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如何更有效管理項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)?(如何更有效管理項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管控)

風(fēng)險(xiǎn)管理是其中一個(gè)關(guān)鍵的項(xiàng)目管理實(shí)踐,旨在確保在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中發(fā)生的意外最少。雖然無(wú)法確定地預(yù)測(cè)未來(lái),但我們可以應(yīng)用一個(gè)簡(jiǎn)單而精簡(jiǎn)的風(fēng)險(xiǎn)管理流程來(lái)預(yù)測(cè)項(xiàng)目中的不確定性,并將這些不確定性的發(fā)生或影響降到最低。這提高了項(xiàng)目成功完成的機(jī)率,降低了這些風(fēng)險(xiǎn)的后果。

如何更有效管理項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)?(如何更有效管理項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管控)

那么,如何處理像項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理這樣看似難以捉摸的事情呢?從制定一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃開(kāi)始吧。

1、識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)

識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的方法有很多,其中一種方法是與你的團(tuán)隊(duì)、同事或干系人進(jìn)行頭腦風(fēng)暴。找到有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的人,安排采訪,這樣你就能收集到識(shí)別和解決風(fēng)險(xiǎn)所需的信息。想想很多可能出錯(cuò)的事情,留意它們。對(duì)過(guò)去項(xiàng)目的歷史數(shù)據(jù)做同樣的處理。

確保風(fēng)險(xiǎn)植根于問(wèn)題的根源??偟膩?lái)說(shuō),深入到根本原因,看看風(fēng)險(xiǎn)是否會(huì)對(duì)需要識(shí)別的項(xiàng)目產(chǎn)生影響。當(dāng)你試圖將風(fēng)險(xiǎn)降到最低,最好相信自己的直覺(jué)。這可以讓你看到你認(rèn)為不可能發(fā)生的情況。

2、分析風(fēng)險(xiǎn)

分析風(fēng)險(xiǎn)不容易。你永遠(yuǎn)無(wú)法收集到足夠的信息。當(dāng)然,許多數(shù)據(jù)很復(fù)雜,但大多數(shù)行業(yè)都有最佳實(shí)踐,這可以幫助你進(jìn)行分析。你可能會(huì)驚訝地發(fā)現(xiàn),你的公司已經(jīng)有一個(gè)用于此流程的框架。

當(dāng)你評(píng)估項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)時(shí),你最終可以主動(dòng)解決許多影響,例如避免潛在的訴訟、解決監(jiān)管問(wèn)題、遵守新法規(guī)、減少風(fēng)險(xiǎn)和最小化影響。

那么,如何分析項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)呢?通過(guò)定性和定量的風(fēng)險(xiǎn)分析,你可以確定風(fēng)險(xiǎn)將如何影響你的進(jìn)度和預(yù)算。

項(xiàng)目管理軟件通過(guò)監(jiān)控項(xiàng)目來(lái)幫助你分析風(fēng)險(xiǎn)?,F(xiàn)代項(xiàng)目管理軟件,如8Manage PM,通過(guò)顯示實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)概覽更進(jìn)一步分析風(fēng)險(xiǎn)。不像其他軟件工具,你不需要設(shè)置概覽。它已經(jīng)準(zhǔn)備好從一開(kāi)始就為你提供項(xiàng)目的高級(jí)視圖。

3、確定風(fēng)險(xiǎn)優(yōu)先順序

并非所有的風(fēng)險(xiǎn)都是平等的。你需要評(píng)估風(fēng)險(xiǎn),了解你需要收集什么資源,以便在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)及時(shí)解決。

列出一長(zhǎng)串風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)讓人望而生畏。但你可以簡(jiǎn)單地將風(fēng)險(xiǎn)劃分為高、中、低?,F(xiàn)在有一條水平線,你可以看到背景中的風(fēng)險(xiǎn)。從這個(gè)角度出發(fā),你可以計(jì)劃如何及何時(shí)解決這些風(fēng)險(xiǎn)。

