“你遇到過雪糕刺客嘛？”近日，這個話題引起一大波被雪糕刺客傷害過的網(wǎng)友熱議?！把└獯炭汀笔侵冈诔斜窭锟雌饋砥狡綗o奇，在付款時卻會暗暗傷到你的高價雪糕。這種“刺客”不光存在雪糕界，各行業(yè)都有。網(wǎng)游界，王者榮耀中也有一批看著平平無奇，實際傷害爆表的英雄，例如網(wǎng)友票選出來的沈夢溪、楊玉環(huán)等。
而在工作中，大家也會遇到一些平平無奇、容易忽略的模塊，但在關(guān)鍵時間，則會成為引發(fā)大問題的“刺客”。例如，在項目管理中，工時管理是項目管理中比較基礎(chǔ)的部分，卻也是容易被忽略的部分。項目經(jīng)理肯定都經(jīng)歷過因為工時安排的不合理，導(dǎo)致進度延誤、成本超支、資源分配不合理的情況，嚴(yán)重的就會影響項目交付。這就是在項目管理中，沒有將其進行精細化的管理所導(dǎo)致。
1、精細化工時管理的重要性
l 那么工時的管理具體會影響哪些方面呢？首先是企業(yè)的資源管理。
企業(yè)內(nèi)的各個項目在資源方面是存在競爭關(guān)系的，部門經(jīng)理肯定都經(jīng)歷過這種情況：各個項目經(jīng)理因人員不足提出資源的申請，而為了項目能更好的順利開展，在資源申請上都會盡可能多的進行申請。在企業(yè)資源有限的情況下，如何能做出最合理的資源調(diào)配？這時候就需要借助工時的計算來判斷。可統(tǒng)計項目成員每周的工作小時以及量化任務(wù)每周所需工時，如果團隊每周全勤的工時統(tǒng)計小于任務(wù)所需的工時，那么即可以為其分配人員，同時根據(jù)具體情況，分配相應(yīng)的人數(shù)。如果沒有借助工時的計算來合理分配資源，執(zhí)行人員實際工時不能快速及時同步到管理層，資源負荷或者空閑難以掌控，則會造成企業(yè)資源分配不均的情況。
l 其次是企業(yè)人力成本的管理。
在項目管理中，最大的一項成本即為人力成本，但計算起來比較困難，尤其是同一個人同時參與幾個項目時，更難計算。而將成員參與每個項目的成本通過工時來進行統(tǒng)計，制定工時單價，則可以核算出具體的成本。如果不進行工時成本核算，就會出現(xiàn)成本超支的現(xiàn)象。
l 第三是團隊成員的績效考核。
某一崗位完成任務(wù)花費的時間長短可以反映其能力，企業(yè)可以進行多個員工多個項目統(tǒng)計分析出勝任某一崗位所需的平均能力，作為能力基線。那么后續(xù)則可以進行工時統(tǒng)計對比，判斷員工的工作能力和效率，納入績效考核范圍，增強團隊員工能力。
2、如何消滅“項目刺客”？做好精細化工時管理
工時可以影響到這么多方面，那么項目經(jīng)理應(yīng)如何進行管理，避免它成為“項目刺客”呢？項目經(jīng)理在工時管理時，遇到最大的問題是在項目初期無法進行合理的項目工時估算，導(dǎo)致后續(xù)的進度延誤等情況產(chǎn)生。
以下是四個小技巧可以幫助項目經(jīng)理更好的進行工時估算。
l 估算工時首要考慮項目的需求，項目經(jīng)理可以挖掘出項目核心需求，制定項目范圍說明書，確認項目滿足交付的具體標(biāo)準(zhǔn)，跟客戶做好確認。
l 跟相關(guān)技術(shù)部門經(jīng)理就項目需求進行溝通，獲得大致的工時估算數(shù)據(jù)。
l 其次是盡可能將任務(wù)分解的做得更細致，即WBS（項目分解計劃）拆分的越細，工時估算準(zhǔn)確性越高。
l 制定好項目計劃后，應(yīng)與團隊成員及進行開會確認，確保團隊成員清楚任務(wù)、所需工時以及具體完成時間點。
