,特制定本制度。

2.適用范圍

適用于集團(含集團下屬各分/子公司)各類合同的管理。

3.職責

3.1 人力資源部是本制度制定的責任部門;

3.2 總裁辦是本制度執(zhí)行的監(jiān)督部門;

3.3 各部門是本制度執(zhí)行的責任部門。

4.分類管理(詳見下表)

合同類別

管理部門

備注

原件

復印件及掃描件

業(yè)務類

行政部

行政部、合同簽訂部門

合同最好一式三份以上,簽訂部門保留一份

技術類

行政部

行政部、技術部

財務類

財務部

計劃財務部、合同簽訂部門

人事類

人力資源部

——

分/子公司保留原件,集團人力資源部保留復印件

其他

行政部

合同簽訂部門

合同最好一式三份以上,簽訂部門保留一份

注:各類合同(除勞動合同)的簽訂部門都必須傳一份掃描件至法務部分類存檔。

5.歸檔管理

5.1各部門指定專人進行合同歸檔管理,各類合同經(jīng)集團領導審批簽訂并履行完后,合同簽訂部門進行復印、掃描,原件(包括:《文件處理單》及相關附件)送至原件保管部門進行存檔保管,復印件、掃描件由合同簽訂部門自行保管(如有多余原件,合同簽訂部門自行保管一份);

5.2原件保管部門收到合同原件后,對合同進行掃描并將掃描件進行電子檔

歸檔管理;

5.3電子歸檔處理完后,對合同原件進行紙檔分類保存,并建立查詢目錄;

5.4市場運營中心(含分/子公司)的各類合同(非人事類),商務管理部

必須統(tǒng)一保管一份復印件及掃描件。

6.借閱管理

6.1合同查詢先從部門內(nèi)部進行查詢,如無法查詢,再到原件保管部門進行

查詢(此條作為部門文件管理績效考核的參考數(shù)據(jù)之一);

6.2如需查詢或使用原件,需填寫《合同借閱申請單》(詳見附件:《合同

借閱申請單》)。

7.交接管理

7.1各部門合同管理人因辭職或異動,需由部門負責人另指定專人進行合同管理交接(包括:紙檔、電子檔),交接時需列《合同交接清單》;

7.2辭職或異動手續(xù)辦理時,人力資源部需審核是否有附有《合同交接清單》8.本制度由人力資源部制定,于2016年04月21日生效。

附件:《合同借閱申請單》

合同借閱申請單

申請部門

申請人

借閱目的

借閱日期

歸還日期

部門負責人

分管領導

注:1.此申請單由合同借出部門存檔;

2.合同借閱歸還后此單交還借閱人;

3.如到期還未歸還的,出借部門需與借閱人再次確認歸還日期。

合同借閱申請單

申請部門

申請人

借閱目的

借閱日期

歸還日期

部門負責人

分管領導

注:1.此申請單由合同借出部門存檔;

2.合同借閱歸還后此單交還借閱人;

3.如到期還未歸還的,出借部門需與借閱人再次確認歸還日期。

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