本篇博客摘選自“法秀”微信公眾號(hào)，楊宇宙律師親自撰寫，作為一個(gè)無(wú)比嚴(yán)謹(jǐn)?shù)穆蓭熜袠I(yè)，在面對(duì)眾多案件以及訴訟流程的同時(shí)，看楊宇宙大律師如何進(jìn)行訴訟案件管理吧
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作者：楊宇宙律師
公司：大成（上海）律師事務(wù)所 陶鑫良知識(shí)產(chǎn)權(quán)律師團(tuán)隊(duì)
微信公眾號(hào)：知識(shí)產(chǎn)權(quán)縱橫；贏在ip
訴訟有其程序要求，對(duì)案件進(jìn)行流程節(jié)點(diǎn)管理，也早就引入了法院的電子辦公系統(tǒng)。對(duì)于訴訟律師而言，案件流程節(jié)點(diǎn)管理不僅有助于提高效率，也方便團(tuán)隊(duì)成員甚至跨團(tuán)隊(duì)的協(xié)同作戰(zhàn)。掌握最in工作方式，從本文開始。
與非訴訟不同，訴訟中有大量的定制化，個(gè)性化，差異化的內(nèi)容，但是這并非說(shuō)訴訟中沒有流程化和標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容；相反，我們認(rèn)為在訴訟案件中進(jìn)行流程化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以提高效率，減少出錯(cuò)，在此基礎(chǔ)上的個(gè)性化、差異化才能取得更好的效果。
怎么有效地將訴訟按步驟進(jìn)行流程管理？目前團(tuán)隊(duì)借助于所使用的協(xié)同軟件Worktile，在這方面做了一些嘗試。
以下以知識(shí)產(chǎn)權(quán)訴訟中相對(duì)復(fù)雜的專利侵權(quán)訴訟為例，說(shuō)明如何將一個(gè)專利侵權(quán)訴訟案件化為47步（當(dāng)然也可以根據(jù)團(tuán)隊(duì)的習(xí)慣改為任意步驟）進(jìn)行管理，同時(shí)達(dá)到任務(wù)分配、期限監(jiān)控、工作統(tǒng)計(jì)、復(fù)盤流程等效果。具體是怎么玩的，下面慢慢道來(lái)。
一、通過(guò)任務(wù)設(shè)立做到訴訟案件操作流程化
首先，我們將一個(gè)專利訴訟（假設(shè)存在無(wú)效程序）分為五個(gè)列表：案件洽談、訴前準(zhǔn)備、訴訟、無(wú)效和訴訟后，在每個(gè)列表中新建任務(wù)，每個(gè)任務(wù)對(duì)應(yīng)的是案件中的一個(gè)操作程序。這樣任何一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員（即便是新加入的成員或者外部合作律師）處理任何一個(gè)專利訴訟，都不會(huì)遺漏必要步驟，比如說(shuō)在合同簽訂完畢后忘記請(qǐng)款。列表是可以任意增加或者刪除的。
每個(gè)任務(wù)都可以分配給相應(yīng)的團(tuán)隊(duì)成員完成，同時(shí)還可以添加關(guān)注該任務(wù)的成員，職責(zé)明確。
給每個(gè)分配好的任務(wù)設(shè)定完成期限。
同時(shí)可以為任何一個(gè)任務(wù)增加描述，該描述可以是該任務(wù)必要的操作指示，以法律檢索為例：
除了標(biāo)準(zhǔn)化的任務(wù)描述，對(duì)于每個(gè)具體案件中的個(gè)性化要求，可以在任務(wù)描述中予以明確。亦可在下方的評(píng)論中進(jìn)行討論（類似BBS模式）。
設(shè)置任務(wù)的標(biāo)簽，比如用四種顏色設(shè)置了“緊急重要”“緊急不重要”“重要不緊急”和“不緊急不重要”四個(gè)標(biāo)簽，給需要的任務(wù)設(shè)置標(biāo)簽，使得任務(wù)性質(zhì)更加明確。
可以通過(guò)篩選方便地查看相應(yīng)的任務(wù)：比如分配給我的任務(wù)，我所關(guān)注的任務(wù)，我所創(chuàng)建的任務(wù)，不會(huì)擔(dān)心忘記任務(wù)了。
