文：易斌 | Easy Selling 銷售賦能中心 院長
上一篇文章【很多人問我，銷售團(tuán)隊(duì)會議究竟能干啥】，我從不同維度闡述了團(tuán)隊(duì)會議的五大功效，分別是“收心、共識、激勵、解難、賦能”。今天，我們繼續(xù)談“開會”，聚焦談?wù)勀男┬袆硬呗钥梢宰寛F(tuán)隊(duì)會議更加高效高能？我們可以分別從會前、會中、會后三個階段進(jìn)行闡述。
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凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，會前的“計(jì)劃性”最為重要。
首先，會議數(shù)量不在多，而在于有規(guī)劃、有節(jié)奏。
開會確實(shí)能解決很多的問題，但也是一件很高成本的管理活動?？v觀團(tuán)隊(duì)中的各種大小會議，無外乎可分為兩種：一種是過程導(dǎo)向會議，一種是任務(wù)導(dǎo)向會議。
過程導(dǎo)向會議的典型特征是定期舉行、例行性召開、以信息分享為主，如部門內(nèi)部的晨會夕會、周會月會、和下屬的一對一績效輔導(dǎo)面談會議、定期的工作總結(jié)與計(jì)劃會議等等。
這種會議要有節(jié)奏的舉行，不能心氣來潮時就開，心情低落時就不開。管理者可以借助此類過程導(dǎo)向會議，把團(tuán)隊(duì)的管理思想與行動方向進(jìn)行貫徹與共識。
而任務(wù)導(dǎo)向會議的典型特征是不定期舉行，是基于突發(fā)的問題來尋求解決方案的會議。一般來說，過程導(dǎo)向會議可以解決團(tuán)隊(duì)中80%的問題，剩下20%的問題就要靠任務(wù)導(dǎo)向會議來解決。
其次，會議前的準(zhǔn)備要充分，忌“臨陣磨槍”。
“頭腦風(fēng)暴”是我們在會議中常見的一種團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)環(huán)節(jié)。但如果與會者對于會議議題沒有提前思考和準(zhǔn)備，而是頭腦一片空白地參與到會議討論中，最終的輸出成果質(zhì)量也就無從保證。
尤其是作為會議核心的團(tuán)隊(duì)管理者，更是應(yīng)該在會議前就對會議議題要有研究、有主張、有方案、才能在會議中充分“駕馭”與會成員的不同觀點(diǎn)，最終導(dǎo)向高質(zhì)量的共識成果。
比如說，要舉行一個銷售漏斗分析會議，管理者就要事先獲取團(tuán)隊(duì)的銷售績效數(shù)據(jù)，對于做得好的以及不足的地方進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)注，提前準(zhǔn)備好對團(tuán)隊(duì)的期望與要求，然后再胸有成竹地參與到會議中。
好的會前準(zhǔn)備還包括有清晰的會議議程、明確的會議議題、對參會人員的會前“作業(yè)”布置、做好會議組織者的角色分工等等。
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接下來，對“會議中”的管理也極為關(guān)鍵。要把一次團(tuán)隊(duì)會議的組織當(dāng)成一次項(xiàng)目管理，讓各個環(huán)節(jié)目標(biāo)導(dǎo)向，有序推進(jìn)。
會議開始時的“儀式感”一定要有，而且不可或缺。
什么是“儀式感”？就是讓人覺得這是一個不尋常的時刻，讓人不由自主地被吸引到，愿意主動參與，而且印象深刻。試想一下，大家稀稀拉拉地走進(jìn)會議室，頭腦里還是充斥著會議室外面的各種事務(wù)紛擾。要想讓大家快速進(jìn)入到參會狀態(tài)，有儀式感的開場環(huán)節(jié)就能起到這樣的“頻道轉(zhuǎn)換”作用。
比如說，大家全體起立，誦讀一段企業(yè)文化與價(jià)值觀文案；又比如說，大家一起做一段簡單的健身操或小游戲；再或者，主持人對上臺發(fā)言者的一段用心良苦且幽默風(fēng)趣的“出場引薦”，都會讓與會人員“提神醒腦”，繼而能身心合一地投入會議之中。磨刀不誤砍柴工，好的“儀式感”開場，就是好的參會狀態(tài)的充分保障。
