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資深行政部總監(jiān)教你做會議管理:如何組織管理一場高效的會議?

資深行政部總監(jiān)教你做會議管理:如何組織管理一場高效的會議?

會議是我們步入企業(yè)在實施管理中最常見的議事和決策的方式,通過定期或不定期地召開各類會議,可以有效地促進企業(yè)內(nèi)部信息的傳遞,是保證企業(yè)正常運行、工作順利開展的必要手段。

通常組織和管理會議的部門是行政部,有的企業(yè)因為人力資源部門和行政部門是統(tǒng)一的人事部門,所以人事部門也會成為負責(zé)組織和管理會議的部門。也有些企業(yè)會是辦公室、總經(jīng)辦,只是名稱不同而已。

本文主要內(nèi)容包含以下幾個方面

  • 會議工作執(zhí)行人與會議主持人的工作要求
  • 會議管理的第一階段:會議準備
  • 會議管理的第二階段:會議實施
  • 會議管理的第三階段:會后工作
  • 會議管理工作與考核標(biāo)準表
  • 相關(guān)表格:《會議計劃安排表》、《會議通知》、《會議簽到表》、《會議紀要》

一、會議事務(wù)執(zhí)行人與會議主持人的工作要求

1、會議事務(wù)執(zhí)行人的工作要求

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2、會議主持人工作要求

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二、會議管理的第一階段:會議準備

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三、會議管理的第二階段:會議實施

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四、會議管理的第三階段:會后工作

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五、會議管理工作與考核標(biāo)準表

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六、相關(guān)表格:《會議計劃安排表》、《會議通知》、《會議簽到表》、《會議紀要》

1、《會議計劃安排表》

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2、《會議通知》

會議通知是指上級部門對下級部門、員工或平行單位之間部署工作、傳達事情或召開會議等用到的非正式公文。

  • 會議通知一般由標(biāo)題、稱呼、正文和落款四部分構(gòu)成。
  • 標(biāo)題:寫在第一行正中位置,可只寫‘會議通知’四字,也可在‘會議通知’前面寫上發(fā)通知的單位名稱或通知的內(nèi)容,如果會議重要或緊急,也可寫‘緊急會議通知’,以引起注意。
  • 稱呼:寫被通知者的姓名或職稱或單位名稱,在第二行頂格寫。
  • 正文:另起一行,空兩格,寫清楚開會的時間、地點、參加會議的對象、開什么會,還要把要求寫清楚。
  • 落款:分兩行寫在正文的右下方,一行是寫署名,另一行寫日期。

資深行政部總監(jiān)教你做會議管理:如何組織管理一場高效的會議?

會議通知一般是書面的文件形式,可以以郵件的形式發(fā)送。會議通知的內(nèi)容包括會議的時間、地點、參會人員、議題、議程等。會議一旦決定召開,就應(yīng)該盡早發(fā)出會議通知函。注意,會議通知函必須要有確認收函的回執(zhí)。

3、《會議簽到表》

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4、《會議紀要》

會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項的文書,一般由標(biāo)題、開頭和落款三部分構(gòu)成。會議紀要按內(nèi)容可分為三類:

  • 日常辦公會議紀要;
  • 指示性會議紀要,即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀要;
  • 討論型會議紀要,主要是對某一重大理論、實踐課題進行研討的會議所使用的一種紀要,這種會議紀要只具有參考性,不具有指揮性。

標(biāo)題:一般為“會議名稱 紀要”或直接揭示會議的主要內(nèi)容。

正文:包括前言、主體、結(jié)尾三項內(nèi)容。前言是簡要介紹會議的概況,說明會議的議題。主體是會議紀要的核心內(nèi)容,主要反映會議情況和結(jié)果,要把會議形成的決定、決議概述清楚。結(jié)尾一般是提出號召和希望。

落款:應(yīng)署名召開會議的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)名稱和成文時間,并加蓋公章,注意會議紀要一般不署名。

資深行政部總監(jiān)教你做會議管理:如何組織管理一場高效的會議?

會議的內(nèi)就寫這么多了,如果大家喜歡,可以關(guān)注我,為我點贊;如果大家想要本文的表單word格式的文件,可以私信我。

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