工人日報-中工網(wǎng)記者 鄒明強 通訊員 楊楚鈺 錢四元
“線上開會，已是防疫期間研究工作的基本動作。以前開個電話電視會，麻煩不少，現(xiàn)在有了會議管理系統(tǒng)，一鍵操作、快捷簡單。”江漢油田勘探開發(fā)研究院信息情報所的劉斌說。
為實現(xiàn)集中服務(wù)、提高使用效率與服務(wù)水平，江漢油田各級會議室資源實行統(tǒng)一管理，信息中心會同油田辦公室、基地發(fā)展中心協(xié)力構(gòu)建油田會議管理系統(tǒng)。今年1月份該系統(tǒng)上線后，實現(xiàn)了從會議室預(yù)約、會議通知、會議管理、會務(wù)服務(wù)到統(tǒng)計分析的全過程、閉環(huán)式管理。
通過該系統(tǒng)，江漢油田對會議室按地域進行劃分，設(shè)置了多種選項，并對各會議室的使用情況進行可視化處理，預(yù)約者能夠直觀地看到各會議室的使用時段，根據(jù)需求自行申請并靈活處置開會時間?！耙话闱闆r下系統(tǒng)根據(jù)會議室的預(yù)約情況分配會議室，如果遇到預(yù)約沖突或其他特殊情況，區(qū)域管理員會進行調(diào)度”。
過去預(yù)約視頻會議時，往往需要反復(fù)溝通，不僅效率不高，而且容易產(chǎn)生理解偏差。會議管理系統(tǒng) “一旦線上訂單生成，系統(tǒng)會自動發(fā)送短信給會務(wù)人員，告知會議需求，如是否需要桌簽、多媒體服務(wù)，提供礦泉水還是茶水等，會務(wù)人員可根據(jù)要求提前做好服務(wù)保障工作，以免臨時接到通知導(dǎo)致手忙腳亂?！痹诤笈_，區(qū)域管理員還可一鍵分析會議室使用時長、使用頻率等，提高了電話電視會議室的使用效率。
據(jù)介紹，截至目前，油田各部門和單位已通過會議管理系統(tǒng)申請使用電話電視會議室1500多次，會議管理更加高效高質(zhì)。
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