有些風(fēng)險(xiǎn)需要立即關(guān)注,這些可能是使項(xiàng)目脫軌的風(fēng)險(xiǎn)。其他風(fēng)險(xiǎn)也很重要,但可能不會(huì)威脅到項(xiàng)目的成功,你可以相應(yīng)采取行動(dòng)。還有一些風(fēng)險(xiǎn)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度和預(yù)算幾乎沒(méi)有影響。其中一些低優(yōu)先級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)可能很重要,但不足以浪費(fèi)時(shí)間。

4、為風(fēng)險(xiǎn)分配負(fù)責(zé)人

如果不指派人監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn),你所有識(shí)別和評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的努力都會(huì)付諸東流。事實(shí)上,這是你在列出風(fēng)險(xiǎn)時(shí)應(yīng)該做的事。誰(shuí)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé),識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)何時(shí)發(fā)生,如果風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生,誰(shuí)領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)而解決風(fēng)險(xiǎn)?

這個(gè)決定取決于你??赡苡幸粋€(gè)團(tuán)隊(duì)成員在風(fēng)險(xiǎn)方面更嫻熟或有經(jīng)驗(yàn),那么這個(gè)人應(yīng)該帶頭解決風(fēng)險(xiǎn)。或者這可能只是隨意的選擇。當(dāng)然,最好是把任務(wù)分配給合適的人,但同樣重要的是確保每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)都有一個(gè)負(fù)責(zé)人。

如果你不為每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)安排專人負(fù)責(zé)防范,并在風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)時(shí)及時(shí)解決,你就等于把自己置于更大的風(fēng)險(xiǎn)之下。識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)是一回事,但如果不管理風(fēng)險(xiǎn),那么你就沒(méi)有在保護(hù)項(xiàng)目。

5、應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)

你已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了一個(gè)風(fēng)險(xiǎn),你還需要知道這是積極的風(fēng)險(xiǎn)還是消極的風(fēng)險(xiǎn),是否可以利用它來(lái)改善項(xiàng)目。

對(duì)于每個(gè)確定的主要風(fēng)險(xiǎn),你需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)計(jì)劃來(lái)緩解風(fēng)險(xiǎn),然后根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的輕重緩急來(lái)采取行動(dòng)。你與風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通,共同決定采用你創(chuàng)建的哪個(gè)計(jì)劃來(lái)解決風(fēng)險(xiǎn)。

6、監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)

你不能只設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)人,而不跟蹤方案的進(jìn)展,這就是監(jiān)控的作用所在。誰(shuí)承擔(dān)了風(fēng)險(xiǎn),誰(shuí)就有責(zé)任跟蹤問(wèn)題的解決進(jìn)程。但是你需要保持更新,以便對(duì)項(xiàng)目的總體進(jìn)展有準(zhǔn)確的了解,進(jìn)而識(shí)別和監(jiān)控新的風(fēng)險(xiǎn)。

確保你已經(jīng)確定了風(fēng)險(xiǎn)管理的溝通方式,最好有各種各樣的溝通渠道。

無(wú)論你選擇做什么,記住永遠(yuǎn)保持透明。如果項(xiàng)目中的每個(gè)人都知道正在進(jìn)行什么,那么他們就會(huì)知道需要注意什么并幫助流程管理,這是最好的情況。

管理風(fēng)險(xiǎn)是貫穿整個(gè)項(xiàng)目生命周期的一項(xiàng)任務(wù)。最好通過(guò)選擇項(xiàng)目管理軟件來(lái)避免和處理項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),這類軟件允許管理人員提前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并相應(yīng)地進(jìn)行計(jì)劃。

8MSaaS PM項(xiàng)目管理軟件能夠回答通常無(wú)法識(shí)別的問(wèn)題——風(fēng)險(xiǎn)或目標(biāo)的相關(guān)重要性是否發(fā)生了變化?提供的數(shù)據(jù)是最新的和準(zhǔn)確的嗎?8MSaaS 解決方案為項(xiàng)目和風(fēng)險(xiǎn)管理提供了一種途徑,可以根據(jù)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)和項(xiàng)目預(yù)算/進(jìn)度限制來(lái)識(shí)別、評(píng)估和確定風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先級(jí)。

這可以遵循你現(xiàn)有的風(fēng)險(xiǎn)管理流程,以確保根據(jù)你的最佳實(shí)踐管理每個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵組件。

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