風(fēng)險(xiǎn)管理是其中一個(gè)關(guān)鍵的項(xiàng)目管理實(shí)踐，旨在確保在項(xiàng)目進(jìn)行過程中發(fā)生的意外最少。雖然無法確定地預(yù)測未來，但我們可以應(yīng)用一個(gè)簡單而精簡的風(fēng)險(xiǎn)管理流程來預(yù)測項(xiàng)目中的不確定性，并將這些不確定性的發(fā)生或影響降到最低。這提高了項(xiàng)目成功完成的機(jī)率，降低了這些風(fēng)險(xiǎn)的后果。
那么，如何處理像項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理這樣看似難以捉摸的事情呢？從制定一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃開始吧。
1、識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)
識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的方法有很多，其中一種方法是與你的團(tuán)隊(duì)、同事或干系人進(jìn)行頭腦風(fēng)暴。找到有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的人，安排采訪，這樣你就能收集到識(shí)別和解決風(fēng)險(xiǎn)所需的信息。想想很多可能出錯(cuò)的事情，留意它們。對過去項(xiàng)目的歷史數(shù)據(jù)做同樣的處理。
確保風(fēng)險(xiǎn)植根于問題的根源?？偟膩碚f，深入到根本原因，看看風(fēng)險(xiǎn)是否會(huì)對需要識(shí)別的項(xiàng)目產(chǎn)生影響。當(dāng)你試圖將風(fēng)險(xiǎn)降到最低，最好相信自己的直覺。這可以讓你看到你認(rèn)為不可能發(fā)生的情況。
2、分析風(fēng)險(xiǎn)
分析風(fēng)險(xiǎn)不容易。你永遠(yuǎn)無法收集到足夠的信息。當(dāng)然，許多數(shù)據(jù)很復(fù)雜，但大多數(shù)行業(yè)都有最佳實(shí)踐，這可以幫助你進(jìn)行分析。你可能會(huì)驚訝地發(fā)現(xiàn)，你的公司已經(jīng)有一個(gè)用于此流程的框架。
當(dāng)你評(píng)估項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，你最終可以主動(dòng)解決許多影響，例如避免潛在的訴訟、解決監(jiān)管問題、遵守新法規(guī)、減少風(fēng)險(xiǎn)和最小化影響。
那么，如何分析項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)呢?通過定性和定量的風(fēng)險(xiǎn)分析，你可以確定風(fēng)險(xiǎn)將如何影響你的進(jìn)度和預(yù)算。
項(xiàng)目管理軟件通過監(jiān)控項(xiàng)目來幫助你分析風(fēng)險(xiǎn)。現(xiàn)代項(xiàng)目管理軟件，如8Manage PM，通過顯示實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)概覽更進(jìn)一步分析風(fēng)險(xiǎn)。不像其他軟件工具，你不需要設(shè)置概覽。它已經(jīng)準(zhǔn)備好從一開始就為你提供項(xiàng)目的高級(jí)視圖。
3、確定風(fēng)險(xiǎn)優(yōu)先順序
并非所有的風(fēng)險(xiǎn)都是平等的。你需要評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，了解你需要收集什么資源，以便在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)及時(shí)解決。
列出一長串風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)讓人望而生畏。但你可以簡單地將風(fēng)險(xiǎn)劃分為高、中、低。現(xiàn)在有一條水平線，你可以看到背景中的風(fēng)險(xiǎn)。從這個(gè)角度出發(fā)，你可以計(jì)劃如何及何時(shí)解決這些風(fēng)險(xiǎn)。
有些風(fēng)險(xiǎn)需要立即關(guān)注，這些可能是使項(xiàng)目脫軌的風(fēng)險(xiǎn)。其他風(fēng)險(xiǎn)也很重要，但可能不會(huì)威脅到項(xiàng)目的成功，你可以相應(yīng)采取行動(dòng)。還有一些風(fēng)險(xiǎn)對整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度和預(yù)算幾乎沒有影響。其中一些低優(yōu)先級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)可能很重要，但不足以浪費(fèi)時(shí)間。
4、為風(fēng)險(xiǎn)分配負(fù)責(zé)人
如果不指派人監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn)，你所有識(shí)別和評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的努力都會(huì)付諸東流。事實(shí)上，這是你在列出風(fēng)險(xiǎn)時(shí)應(yīng)該做的事。誰對風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)何時(shí)發(fā)生，如果風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，誰領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)而解決風(fēng)險(xiǎn)？
這個(gè)決定取決于你?？赡苡幸粋€(gè)團(tuán)隊(duì)成員在風(fēng)險(xiǎn)方面更嫻熟或有經(jīng)驗(yàn)，那么這個(gè)人應(yīng)該帶頭解決風(fēng)險(xiǎn)?；蛘哌@可能只是隨意的選擇。當(dāng)然，最好是把任務(wù)分配給合適的人，但同樣重要的是確保每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)都有一個(gè)負(fù)責(zé)人。
如果你不為每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)安排專人負(fù)責(zé)防范，并在風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)時(shí)及時(shí)解決，你就等于把自己置于更大的風(fēng)險(xiǎn)之下。識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)是一回事，但如果不管理風(fēng)險(xiǎn)，那么你就沒有在保護(hù)項(xiàng)目。
5、應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)
你已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，你還需要知道這是積極的風(fēng)險(xiǎn)還是消極的風(fēng)險(xiǎn)，是否可以利用它來改善項(xiàng)目。
對于每個(gè)確定的主要風(fēng)險(xiǎn)，你需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)計(jì)劃來緩解風(fēng)險(xiǎn)，然后根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的輕重緩急來采取行動(dòng)。你與風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，共同決定采用你創(chuàng)建的哪個(gè)計(jì)劃來解決風(fēng)險(xiǎn)。
6、監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)
你不能只設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)人，而不跟蹤方案的進(jìn)展，這就是監(jiān)控的作用所在。誰承擔(dān)了風(fēng)險(xiǎn)，誰就有責(zé)任跟蹤問題的解決進(jìn)程。但是你需要保持更新，以便對項(xiàng)目的總體進(jìn)展有準(zhǔn)確的了解，進(jìn)而識(shí)別和監(jiān)控新的風(fēng)險(xiǎn)。
確保你已經(jīng)確定了風(fēng)險(xiǎn)管理的溝通方式，最好有各種各樣的溝通渠道。
無論你選擇做什么，記住永遠(yuǎn)保持透明。如果項(xiàng)目中的每個(gè)人都知道正在進(jìn)行什么，那么他們就會(huì)知道需要注意什么并幫助流程管理，這是最好的情況。
管理風(fēng)險(xiǎn)是貫穿整個(gè)項(xiàng)目生命周期的一項(xiàng)任務(wù)。最好通過選擇項(xiàng)目管理軟件來避免和處理項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，這類軟件允許管理人員提前發(fā)現(xiàn)問題并相應(yīng)地進(jìn)行計(jì)劃。
8MSaaS PM項(xiàng)目管理軟件能夠回答通常無法識(shí)別的問題——風(fēng)險(xiǎn)或目標(biāo)的相關(guān)重要性是否發(fā)生了變化？提供的數(shù)據(jù)是最新的和準(zhǔn)確的嗎？8MSaaS 解決方案為項(xiàng)目和風(fēng)險(xiǎn)管理提供了一種途徑，可以根據(jù)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)和項(xiàng)目預(yù)算/進(jìn)度限制來識(shí)別、評(píng)估和確定風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先級(jí)。
這可以遵循你現(xiàn)有的風(fēng)險(xiǎn)管理流程，以確保根據(jù)你的最佳實(shí)踐管理每個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵組件。
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