成功的項(xiàng)目管理有其系統(tǒng)的工作程序、工作原理、工作方法和工作工具。要做好一個(gè)項(xiàng)目需要做大量的工作。

(1)定義項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)

在項(xiàng)目的開(kāi)始，要保證風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者對(duì)于如何判斷項(xiàng)目是否成功有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。通常，滿足一個(gè)預(yù)定義的進(jìn)度安排是唯一明顯的成功因素，但肯定還有其他的因素存在，如增加市場(chǎng)占有率、獲得指定的銷(xiāo)售量或銷(xiāo)售額、取得特定用戶滿意程度、淘汰一個(gè)具有較高維護(hù)需求的遺留系統(tǒng)、取得一個(gè)特定的事務(wù)處理系統(tǒng)并保證正確性等。

(2)識(shí)別項(xiàng)目的驅(qū)動(dòng)、約束和自由程度

每個(gè)項(xiàng)目都需要平衡它的功能、人員、預(yù)算、進(jìn)度和質(zhì)量目標(biāo)。這5個(gè)方面中的每一個(gè)方面，要么定義成一個(gè)約束，必須在這個(gè)約束條件下執(zhí)行項(xiàng)目；要么定義成與項(xiàng)目成功對(duì)應(yīng)的目標(biāo)方向，或者定義成通向成功的自由程度，可以在一個(gè)規(guī)定的范圍內(nèi)調(diào)整。

(3)定義產(chǎn)品發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)

在項(xiàng)目早期，要決定用什么標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確定項(xiàng)目產(chǎn)品，是否準(zhǔn)備好并可以發(fā)布。發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)可以基于：性能度量、特定功能完全可操作，或表明項(xiàng)目已經(jīng)達(dá)到了其目標(biāo)的其他方面。不管選擇了什么標(biāo)準(zhǔn)，都應(yīng)該是可實(shí)現(xiàn)的、可測(cè)量的、文檔化的，并且與客戶所要求的“質(zhì)量”一致。

(4)溝通承諾

承諾具有可能實(shí)現(xiàn)不了的風(fēng)險(xiǎn)，不應(yīng)做明知實(shí)現(xiàn)不了的承諾。承諾是良好信譽(yù)的表現(xiàn)，以往項(xiàng)目成功的數(shù)據(jù)會(huì)作為承諾的有力證據(jù)。

(5)做好計(jì)劃

有些人認(rèn)為，花時(shí)間做計(jì)劃還不如花時(shí)間去做具體工作，這是一種錯(cuò)誤的觀念。困難的部分不是做計(jì)劃，困難的部分是做這個(gè)計(jì)劃時(shí)的思考、溝通、權(quán)衡、交流、提問(wèn)和傾聽(tīng)。用來(lái)分析、解決計(jì)劃問(wèn)題所花費(fèi)的時(shí)間，會(huì)減少項(xiàng)目后期可能產(chǎn)生的意外風(fēng)險(xiǎn)。

(6)分解任務(wù)

把大任務(wù)分解成多個(gè)小任務(wù)，可以更加精確地估計(jì)它們。小任務(wù)可能會(huì)暴露沒(méi)有事先想到的問(wèn)題，并且能保證項(xiàng)目更加精確、細(xì)密的狀態(tài)跟蹤。

(7)為通用的大任務(wù)開(kāi)發(fā)計(jì)劃工作表

如果團(tuán)隊(duì)經(jīng)常承擔(dān)某種特定的通用任務(wù)，如建筑工程中的空調(diào)設(shè)備安裝，那么就需要為這些任務(wù)開(kāi)發(fā)一個(gè)活動(dòng)檢查列表和計(jì)劃工作表。每個(gè)檢查列表應(yīng)該包括這個(gè)大任務(wù)可能需要的所有步驟。這些檢查列表和工作表將幫助團(tuán)隊(duì)成員確定和評(píng)估與他必須處理的大任務(wù)的個(gè)案相關(guān)的工作量，實(shí)際上是形成了一個(gè)工作標(biāo)準(zhǔn)的參考。

