會議管理制度
1.0 目的
為規(guī)范XX集團（以下簡稱"公司"）會議管理，提高會議質(zhì)量，提高會議效率，降低會議成本，特制定本制度。
2.0 范圍
本制度適用于公司總部各類會議的管理。
3.0 職責
3.1行政人事部：負責公司總部會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。
3.2監(jiān)察部：負責本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督。
4.0 會議管理制度
4.1會議分類
4.1.1會議分為以下四種：
4.1.1.1常務會：每月1日按時召開（如遇節(jié)假日，由行政人事部根據(jù)實際情況另行擬定召開日期，報總經(jīng)理批準后執(zhí)行）。常務會主要對各部門、各分支機構上月發(fā)生的主要事件進行總結和分析，布置下月工作目標和闡述工作重點。常務會由總經(jīng)理或其授權人主持，與會人員為公司董事會全體成員、公司總部總經(jīng)辦全體成員、公司總部各部門和各分支機構正/副職管理者（外地單位的參會人員由會議主持人根據(jù)需要另行確定）。
4.1.1.2臨時性會議：臨時性會議根據(jù)業(yè)務的實際情況或重大問題，臨時組織召開。臨時會議主要解決即時面臨的一切臨時發(fā)生的重大問題。臨時性會議由業(yè)務涉及部門組織召開，與會人員范圍由組織者根據(jù)實際需要確定。
4.1.1.3全體員工大會：每年1至2月召開（根據(jù)工作實際確定），員工大會主要總結上一年度工作、部署本年度工作重點、表彰先進。全體員工大會由公司總經(jīng)理主持，公司行政人事部負責統(tǒng)籌安排。與會人員為公司全體員工（因工作需要，必須留守值班的除外)。
4.1.1.4各分支機構周、月例會：各分支機構必須每周、每月分別組織召開一次例會（具體時間由其負責人確定），周、月例會主要針對本周、月的主要目標任務及業(yè)務活動說明溝通，處理臨時事件，追蹤工作進度，強調(diào)下周、月工作重點，促進和加強內(nèi)部的配合與協(xié)作。分支機構例會由各公支機構負責人或其授權人主持，周例會與會人員為各分支機構科長級以上管理人員；月例會與會人員為各分支機構所有具管理性質(zhì)的員工。分支機構的會議記錄，由分支機構綜合科或辦公室在會議召開后的第三天，將經(jīng)會議主持人簽名審核的會議記錄上傳OA系統(tǒng)。4.2會議組織
4.2.1常務會、全體員工大會由公司行政人事部按本制度負責通知與會人員，及組織做好相關會務工作。行政人事部在發(fā)布會議通知時，應將會議的時間、地點、主題、相關與會人員及資料等交待詳盡。
4.2.2臨時性會議由業(yè)務涉及部門負責按4.2.1條的要求組織召開。
4.2.3各分支機構例會，由其綜合科或辦公室按本制度負責通知相關部門的與會人員，組織做好相關會務工作。在發(fā)布會議通知時，應將會議的時間、地點、主題、相關與會人員及資料等交待詳盡。
4.3會議安排
4.3.1正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容組織召開。公司總部例會主要包括：常務會、全體員工大會等。
4.3.2各級別會議須服從公司行政人事部統(tǒng)一安排，應堅持小會服從整體的原則。
4.4會議準備
4.4.1會議主持人、召集部門和與會人員都應分別做好有關會議準備工作，準備要點包括：會議主持人及與會人員準備：提案、匯報總結提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案。組織、統(tǒng)籌部門準備：擬好會議議程、落實會場、備好座位、通知與會人員等。
4.5與會人員應遵守的規(guī)定
4.5.1應準時到會，并在《會議簽到表》上簽到（部門會議由部門負責人決定是否需要簽到）。
4.5.2會議發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題。
4.5.3遵循會議主持人對議程控制的要求。
4.5.4屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言。
4.5.5為提高工作效率，保證工作部署的正常進行，同時體現(xiàn)對大多數(shù)人的尊重，例會及其它一些重要會議要求所有與會人員將手機調(diào)至振動檔；原則上不允許接聽電話，如確因緊急事情處理需接聽，須放輕腳步離開會場接聽。
4.3.6如遇其他臨時召開的緊急會議，與會人員除事先請假外(向會議主持人及組織者)必須準時參加，并認真做好會議記錄。
4.3.7他人發(fā)言時，要注意聆聽，不得在下面小聲討論或玩手機，防止語言、表情作出不禮貌表現(xiàn)。
4.3.8如有違反上述會議要求者，在當月工資中扣除50元/次。
4.6會議記錄、紀要與會議跟進4.6.1各類會議原則上應設專人負責記錄，會議記錄員的設置應遵守以下規(guī)定：
4.6.1.1總經(jīng)理以上領導主持的會議原則由行政人事部指定專人負責記錄工作（會議主持人另有指定除外）
4.6.1.2其它會議記錄遵照"誰組織，誰記錄"的原則。如有必要，會議主持人可臨時指定記錄人。
4.6.2會議記錄人員應遵守以下規(guī)定：
4.6.2.1全程做好會議的原始記錄，根據(jù)需要整理會議紀要（必要時可進行會議錄音）。
4.6.2.2會議記錄應盡量采用實錄風格，確保原始記錄的準確性。
4.6.2.3對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明"議決"字樣，并整理會議紀要。
4.6.2.4會議紀要應于會議次日呈報會議主持人審核上傳OA。
4.6.3下列情況應整理會議紀要：
4.6.3.1須會后對會議精神貫徹落實和進行跟進的會議。
4.7.3.2其他主持人要求整理會議紀要的會議。
4.7其它
4.7.1會議紀要發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定，跨部門會議紀要須報行政人事部行政專員一份存檔備查。
4.7.2會議決議、決策事項須會后跟進落實的遵照"誰主管，誰跟進"的原則。并及時反饋跟進情況。會議主持人另有安排指定的，按主持人指定的執(zhí)行。
4.7.3總經(jīng)理以上領導主持的會議，會后跟進工作原則上由監(jiān)察部負責落實（會議主持人另有指定的除外）。
4.7.4會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀要為準。
5.0 會議流程
5.1常務會：與會人員必須于當月最后一天上午10點以前會將《月工作計劃與總結表》上傳至OA。
5.2全體員工大會由行政人事部至少提前七天通知與會人員，并按相關要求做好會議的組織工作。
5.3常務會會議程序。
5.3.1行政人事部清點到會人數(shù)。
5.3.2會議主持人宣布會議開始。
5.3.3依次為各分支機構、行政人事部、營銷部、工程部、財務部、監(jiān)察部對照上月的工作計劃，對上月未完成工作及工作中的各種問題進行匯報。
5.5.4待各部門、分支機構負責人均發(fā)言完畢后，由分管領導、會議主持人分別對各部門的工作總結進行點評，并部署下月主要工作任務。
5.5.5與會人員進行橫向溝通和討論；原則上未在工作計劃和總結表的橫向溝通欄注明的事項，不得進行橫向溝通，會議主持人另有要求的除外。
5.5.6會議結束后，三天內(nèi)將會議記錄上傳至OA系統(tǒng)。
6.0其它
6.1本制度最終解釋權歸公司行政人事部。
6.2本制度自2015年8月1日起試行二個月，試行結束后如無修訂版頒布，則自動形成正式版。
6.3自本制度試行之日起，公司與《會議制度》相關的原有管理條款自動失效。
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