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企業(yè)開源節(jié)流利器:辦公用品管理制度(完整版)(企業(yè)辦公用品管理制度細(xì)則)

辦公用品管理制度

為了更好的管理與控制辦公用品及耗材的成本和使用過程及領(lǐng)用過程,使得公司的節(jié)能降耗從日常消耗抓起,倡導(dǎo)節(jié)儉高效的風(fēng)格,并為公司開源節(jié)流作好基礎(chǔ)工作,特制定本制度。

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第一條、辦公用品分類及管理原則

一、耐用辦公用品

1、范疇:計算機(jī)、訂書機(jī)、文件欄、文件夾、筆筒、打孔機(jī)、剪刀、裁紙刀、直尺、起釘器等;

2、耐用辦公用品按照公司部門設(shè)置而定量發(fā)放,原則上不予增補(bǔ),若破損、殘舊需要更換必須以舊換新,人為損壞或者遺失應(yīng)照價賠償。

二、低值易耗品

1、易耗辦公用品分為兩類:部門所需和個人所需。

2、部門所需:傳真紙、復(fù)印紙、打印紙、檔案袋、墨盒、碳粉、硒鼓、光盤、墨水、黑板、白板等;

3、個人所需:簽字筆及筆芯、圓珠筆及筆芯、鉛筆、筆記本、雙面膠、透明膠、膠水、訂書釘、回形針、圖釘、橡皮擦、涂改液、電池、便簽紙等;

4、個人所需易耗辦公用品用量標(biāo)準(zhǔn)原則上為每人一件,具體可依據(jù)每月平均用量以及崗位特點(diǎn)進(jìn)行合理調(diào)整。

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三、公共辦公設(shè)施

1、范疇:復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、 塑封機(jī)、辦公桌、椅子、茶幾等;

2、公共辦公用品設(shè)施設(shè)備應(yīng)以部門為單位,經(jīng)公司使用部門提出并由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字,后經(jīng)綜合部依據(jù)年度經(jīng)費(fèi)和實際情況審核,再由公司常務(wù)副總簽批后交回綜合部進(jìn)行采購,最后由提出部門指定人員簽字登記后領(lǐng)用;

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第二條、辦公用品的采購申請與領(lǐng)用及臺帳管理

1、日常低值易耗品的領(lǐng)用應(yīng)定時、定點(diǎn)、定量;由部門指定專人應(yīng)在每月25日填寫《辦公用品采購申請表》向綜合部預(yù)估上報次月使用辦公用品,并由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽批(關(guān)鍵設(shè)施設(shè)備除分管領(lǐng)導(dǎo)簽批外還需常務(wù)副總簽批),綜合部在本月結(jié)束前按照各部門的申請表采購所需物品,于次月1號進(jìn)行發(fā)放,發(fā)放時應(yīng)由部門專門指定人員按照采購申請表進(jìn)行核對后簽字領(lǐng)取,遇節(jié)假日,上報時間與采購時間都要順延,特殊情況特殊對待;

2、所有個人原因漏報或臨時增加非急需物品的,原則上不予采購或推移至下個月進(jìn)行。特殊情況特殊對待;

3、易耗品可依據(jù)歷史記錄(如過去半年的使用平均數(shù)),經(jīng)驗法則(估計消耗時間)設(shè)定領(lǐng)用定量的基準(zhǔn)(如圓珠筆/筆芯每人每月*支等),并隨部門人員的工作狀況或人員增加來調(diào)整使用量。

4、辦公用品均應(yīng)實行以舊換新的原則;辦公用品設(shè)施設(shè)備如因個人原因遺失或損毀,應(yīng)有個人照價賠償或自購。

5、新進(jìn)員工應(yīng)在該部門指定專人帶領(lǐng)下,領(lǐng)用所需辦公用品,領(lǐng)用時應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》。

6、個人離職時,應(yīng)將個人使用的辦公用品交由所屬部門內(nèi)指定人員簽收保管,由部門負(fù)責(zé)人另行分配至該部門所需人員,多余辦公用品應(yīng)交回綜合部,并填寫《物品回收記錄》。

7、綜合部負(fù)責(zé)建立并管理好物資進(jìn)出臺帳,每月5號前出具上月辦公用品庫房盤點(diǎn)表。核算各部門辦公用品使用經(jīng)費(fèi)并形成費(fèi)用報表。

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第三條、辦公用品的維修與報廢

公司對關(guān)鍵的辦公用品設(shè)施設(shè)備的報廢實行審批管理,各部門如有辦公用品設(shè)備損壞,不能使用的,應(yīng)對依據(jù)以下程序進(jìn)行處理:

1、對于簡單的可以自行維修處理,但有保修期的無法自行處理的報由綜合部聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修與維護(hù)。

2、辦公桌椅、電腦、打印機(jī)等物品出現(xiàn)損毀或年代太長維修成本太高以及不能滿足辦公需要,經(jīng)由綜合部確認(rèn)后,一律填寫《物品報廢審批單》由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后再由綜合部審核經(jīng)常務(wù)副總簽字后交回綜合部進(jìn)行報廢處理,在填寫《辦公用品采購申請表》進(jìn)行采購補(bǔ)充。個人原因造成損毀的需按照原物進(jìn)行賠償。

3、各部門報廢品統(tǒng)一交回綜合部備存或銷毀,并填寫《物品回收記錄》。

本規(guī)定自公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后執(zhí)行,以往如有與此制度相抵觸者,以此為準(zhǔn),本制度最終解釋權(quán)歸綜合部所有。

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附: 《辦公用品領(lǐng)用登記表》

《辦公用品采購申請表》

《物品回收記錄》

《物品報廢審批單》

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