(8)在質(zhì)量控制活動(dòng)后應(yīng)該有修改工作

幾乎所有的質(zhì)量控制活動(dòng)，如測(cè)試和技術(shù)評(píng)審，都會(huì)發(fā)現(xiàn)缺陷或其他提高的可能。項(xiàng)目進(jìn)度或工作分解結(jié)構(gòu)，應(yīng)該把每次質(zhì)量控制活動(dòng)后的修改作為一個(gè)單獨(dú)的任務(wù)包括進(jìn)去。事實(shí)上，如果不用做任何修改固然很好，說(shuō)明已經(jīng)走在了該任務(wù)的計(jì)劃前面，但是不要完全去指望它。

(9)為過(guò)程改進(jìn)安排時(shí)間

團(tuán)隊(duì)成員通常被淹沒(méi)在他們當(dāng)前的項(xiàng)目中。如果想把團(tuán)隊(duì)提升到一個(gè)更高的工作能力水平，就必須投入一些時(shí)間在過(guò)程改進(jìn)上。從項(xiàng)目進(jìn)度中留出一些時(shí)間，因?yàn)槿魏雾?xiàng)目活動(dòng)都應(yīng)該包括做能夠幫助下一個(gè)項(xiàng)目更加成功的過(guò)程改進(jìn)。不要把項(xiàng)目成員可以利用的時(shí)間百分之百地投入到項(xiàng)目任務(wù)中，然后驚訝于為什么他們?cè)谥鲃?dòng)提高方面沒(méi)有任何進(jìn)展。

(10)管理項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)

如果不去識(shí)別和控制風(fēng)險(xiǎn)，就會(huì)被風(fēng)險(xiǎn)控制。在項(xiàng)目計(jì)劃階段花一些時(shí)間集體討論可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，評(píng)估它們潛在的危害，并決定減輕或預(yù)防措施，對(duì)于項(xiàng)目的順利完成至關(guān)重要。

(11)根據(jù)工作計(jì)劃進(jìn)行估計(jì)

人們通常以日歷時(shí)間作估計(jì)，但更為重要的是估計(jì)與任務(wù)相關(guān)聯(lián)的工作計(jì)劃（以工時(shí)為單位）的數(shù)量，然后把工作計(jì)劃轉(zhuǎn)換為日歷時(shí)間進(jìn)行估計(jì)。這個(gè)轉(zhuǎn)換基于每天有多少有效的時(shí)間花費(fèi)在項(xiàng)目任務(wù)上，需要考慮各種可能碰到的打斷或突發(fā)調(diào)整請(qǐng)求、會(huì)議和所有其他會(huì)讓時(shí)間消逝的事情。

(12)不要為人員安排超過(guò)他們精力80％的時(shí)間

跟蹤團(tuán)隊(duì)成員每周實(shí)際花費(fèi)在項(xiàng)目指定工作的平均小時(shí)數(shù)，將會(huì)令人吃驚。與任務(wù)相關(guān)的許多活動(dòng)需要花費(fèi)相當(dāng)多的精力，這會(huì)顯著地降低工作效率。不要因?yàn)橛腥嗽谝豁?xiàng)特定工作上每周只需花費(fèi)10小時(shí)，就去假設(shè)他可以每周做4項(xiàng)這種任務(wù)。實(shí)際上，如果他能夠完成3項(xiàng)任務(wù)，就已經(jīng)很成功了。

(13)將培訓(xùn)時(shí)間放到計(jì)劃中

確定團(tuán)隊(duì)每年在培訓(xùn)上花費(fèi)多少時(shí)間，并將時(shí)間從團(tuán)隊(duì)在指定項(xiàng)目任務(wù)上的可用時(shí)間中減去。由于可能在平均值中已經(jīng)減去了休假時(shí)間、生病時(shí)間和其他時(shí)間，對(duì)于培訓(xùn)時(shí)間也需要做同樣的處理。

