“你遇到過雪糕刺客嘛？”近日，這個話題引起一大波被雪糕刺客傷害過的網(wǎng)友熱議?！把└獯炭汀笔侵冈诔斜窭锟雌饋砥狡綗o奇，在付款時卻會暗暗傷到你的高價雪糕。這種“刺客”不光存在雪糕界，各行業(yè)都有。網(wǎng)游界，王者榮耀中也有一批看著平平無奇，實(shí)際傷害爆表的英雄，例如網(wǎng)友票選出來的沈夢溪、楊玉環(huán)等。
而在工作中，大家也會遇到一些平平無奇、容易忽略的模塊，但在關(guān)鍵時間，則會成為引發(fā)大問題的“刺客”。例如，在項(xiàng)目管理中，工時管理是項(xiàng)目管理中比較基礎(chǔ)的部分，卻也是容易被忽略的部分。項(xiàng)目經(jīng)理肯定都經(jīng)歷過因?yàn)楣r安排的不合理，導(dǎo)致進(jìn)度延誤、成本超支、資源分配不合理的情況，嚴(yán)重的就會影響項(xiàng)目交付。這就是在項(xiàng)目管理中，沒有將其進(jìn)行精細(xì)化的管理所導(dǎo)致。
1、精細(xì)化工時管理的重要性
l 那么工時的管理具體會影響哪些方面呢？首先是企業(yè)的資源管理。
企業(yè)內(nèi)的各個項(xiàng)目在資源方面是存在競爭關(guān)系的，部門經(jīng)理肯定都經(jīng)歷過這種情況：各個項(xiàng)目經(jīng)理因人員不足提出資源的申請，而為了項(xiàng)目能更好的順利開展，在資源申請上都會盡可能多的進(jìn)行申請。在企業(yè)資源有限的情況下，如何能做出最合理的資源調(diào)配？這時候就需要借助工時的計算來判斷?？山y(tǒng)計項(xiàng)目成員每周的工作小時以及量化任務(wù)每周所需工時，如果團(tuán)隊(duì)每周全勤的工時統(tǒng)計小于任務(wù)所需的工時，那么即可以為其分配人員，同時根據(jù)具體情況，分配相應(yīng)的人數(shù)。如果沒有借助工時的計算來合理分配資源，執(zhí)行人員實(shí)際工時不能快速及時同步到管理層，資源負(fù)荷或者空閑難以掌控，則會造成企業(yè)資源分配不均的情況。
l 其次是企業(yè)人力成本的管理。
在項(xiàng)目管理中，最大的一項(xiàng)成本即為人力成本，但計算起來比較困難，尤其是同一個人同時參與幾個項(xiàng)目時，更難計算。而將成員參與每個項(xiàng)目的成本通過工時來進(jìn)行統(tǒng)計，制定工時單價，則可以核算出具體的成本。如果不進(jìn)行工時成本核算，就會出現(xiàn)成本超支的現(xiàn)象。
l 第三是團(tuán)隊(duì)成員的績效考核。
某一崗位完成任務(wù)花費(fèi)的時間長短可以反映其能力，企業(yè)可以進(jìn)行多個員工多個項(xiàng)目統(tǒng)計分析出勝任某一崗位所需的平均能力，作為能力基線。那么后續(xù)則可以進(jìn)行工時統(tǒng)計對比，判斷員工的工作能力和效率，納入績效考核范圍，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)員工能力。
2、如何消滅“項(xiàng)目刺客”？做好精細(xì)化工時管理
工時可以影響到這么多方面，那么項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)如何進(jìn)行管理，避免它成為“項(xiàng)目刺客”呢？項(xiàng)目經(jīng)理在工時管理時，遇到最大的問題是在項(xiàng)目初期無法進(jìn)行合理的項(xiàng)目工時估算，導(dǎo)致后續(xù)的進(jìn)度延誤等情況產(chǎn)生。
以下是四個小技巧可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理更好的進(jìn)行工時估算。
l 估算工時首要考慮項(xiàng)目的需求，項(xiàng)目經(jīng)理可以挖掘出項(xiàng)目核心需求，制定項(xiàng)目范圍說明書，確認(rèn)項(xiàng)目滿足交付的具體標(biāo)準(zhǔn)，跟客戶做好確認(rèn)。
l 跟相關(guān)技術(shù)部門經(jīng)理就項(xiàng)目需求進(jìn)行溝通，獲得大致的工時估算數(shù)據(jù)。
l 其次是盡可能將任務(wù)分解的做得更細(xì)致，即WBS（項(xiàng)目分解計劃）拆分的越細(xì)，工時估算準(zhǔn)確性越高。
l 制定好項(xiàng)目計劃后，應(yīng)與團(tuán)隊(duì)成員及進(jìn)行開會確認(rèn)，確保團(tuán)隊(duì)成員清楚任務(wù)、所需工時以及具體完成時間點(diǎn)。