項(xiàng)目中的期限和日程可以通過(guò)日歷表格來(lái)進(jìn)行監(jiān)控。
如果需要上傳日程相關(guān)文件，比如開庭傳票，可以直接在日常頁(yè)面中上傳附件。
項(xiàng)目任務(wù)統(tǒng)計(jì)對(duì)于案件主辦律師是個(gè)便利工具，這個(gè)是模版中沒有一個(gè)項(xiàng)目完成時(shí)的狀態(tài)。
每個(gè)任務(wù)完成后，勾選該任務(wù)前的方塊表示完成，如一列任務(wù)過(guò)多，對(duì)于完成的任務(wù)，可以選擇“歸檔”，這些任務(wù)就會(huì)被歸檔（隱藏）。示例地，我們隨意勾選完成一些項(xiàng)目，設(shè)置一些項(xiàng)目標(biāo)簽，再將兩個(gè)任務(wù)設(shè)置為過(guò)期，任務(wù)頁(yè)面和項(xiàng)目簡(jiǎn)報(bào)頁(yè)面就會(huì)變成：
這下各種任務(wù)統(tǒng)計(jì)信息就會(huì)顯示出來(lái)：
每個(gè)案件都要這么設(shè)置一遍任務(wù)非常麻煩，因此我們將模版作為一個(gè)獨(dú)立項(xiàng)目，每次有新案件，只需要在該模版項(xiàng)目的設(shè)置中選擇拷貝項(xiàng)目，就可以把這個(gè)模版全部（包括所有的任務(wù)、文件、話題、文檔）都復(fù)制到新建立的案件項(xiàng)目中。
如果案件簡(jiǎn)單無(wú)需這么多步驟，那就刪去不需要的任務(wù)。如果復(fù)雜的案件多出了其他特別的定制要求（任務(wù)），那就在該案件中增加。
另外，建立每個(gè)新案件項(xiàng)目時(shí)，都可以設(shè)置基本項(xiàng)目信息，比如：
這樣，比如客戶和法官的聯(lián)系方式就一目了然了。
這個(gè)軟件看板式操作比較方便，基本都是拖曳操作，在模版的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際需要可以方便地進(jìn)行調(diào)整，比如：任務(wù)可以隨意拖動(dòng)。
列可以隨意拖動(dòng)。
日程也可以隨意拖動(dòng)。
二、通過(guò)文件管理實(shí)現(xiàn)訴訟案件操作標(biāo)準(zhǔn)化
Worktile每個(gè)項(xiàng)目中都有文件這一欄，可以新建文件，可以新建文件夾（文件夾可以自己定義名稱和顏色），例如這里設(shè)定了三個(gè)文件夾：分別為程序類模版、實(shí)體類模版、辦案指引。
每個(gè)文件夾下方還可以建立子文件夾，如在程序類模版中設(shè)立涉外類程序文件模版和非涉外模版。團(tuán)隊(duì)小伙伴再也沒有理由不用模版文件了。
說(shuō)明：理論上，案件具體文件都可以上傳，但是基于安全考慮，我們還是謹(jǐn)慎地選擇不上傳。
三、跨團(tuán)隊(duì)合作
Worktile網(wǎng)頁(yè)版本無(wú)需安裝，可以隨時(shí)邀請(qǐng)其他律師甚至客戶加入到某個(gè)具體案件的項(xiàng)目中來(lái)，只需要給被邀請(qǐng)對(duì)象發(fā)個(gè)郵件或者鏈接。
這樣，可以很方便地打破空間距離，隨時(shí)組建一個(gè)高效、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化管理的訴訟團(tuán)隊(duì)了。
四、APP版本和微信提醒
除了網(wǎng)頁(yè)版，Worktile也有手機(jī)APP版（蘋果和安卓都有），兩者可以同步，可以綁定微信，通過(guò)微信實(shí)時(shí)提醒。這些內(nèi)容目前都是免費(fèi)的。
再次感謝楊宇宙大律師的分享，希望Worktile可以幫助更多的律師小伙伴處理案件啦~~，如果您也希望將您的經(jīng)驗(yàn)分享給Worktile的小伙伴，請(qǐng)隨時(shí)騷擾此郵箱：mingze@worktile.com
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