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數(shù)字化賦能辦公亮點頻現(xiàn),協(xié)同辦公助力組織刷新速度

如何讓辦公更高效?不少組織基于場景實踐,給出了一致的答案:在線辦公。

近年來,在線辦公發(fā)展迅猛。在疫情的加速下,在線辦公憑借在時間和空間上更為自由、開放,呈現(xiàn)出不可逆轉之勢——在線辦公既有利于疫情防控,又能提升辦公效率,還推進千行百業(yè)業(yè)務協(xié)同模式創(chuàng)新以及業(yè)務組織方式變革。

據(jù)預測,2020年中國遠程辦公市場規(guī)模有望達448億元,約為2017年的7.5倍。即時溝通、線上審批、移動打卡、遠程會議、電子合同、電子簽名、財務報銷……時下,越來越多辦公場景都從線下轉到線上,幫助組織和員工實現(xiàn)無縫連接、高效協(xié)同。

例如,協(xié)同辦公中較為頻繁、常見的移動會議,支持在線會議審批、一鍵分享會議信息與會議材料等,使得參會人員無需身處同一物理空間,也能快速、靈活地完成審批、分享信息,大幅提升工作效率。

數(shù)字化賦能辦公亮點頻現(xiàn),協(xié)同辦公助力組織刷新速度

隨著云計算的高速發(fā)展,云辦公應用憑借其自身優(yōu)勢——對傳統(tǒng)辦公文檔格式具有很強的兼容性,擁有強大的協(xié)同特性,于在線辦公領域中脫穎而出。像云辦公應用的移動辦公,其具有強大的云存儲能力,使得辦公數(shù)據(jù)可以無處不在。通過移動互聯(lián)網(wǎng),用戶使用手機、筆記本或平板電腦就能隨時隨地同步訪問數(shù)據(jù)、輕松處理辦公事項,即使外出也無需擔心錯過組織內部的大小事項或耽誤日常工作。而且,云辦公應用還實現(xiàn)了任務的異步協(xié)同(在不打斷當前任務的情況下,也能讓其他事項得到有序解決),使各事項的工作流程獲得追蹤,過程更透明。

當下,綜合協(xié)同辦公平臺作為云辦公的一種重要模式,已成為不少組織解決協(xié)同辦公的首要選擇。說起綜合協(xié)同辦公平臺,許多人都不會覺得陌生,畢竟很多職場人每天都會用到它。比如,很多HR第一時間會想起自家用于解決人事檔案、工作績效、薪酬管理等方面工作的人事管理系統(tǒng)。確實,這里說的人事管理系統(tǒng)作為一款通用的管理信息系統(tǒng),可以幫助HR們輕松實現(xiàn)內容管理。然而,它在實際工作中卻對流程管控無能為力。

那么,如果一個綜合協(xié)同辦公平臺可以從日常辦公、移動辦公、即時通信等領域全方位、全流程賦能組織,它會對組織產(chǎn)生什么樣的催化作用?

數(shù)字化賦能辦公亮點頻現(xiàn),協(xié)同辦公助力組織刷新速度

北京某公司的人事主管黃小姐日常辦公需要用到綜合協(xié)同辦公平臺。其中,流程審批是她最喜歡的功能。

“人事管理工作內容繁多、涉及面廣,跨部門、跨層級的審批特別多,從招聘信息、人員入職、人員轉調、人員離職及退休,到人員的日常休假都需要經(jīng)過層層審批。過去,每進行一次審批,我們HR就要拿著審批表到處找人簽名,十分費勁兒。要是遇上領導出差了,審批流程就不得不中斷,拖慢了工作的進度?!秉S小姐說道。但自從使用了美絡科技WebOffice綜合協(xié)同辦公平臺,她無需再為審批東奔西跑。如今,她只需在系統(tǒng)上錄入數(shù)據(jù),系統(tǒng)就會通過流程引擎自動管控業(yè)務流程,實現(xiàn)自動化流程審批,讓“工作在線上找人”。

“以前我遞交上去的材料,有時會因為一些不確定的因素無法及時推進,現(xiàn)在系統(tǒng)設置了具體的辦結時限,根本不用我催,各審批人員就會自動審批?!秉S小姐說。