完成工時估算，進(jìn)行項(xiàng)目計劃實(shí)施后，也需要定期跟蹤，確保工時安排滿足項(xiàng)目交付時間。如果實(shí)際工時與預(yù)期相差較大，可以從技術(shù)和人員兩方面來分析。是否是人員有離職請假的情況？是否某個需求的實(shí)現(xiàn)，相關(guān)人員技術(shù)沒有較豐富的經(jīng)驗(yàn)？
3、高效輕松進(jìn)行精細(xì)化工時管理，必備項(xiàng)目管理工具
以上方法主要是由項(xiàng)目經(jīng)理來主導(dǎo)，而后續(xù)的監(jiān)控以及團(tuán)隊(duì)成員的實(shí)際工時使用情況反饋收集需要團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行主動匯報。在項(xiàng)目工期緊張的時候，這會存在一定困難；且定期開會匯報，也不能及時掌握實(shí)際情況。這種情況下借助項(xiàng)目管理工具，則能高效輕松進(jìn)行精細(xì)化工時管理。
３.１ 團(tuán)隊(duì)成員五分鐘進(jìn)行工時匯報
在易趨系統(tǒng)中，團(tuán)隊(duì)成員可以通過工時單，每次僅用五分鐘，即可完整、清晰的匯報每周任務(wù)、部門工作實(shí)際進(jìn)度和時間耗費(fèi)。項(xiàng)目成員在收到項(xiàng)目經(jīng)理的任務(wù)分配后，即可進(jìn)行工時填報，具體到人時；工時單中也可報告非計劃時間，其類型系統(tǒng)支持自定義。每日下班前進(jìn)行任務(wù)進(jìn)度滑塊的拖動，報告任務(wù)進(jìn)度，讓項(xiàng)目經(jīng)理全面掌握項(xiàng)目的進(jìn)度情況。
提交后的工時單需要項(xiàng)目經(jīng)理審批，不允許員工修改，除非被審批人退回。員工可以查看自己的工時單的審批狀態(tài)。綠色代表工時單已提交已通過審批，黃色代表已提交待審批，紅色代表已提交但被駁回需要對工時單進(jìn)行調(diào)整后再次提交，灰色代表未提交未填寫。
（圖１:易趨工時單填報視圖）
３.２ 項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行工時審批，全面把控
項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中各個項(xiàng)目成員的工時審批。可以查看待審批的工時單狀態(tài)，對各項(xiàng)任務(wù)的完成情況有一個系統(tǒng)的了解。審批時可查看報工數(shù)據(jù)與考勤數(shù)據(jù)的對比，通過圖標(biāo)顏色展示區(qū)分，灰色表示沒有考勤數(shù)據(jù)，紅色表示工時大于考勤，綠色表示工時小于考勤。
（圖2：易趨工時單審批視圖）
經(jīng)審核的工時單會自動更新項(xiàng)目工時信息，通過收集任務(wù)實(shí)際耗時，可以精確統(tǒng)計項(xiàng)目實(shí)際總工時、總?cè)斯こ杀?、員工加班情況等；對比項(xiàng)目計劃，可準(zhǔn)確預(yù)測項(xiàng)目狀態(tài)。通過工時分類統(tǒng)計，管理人員可以分析人員時間分配合理性和資源實(shí)際利用率。
借助易趨系統(tǒng)，一方面可以詳細(xì)進(jìn)行工時管理，掌握項(xiàng)目的進(jìn)度；另一方面通過工時數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，可以準(zhǔn)確計算人工成本以及資源利用情況，便于項(xiàng)目管理人員進(jìn)行改進(jìn)調(diào)整。
4、總結(jié)
無論是“雪糕刺客”還是“項(xiàng)目刺客”，其實(shí)都不可怕，有一雙“火眼金睛”，則能一眼發(fā)現(xiàn)識別它們，有效避免傷害。對于項(xiàng)目經(jīng)理來說，工時管理是項(xiàng)目管理中最為基礎(chǔ)也最為關(guān)鍵的部分，會影響到成本管理、績效考核、資源管理等多個方面。部分項(xiàng)目經(jīng)理由于對技術(shù)的不熟悉，可能沒辦法很好的精準(zhǔn)估算，掌握以上四個小技巧，可以大大提升準(zhǔn)確度；而借助項(xiàng)目管理工具，則能高效輕松進(jìn)行精細(xì)化工時管理，助力項(xiàng)目成功。
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