會(huì)議管理制度

1.0 目的

為規(guī)范XX集團(tuán)（以下簡稱"公司"）會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，提高會(huì)議效率，降低會(huì)議成本，特制定本制度。

2.0 范圍

本制度適用于公司總部各類會(huì)議的管理。

3.0 職責(zé)

3.1行政人事部：負(fù)責(zé)公司總部會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

3.2監(jiān)察部：負(fù)責(zé)本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督。

4.0 會(huì)議管理制度

4.1會(huì)議分類

4.1.1會(huì)議分為以下四種：

4.1.1.1常務(wù)會(huì)：每月1日按時(shí)召開（如遇節(jié)假日，由行政人事部根據(jù)實(shí)際情況另行擬定召開日期，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行）。常務(wù)會(huì)主要對各部門、各分支機(jī)構(gòu)上月發(fā)生的主要事件進(jìn)行總結(jié)和分析，布置下月工作目標(biāo)和闡述工作重點(diǎn)。常務(wù)會(huì)由總經(jīng)理或其授權(quán)人主持，與會(huì)人員為公司董事會(huì)全體成員、公司總部總經(jīng)辦全體成員、公司總部各部門和各分支機(jī)構(gòu)正/副職管理者（外地單位的參會(huì)人員由會(huì)議主持人根據(jù)需要另行確定）。

4.1.1.2臨時(shí)性會(huì)議：臨時(shí)性會(huì)議根據(jù)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況或重大問題，臨時(shí)組織召開。臨時(shí)會(huì)議主要解決即時(shí)面臨的一切臨時(shí)發(fā)生的重大問題。臨時(shí)性會(huì)議由業(yè)務(wù)涉及部門組織召開，與會(huì)人員范圍由組織者根據(jù)實(shí)際需要確定。

4.1.1.3全體員工大會(huì)：每年1至2月召開（根據(jù)工作實(shí)際確定），員工大會(huì)主要總結(jié)上一年度工作、部署本年度工作重點(diǎn)、表彰先進(jìn)。全體員工大會(huì)由公司總經(jīng)理主持，公司行政人事部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排。與會(huì)人員為公司全體員工（因工作需要，必須留守值班的除外)。

4.1.1.4各分支機(jī)構(gòu)周、月例會(huì)：各分支機(jī)構(gòu)必須每周、每月分別組織召開一次例會(huì)（具體時(shí)間由其負(fù)責(zé)人確定），周、月例會(huì)主要針對本周、月的主要目標(biāo)任務(wù)及業(yè)務(wù)活動(dòng)說明溝通，處理臨時(shí)事件，追蹤工作進(jìn)度，強(qiáng)調(diào)下周、月工作重點(diǎn)，促進(jìn)和加強(qiáng)內(nèi)部的配合與協(xié)作。分支機(jī)構(gòu)例會(huì)由各公支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人主持，周例會(huì)與會(huì)人員為各分支機(jī)構(gòu)科長級(jí)以上管理人員；月例會(huì)與會(huì)人員為各分支機(jī)構(gòu)所有具管理性質(zhì)的員工。分支機(jī)構(gòu)的會(huì)議記錄，由分支機(jī)構(gòu)綜合科或辦公室在會(huì)議召開后的第三天，將經(jīng)會(huì)議主持人簽名審核的會(huì)議記錄上傳OA系統(tǒng)。4.2會(huì)議組織

4.2.1常務(wù)會(huì)、全體員工大會(huì)由公司行政人事部按本制度負(fù)責(zé)通知與會(huì)人員，及組織做好相關(guān)會(huì)務(wù)工作。行政人事部在發(fā)布會(huì)議通知時(shí)，應(yīng)將會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、相關(guān)與會(huì)人員及資料等交待詳盡。

4.2.2臨時(shí)性會(huì)議由業(yè)務(wù)涉及部門負(fù)責(zé)按4.2.1條的要求組織召開。

4.2.3各分支機(jī)構(gòu)例會(huì)，由其綜合科或辦公室按本制度負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門的與會(huì)人員，組織做好相關(guān)會(huì)務(wù)工作。在發(fā)布會(huì)議通知時(shí)，應(yīng)將會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、相關(guān)與會(huì)人員及資料等交待詳盡。

4.3會(huì)議安排

4.3.1正常性的會(huì)議一律納入例會(huì)制，原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開。公司總部例會(huì)主要包括：常務(wù)會(huì)、全體員工大會(huì)等。

4.3.2各級(jí)別會(huì)議須服從公司行政人事部統(tǒng)一安排，應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從整體的原則。

4.4會(huì)議準(zhǔn)備

4.4.1會(huì)議主持人、召集部門和與會(huì)人員都應(yīng)分別做好有關(guān)會(huì)議準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備要點(diǎn)包括：會(huì)議主持人及與會(huì)人員準(zhǔn)備：提案、匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議決定草案。組織、統(tǒng)籌部門準(zhǔn)備：擬好會(huì)議議程、落實(shí)會(huì)場、備好座位、通知與會(huì)人員等。

