會議管理如何助力組織增值提效？攸信全方位解析會議管理技巧，為組織會議管理提供了新的變革方向。
會議管理技巧一：如何科學(xué)管控會議室資源？精準(zhǔn)調(diào)配會議資源？
通過調(diào)查顯示，90%的企業(yè)會議室資源使用浪費情況嚴(yán)重。浪費情況主要體現(xiàn)在幾大維度：在時間維度上，大型企業(yè)具備充足的會議資源，但面向幾百上千人同時提出的會議需求，如何協(xié)調(diào)？怎么滿足組織內(nèi)部的“并發(fā)”需求？僅依靠人工管理，實在是無法在同一時間匯總所有人的“會議需求”，因此在安排會議時間和會議室資源時，資源協(xié)調(diào)難度大，資源管控難以到位；在空間維度上，無論是通過人工管理還是借助單一系統(tǒng)管理，也很容易出現(xiàn)預(yù)約了會議室資源，卻難以面向突發(fā)情況靈活變通，如何去管理會議室資源？；在人員維度上，依靠專人專職負(fù)責(zé)會議室的管控、協(xié)調(diào)會議資源，給行政管理提出了更高的要求，不僅增加了人員的工作負(fù)荷，更是難以全方位管控好會議資源。
有了攸信AEES會議管理系統(tǒng)，即使是跨不同時區(qū)和地點，對員工和管理人員來說，復(fù)雜的預(yù)訂也變得易于管理和查看，只需要通過電腦或手機幾秒內(nèi)搞定。會議室和人員狀態(tài)更是可實時更新，助力高效預(yù)定會議，外設(shè)看板進(jìn)行實時交互，智化會議全流程管理，呈現(xiàn)會議數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表，實現(xiàn)全流程的數(shù)字化管控。
會議管理技巧二：會議創(chuàng)建前如何高效查詢會議室占用情況？
目前很多大中型企業(yè)均采用人工手動方式管理各會議室的日常使用，分配和查詢各會議室的使用情況，效率低下，難以對各樓層的會議室空閑、預(yù)定情況、會議室各種資源狀態(tài)、后勤保障等都做到了如指掌。
攸信AEES會議管理系統(tǒng)，通過直觀友好的移動端 web端雙端應(yīng)用，隨時隨地查找會議室占用情況，便于人員進(jìn)行會議的高效管理預(yù)訂，會議室鎖定與占用，并可通過面板清楚展現(xiàn)會議資源使用情況，，避免會議室沖突，實現(xiàn)會議資源的科學(xué)使用。
會議管理技巧三：參會人員如何全面管控？
沒有數(shù)字化管控的助力，會議管理流程中對于會議人員的管控通常使用人工登記的方式，既容易出現(xiàn)登記誤差也難以實現(xiàn)參會人員的身份認(rèn)證，更是難以對后續(xù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行加統(tǒng)計分析，導(dǎo)致會議的效用在源頭上就受到了阻礙。
攸信AEES會議管理采用二維碼簽到方式，告別紙質(zhì)簽到表格，數(shù)據(jù)實時自動統(tǒng)計可追溯，無需等候可多人同時掃碼簽到，便于參會人員有效協(xié)作、配合流暢，省心、省時、省力。對參會人員二維碼簽到信息進(jìn)行后臺的統(tǒng)計查詢及數(shù)據(jù)的導(dǎo)出，有效管控和記錄，對人員出席情況數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)可實時自動生成，降低差錯率，參會者出席情況系統(tǒng)可追溯。
會議管理技巧四：會后記錄如何追溯？
傳統(tǒng)會議紀(jì)要模式，由專人負(fù)責(zé)記錄會議要點，由于記錄者對于會議討論內(nèi)容以及相應(yīng)業(yè)務(wù)了解不清楚，容易造成會議重點遺漏以及相應(yīng)會議要點表意不清的情況，更是在同一時間難以兼顧多個維度的會議紀(jì)要展示內(nèi)容呈現(xiàn)。
攸信AEES會議管理集成集成任務(wù)和知識庫，鏈接會議紀(jì)要至企業(yè)知識庫，支持多人在線編輯，確保會議內(nèi)容全覆蓋，沉淀每一次會議成果至企業(yè)知識庫，便于后續(xù)會議任務(wù)的跟進(jìn)以及會議重點的記錄，釋放會議價值，為后續(xù)會議增值蓄能。
未來，攸信AEES會議管理將持續(xù)借助數(shù)字化平臺優(yōu)勢和技術(shù)力量，賦能更多企業(yè)，通過信息化手段固化企業(yè)會議的會議通知、會中匯報、會議決策等管理業(yè)務(wù)，通過與公文管理、會議室管理、任務(wù)管理等功能集成實現(xiàn)會前、會中、會后及決策支持的全流程一體化管理，簡化會議流程，智化會議環(huán)節(jié)，打造高效無紙化的會議管理模式。
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