完成工時估算，進行項目計劃實施后，也需要定期跟蹤，確保工時安排滿足項目交付時間。如果實際工時與預(yù)期相差較大，可以從技術(shù)和人員兩方面來分析。是否是人員有離職請假的情況？是否某個需求的實現(xiàn)，相關(guān)人員技術(shù)沒有較豐富的經(jīng)驗？
3、高效輕松進行精細化工時管理，必備項目管理工具
以上方法主要是由項目經(jīng)理來主導(dǎo)，而后續(xù)的監(jiān)控以及團隊成員的實際工時使用情況反饋收集需要團隊成員進行主動匯報。在項目工期緊張的時候，這會存在一定困難；且定期開會匯報，也不能及時掌握實際情況。這種情況下借助項目管理工具，則能高效輕松進行精細化工時管理。
３.１ 團隊成員五分鐘進行工時匯報
在易趨系統(tǒng)中，團隊成員可以通過工時單，每次僅用五分鐘，即可完整、清晰的匯報每周任務(wù)、部門工作實際進度和時間耗費。項目成員在收到項目經(jīng)理的任務(wù)分配后，即可進行工時填報，具體到人時；工時單中也可報告非計劃時間，其類型系統(tǒng)支持自定義。每日下班前進行任務(wù)進度滑塊的拖動，報告任務(wù)進度，讓項目經(jīng)理全面掌握項目的進度情況。
提交后的工時單需要項目經(jīng)理審批，不允許員工修改，除非被審批人退回。員工可以查看自己的工時單的審批狀態(tài)。綠色代表工時單已提交已通過審批，黃色代表已提交待審批，紅色代表已提交但被駁回需要對工時單進行調(diào)整后再次提交，灰色代表未提交未填寫。
（圖１:易趨工時單填報視圖）
３.２ 項目經(jīng)理進行工時審批，全面把控
項目經(jīng)理負責(zé)項目團隊中各個項目成員的工時審批?？梢圆榭创龑徟墓r單狀態(tài)，對各項任務(wù)的完成情況有一個系統(tǒng)的了解。審批時可查看報工數(shù)據(jù)與考勤數(shù)據(jù)的對比，通過圖標(biāo)顏色展示區(qū)分，灰色表示沒有考勤數(shù)據(jù)，紅色表示工時大于考勤，綠色表示工時小于考勤。
（圖2：易趨工時單審批視圖）
經(jīng)審核的工時單會自動更新項目工時信息，通過收集任務(wù)實際耗時，可以精確統(tǒng)計項目實際總工時、總?cè)斯こ杀?、員工加班情況等；對比項目計劃，可準(zhǔn)確預(yù)測項目狀態(tài)。通過工時分類統(tǒng)計，管理人員可以分析人員時間分配合理性和資源實際利用率。
借助易趨系統(tǒng)，一方面可以詳細進行工時管理，掌握項目的進度；另一方面通過工時數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，可以準(zhǔn)確計算人工成本以及資源利用情況，便于項目管理人員進行改進調(diào)整。
4、總結(jié)
無論是“雪糕刺客”還是“項目刺客”，其實都不可怕，有一雙“火眼金睛”，則能一眼發(fā)現(xiàn)識別它們，有效避免傷害。對于項目經(jīng)理來說，工時管理是項目管理中最為基礎(chǔ)也最為關(guān)鍵的部分，會影響到成本管理、績效考核、資源管理等多個方面。部分項目經(jīng)理由于對技術(shù)的不熟悉，可能沒辦法很好的精準(zhǔn)估算，掌握以上四個小技巧，可以大大提升準(zhǔn)確度；而借助項目管理工具，則能高效輕松進行精細化工時管理，助力項目成功。
版權(quán)聲明：本文內(nèi)容由互聯(lián)網(wǎng)用戶自發(fā)貢獻，該文觀點僅代表作者本人。本站僅提供信息存儲空間服務(wù)，不擁有所有權(quán)，不承擔(dān)相關(guān)法律責(zé)任。如發(fā)現(xiàn)本站有涉嫌抄襲侵權(quán)/違法違規(guī)的內(nèi)容， 請發(fā)送郵件至 舉報，一經(jīng)查實，本站將立刻刪除。