會議中，“誰來唱主角”也是個很有學(xué)問的安排。
我見過不少的“勤奮型”管理者，會議從頭到尾，基本都是他一個人的“秀場”與“一言堂”。這樣的會議，雖不會有紕漏，但也不會有“共識”。
但也有一些“懶政”的管理者，在會議上把更多的表現(xiàn)機(jī)會給到下屬，鼓勵下屬代替管理者進(jìn)行數(shù)據(jù)和政策解讀，鼓勵下屬多站在管理者的角度思考和分析問題。然后管理者在聆聽到更多不同視角的聲音后，才會說出自己的觀點(diǎn)，做出最終的決定。這樣的會議，雖場面上有些“放任”，但卻能收放自如，集思廣益。
我們常說：強(qiáng)將手下無弱兵?，F(xiàn)在看來也不盡然。主管如果表現(xiàn)太強(qiáng)了，事事都要擼起袖子親自上陣，底下的人也就沒有了表現(xiàn)的機(jī)會。而反倒是那些愿意給機(jī)會讓下屬唱主角的管理者，才能真正培養(yǎng)出一支既有自信心又有戰(zhàn)斗力的好團(tuán)隊(duì)；
除了以上兩點(diǎn)，會議中的“做筆記”應(yīng)該成為一種“標(biāo)配”。
現(xiàn)在的多數(shù)人，講得多，記得少，有行動的更是寥寥可數(shù)。尤其是在會議上，大家你一言我一語，說過了，但如果沒有記下來，沒過多久就會忘記的一干二凈。下次再開會，講過的話再講一遍，表過的態(tài)再表一遍，如此反復(fù)，會議也就變得低效和無趣了。
“好記性不如爛筆頭”，我們特別強(qiáng)調(diào)，會議中一定要設(shè)一名“會議記錄員”，不是要去記那些大家發(fā)言的“流水賬”，而是實(shí)時地記錄住會議中形成的重要共識與做出承諾的行動計(jì)劃。會議的有效性恰恰也在于會議中輸出了多少后續(xù)可以跟進(jìn)與檢查的“行動計(jì)劃共識”。
作為會議的主持人，此時需要做到的就是控制住會議的節(jié)奏，但凡有需要被記錄的“共識”出現(xiàn)，就要及時地當(dāng)眾重復(fù)這個“共識”，并提醒會議記錄員進(jìn)行實(shí)時記錄。
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最后，我們來關(guān)注“會議后”的執(zhí)行策略。有頭有尾，才是完美。首尾相接，方為閉環(huán)。
會議后最緊要的事情就是輸出“會議紀(jì)要”。
注意，是“會議紀(jì)要”而不是“會議記錄”。會議紀(jì)要不在乎行文長短，而在于簡明扼要，富有真知灼見?！皶h記錄員”應(yīng)該負(fù)責(zé)盡快地整理好會議紀(jì)要，發(fā)送給與會的所有人員，并抄送給相關(guān)的上級領(lǐng)導(dǎo)。管理者也應(yīng)及時查閱會議紀(jì)要，確保其內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和全面性。
另外，會議后的Follow Up也極為關(guān)鍵。
我們常說，沒有后續(xù)跟進(jìn)的行動計(jì)劃都是“耍流氓”。根據(jù)會議紀(jì)要中列明的各項(xiàng)行動計(jì)劃與相關(guān)責(zé)任人，大家分頭付諸行動，以目標(biāo)為導(dǎo)向，并做好過程中的檢查與糾正。下一次會議，應(yīng)該設(shè)立對上期會議中行動計(jì)劃執(zhí)行結(jié)果的檢視環(huán)節(jié)。只有這樣，才能真正做到言行一致，有擔(dān)當(dāng)，有進(jìn)步。
— 結(jié)語 —
不懂開會，就不是好的管理者。管理者無法避免開會，但是可以讓開會變得更加有成效。以上的行動策略，不僅適用于銷售團(tuán)隊(duì)，也適用于所有的職能型組織。
2022年，讓我們在高效會議中大踏步前進(jìn)吧！
關(guān)于作者：易斌，Easy Selling 銷售賦能中心 院長，國際銷售績效改進(jìn)研究院（中國）合伙人，為眾多世界五百強(qiáng)及中國標(biāo)桿企業(yè)提供銷售業(yè)績改進(jìn)咨詢服務(wù)。
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