4.5與會(huì)人員應(yīng)遵守的規(guī)定

4.5.1應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在《會(huì)議簽到表》上簽到（部門會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人決定是否需要簽到）。

4.5.2會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。

4.5.3遵循會(huì)議主持人對議程控制的要求。

4.5.4屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。

4.5.5為提高工作效率，保證工作部署的正常進(jìn)行，同時(shí)體現(xiàn)對大多數(shù)人的尊重，例會(huì)及其它一些重要會(huì)議要求所有與會(huì)人員將手機(jī)調(diào)至振動(dòng)檔；原則上不允許接聽電話，如確因緊急事情處理需接聽，須放輕腳步離開會(huì)場接聽。

4.3.6如遇其他臨時(shí)召開的緊急會(huì)議，與會(huì)人員除事先請假外(向會(huì)議主持人及組織者)必須準(zhǔn)時(shí)參加，并認(rèn)真做好會(huì)議記錄。

4.3.7他人發(fā)言時(shí)，要注意聆聽，不得在下面小聲討論或玩手機(jī)，防止語言、表情作出不禮貌表現(xiàn)。

4.3.8如有違反上述會(huì)議要求者，在當(dāng)月工資中扣除50元/次。

4.6會(huì)議記錄、紀(jì)要與會(huì)議跟進(jìn)4.6.1各類會(huì)議原則上應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)記錄，會(huì)議記錄員的設(shè)置應(yīng)遵守以下規(guī)定：

4.6.1.1總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)主持的會(huì)議原則由行政人事部指定專人負(fù)責(zé)記錄工作（會(huì)議主持人另有指定除外）

4.6.1.2其它會(huì)議記錄遵照"誰組織，誰記錄"的原則。如有必要，會(huì)議主持人可臨時(shí)指定記錄人。

4.6.2會(huì)議記錄人員應(yīng)遵守以下規(guī)定：

4.6.2.1全程做好會(huì)議的原始記錄，根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要（必要時(shí)可進(jìn)行會(huì)議錄音）。

4.6.2.2會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保原始記錄的準(zhǔn)確性。

4.6.2.3對會(huì)議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明"議決"字樣，并整理會(huì)議紀(jì)要。

4.6.2.4會(huì)議紀(jì)要應(yīng)于會(huì)議次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核上傳OA。

4.6.3下列情況應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要：

4.6.3.1須會(huì)后對會(huì)議精神貫徹落實(shí)和進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議。

4.7.3.2其他主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。

4.7其它

4.7.1會(huì)議紀(jì)要發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定，跨部門會(huì)議紀(jì)要須報(bào)行政人事部行政專員一份存檔備查。

4.7.2會(huì)議決議、決策事項(xiàng)須會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的遵照"誰主管，誰跟進(jìn)"的原則。并及時(shí)反饋跟進(jìn)情況。會(huì)議主持人另有安排指定的，按主持人指定的執(zhí)行。

4.7.3總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)主持的會(huì)議，會(huì)后跟進(jìn)工作原則上由監(jiān)察部負(fù)責(zé)落實(shí)（會(huì)議主持人另有指定的除外）。

4.7.4會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議原始記錄及會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。

5.0 會(huì)議流程

5.1常務(wù)會(huì)：與會(huì)人員必須于當(dāng)月最后一天上午10點(diǎn)以前會(huì)將《月工作計(jì)劃與總結(jié)表》上傳至OA。

5.2全體員工大會(huì)由行政人事部至少提前七天通知與會(huì)人員，并按相關(guān)要求做好會(huì)議的組織工作。

5.3常務(wù)會(huì)會(huì)議程序。

5.3.1行政人事部清點(diǎn)到會(huì)人數(shù)。

5.3.2會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始。

5.3.3依次為各分支機(jī)構(gòu)、行政人事部、營銷部、工程部、財(cái)務(wù)部、監(jiān)察部對照上月的工作計(jì)劃，對上月未完成工作及工作中的各種問題進(jìn)行匯報(bào)。

5.5.4待各部門、分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人均發(fā)言完畢后，由分管領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)議主持人分別對各部門的工作總結(jié)進(jìn)行點(diǎn)評，并部署下月主要工作任務(wù)。

5.5.5與會(huì)人員進(jìn)行橫向溝通和討論；原則上未在工作計(jì)劃和總結(jié)表的橫向溝通欄注明的事項(xiàng)，不得進(jìn)行橫向溝通，會(huì)議主持人另有要求的除外。

5.5.6會(huì)議結(jié)束后，三天內(nèi)將會(huì)議記錄上傳至OA系統(tǒng)。

6.0其它

6.1本制度最終解釋權(quán)歸公司行政人事部。

6.2本制度自2015年8月1日起試行二個(gè)月，試行結(jié)束后如無修訂版頒布，則自動(dòng)形成正式版。

6.3自本制度試行之日起，公司與《會(huì)議制度》相關(guān)的原有管理?xiàng)l款自動(dòng)失效。