數(shù)字化賦能辦公亮點頻現(xiàn),協(xié)同辦公助力組織刷新速度

流程審批是美絡科技WebOffice綜合協(xié)同辦公平臺的一個重要功能,主要解決跨部門、多人協(xié)作以及需要快速流轉的業(yè)務審批難題。它的優(yōu)勢在于優(yōu)化流程、節(jié)約時間成本,提高工作效率。

不止流程管控,美絡科技WebOffice綜合協(xié)同辦公平臺作為云平臺,還通過“平臺 應用”的方式為各大組織提供協(xié)同辦公的解決方案。平臺結合黨政機關和企事業(yè)單位用戶的業(yè)務特點,圍繞“辦文”“辦事”“辦會”的核心業(yè)務需求,將政企多級組織管理、公文管理、會議管理、督查督辦、綜合辦公等日常辦公場景從線下搬到統(tǒng)一的云平臺上,營造“隨時隨地”的在線辦公環(huán)境。此外,平臺還打通、整合了各系統(tǒng)的功能與信息資源,幫助用戶快速傳遞信息、協(xié)作處理各類型業(yè)務,從而提升組織的協(xié)同效率。

數(shù)字化賦能辦公亮點頻現(xiàn),協(xié)同辦公助力組織刷新速度

以信息傳遞為例,如果使用個人社交軟件進行商務溝通,往往會出現(xiàn)“兩難”的局面:一方面需要不斷加好友、拉群,導致效率低下;另一方面用戶很難保障數(shù)據(jù)安全。而綜合協(xié)同辦公平臺從代碼層到應用數(shù)據(jù)層都實現(xiàn)了完整的安全防護保障體系,用戶只需點擊聯(lián)系人名片即可快速定位人員,無需拉群就可以安全地與多人共享信息,無需擔心數(shù)據(jù)泄露。

在技術上,平臺通過集合AI語音識別、語義理解、大數(shù)據(jù)模型計算、智能算法等最新技術手段,以智能辦公助手實現(xiàn)提交流程表單、流程辦理、查詢數(shù)據(jù)等業(yè)務的交互,簡化業(yè)務操作流程,幫助企業(yè)用戶提高辦公效率。例如,用戶只需輸入語音或文字,系統(tǒng)就會基于語音識別、語義理解,在辦公場景中通過人機交互完成工作。這不僅提高了效率,還無形中為用戶帶來愉悅的體驗感。

數(shù)字化賦能辦公亮點頻現(xiàn),協(xié)同辦公助力組織刷新速度

在協(xié)同辦公和流程管控方面,線上辦公平臺無疑能為組織和員工帶來極速、便捷的良好體驗。但當現(xiàn)有的協(xié)同辦公系統(tǒng)無法滿足新的業(yè)務需求時,除了依靠傳統(tǒng)方法去開發(fā)應用,還有什么辦法可以更快、更省、更便捷地解決問題?

用美絡統(tǒng)一低代碼開發(fā)平臺,用戶只需短短的幾天就能搭建出可視化編程或企業(yè)級應用,一改以往應用開發(fā)過程艱辛漫長、花費昂貴的狀態(tài)。

過去,開發(fā)一款應用,意味著要提需求、走審批流程、尋找供應商、講解需求,整個過程通常需要半年以上,還要耗費大量的資金。而且,一旦需求改變或遇上突發(fā)情況,項目就得擱置,無法快速響應業(yè)務需求,容易錯過風口和機遇,最終影響業(yè)務組織方式的變革。

而今,只需“拖拉拽”或增加幾行簡單的代碼,就能快速搭建出應用,不僅可以降低開發(fā)的難度,還能大幅度壓縮工期,節(jié)省時間和資金成本,最重要的是能夠快、穩(wěn)、準地響應業(yè)務需求。因此,對于組織而言,美絡統(tǒng)一低代碼開發(fā)平臺作為一款開發(fā)工具,無論是從效率方面考量,還是出于成本效益考慮,都是十分友好的。

數(shù)字化賦能辦公亮點頻現(xiàn),協(xié)同辦公助力組織刷新速度

云時代,協(xié)同辦公應用借助大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新科技,賦能組織實現(xiàn)信息化、智能化,已成為最常用的效率工具。除了在線協(xié)作與流程管控以及低代碼開發(fā),未來,協(xié)同辦公還會在更多的領域中發(fā)揮重要作用,助推組織駛入數(shù)字化轉型快車道,抓住發(fā)展新機遇。

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