(14)記錄估算和如何達(dá)到估算的

準(zhǔn)備估算工作時(shí)，把它們記錄下來(lái)，并且記錄是如何完成每個(gè)任務(wù)的。理解估算所用的假設(shè)和方法，在必要的時(shí)候更容易控制和調(diào)整它們，而且將幫助改善估算過(guò)程。

(15)記錄估算并使用估算工具

有很多工具和方法可以幫助我們估算整個(gè)項(xiàng)目。根據(jù)以往真實(shí)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的數(shù)據(jù)庫(kù)，這些工具可以給出一個(gè)可能的進(jìn)度和人員分配安排選擇。它們同樣能夠幫助我們避免進(jìn)入“不可能區(qū)域”，即有沒(méi)有其他可借鑒的成功案例能夠?qū)a(chǎn)品規(guī)模、團(tuán)隊(duì)規(guī)模和進(jìn)度安排等組合起來(lái)。

(16)遵守學(xué)習(xí)曲線

如果在項(xiàng)目中第一次嘗試新的過(guò)程、工具或技術(shù)，必須認(rèn)可付出短期內(nèi)生產(chǎn)力降低的代價(jià)。不要期望在新方法的第一次嘗試中就能夠獲得驚人的效益，在進(jìn)度安排中要考慮不可避免的學(xué)習(xí)曲線。

(17)考慮意外緩沖

項(xiàng)目不會(huì)像項(xiàng)目計(jì)劃一樣準(zhǔn)確地進(jìn)行，所以預(yù)算和進(jìn)度的安排應(yīng)該在主要階段后面設(shè)置一些意外的緩沖，以適應(yīng)無(wú)法預(yù)料的事件。不幸的是，管理者或客戶可能把這些緩沖作為填料，而不是明智地承認(rèn)事實(shí)確實(shí)如此。

(18)記錄實(shí)際情況與估算情況

如果不記錄花費(fèi)在每項(xiàng)任務(wù)上的實(shí)際工作時(shí)間和資源消耗，并和估算作比較，將永遠(yuǎn)不能提高估算能力，估算將永遠(yuǎn)只能是猜測(cè)。

(19)只有當(dāng)任務(wù)100%完成時(shí)，才能認(rèn)為該任務(wù)完成

將任務(wù)劃分為“英寸大小的小圓石”的好處是，可以區(qū)分每個(gè)小任務(wù)要么完成了，要么沒(méi)有完成，這比估計(jì)一個(gè)大任務(wù)在某個(gè)時(shí)候完成了多少百分比要實(shí)在得多。不要讓成員只入不舍地描述他們?nèi)蝿?wù)的完成狀態(tài)，要使用明確的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)判斷一個(gè)任務(wù)是否真正地完成了。

(20)公開(kāi)、公正地跟蹤項(xiàng)目狀態(tài)

創(chuàng)建一個(gè)良好的風(fēng)氣，讓項(xiàng)目成員對(duì)準(zhǔn)確地報(bào)告項(xiàng)目的狀態(tài)感到安全。努力讓項(xiàng)目在準(zhǔn)確的、基于數(shù)據(jù)的事實(shí)基礎(chǔ)上運(yùn)行，而不是因?yàn)楹ε聢?bào)告壞消息而產(chǎn)生的令人誤解的樂(lè)觀主義。使用項(xiàng)目狀態(tài)信息可以在必要的時(shí)候進(jìn)行糾正操作，并且在條件允許時(shí)進(jìn)行表?yè)P(yáng)。

這些做法不能完全保證成功，但是能幫助我們?cè)陧?xiàng)目上獲得一個(gè)堅(jiān)實(shí)的把手，并保證做了所有可以做的事情讓項(xiàng)目在這個(gè)充滿變化的世界上成功。

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