開宗明義，在這篇文章里我將結(jié)合個人 10 年來的工作和生活經(jīng)歷，從場景、方法、工具 3 個維度分享我對時間管理的實踐和思考。并在最后試著撥開迷霧，找到時間管理的終極法門。

文章較長，近 1 萬字，謹(jǐn)慎閱讀。

場景：解決什么問題？

英文維基百科這樣定義時間管理：時間管理是通過計劃和有意識地控制在特定活動上的時間花費以提升效率的一個過程。

這個定義有點抽象，也比我們一般語境下的范疇更寬泛一些。

我們放到具體場景中來看，要處理的事情無非工作、生活兩塊；而時間管理工具能幫我們解決的問題也是兩塊：一是提醒（不要忘記做某件事），二是計劃（把粗粒度事件拆分成一組可執(zhí)行事件）。

要說明一點，學(xué)生的學(xué)業(yè)活動從性質(zhì)上應(yīng)劃歸到「工作」場景；其他學(xué)習(xí)活動，如職場人士業(yè)余時間的提升充電，則屬于「生活」場景。

時間管理需求場景

把時間管理工具的使用場景、及其提供的功能價值交叉，可以得到一個矩陣（如上圖）。

我在這張圖上標(biāo)記了兩塊區(qū)域，分別對應(yīng)「生活提醒」與「工作計劃」，代表我對時間管理工具適用場景的觀察結(jié)論：對于生活事務(wù)，提醒比較重要；而對于工作事務(wù)，計劃梳理更重要。

工作事務(wù)與生活事務(wù)不同，往往存在強烈的外部壓力。

工作不按時完成，老板、同事一定會不停督促你，甚至拿釘釘這樣的變態(tài)工具滴滴你。

此外，就算沒有 996 的福報，我們多數(shù)時間也都處于工作狀態(tài)。結(jié)果就是在外界壓力和大量時間投入的雙重加持下，實際上我們很少會忘記做一件工作上的事情。

所以在我看來，提醒功能在工作場景下能提供的價值是很有限的。

工作事務(wù)，更需要工具輔助的地方在于記錄和梳理工作思路。

生活事務(wù)恰恰相反，一沒外界壓力，二缺少時間精力投入，以致很容易遺忘和拖延，因此生活事務(wù)更需要提醒。

可以想象一下：你是更容易忘記老板交辦的一項工作任務(wù)，還是更容易忘記女朋友的生日？

生活事務(wù)與工作事務(wù)的另一個顯著差異在于，生活事務(wù)一般顆粒度更小、可執(zhí)行性更強。

這意味著生活事務(wù)多數(shù)不需要做進一步拆分，本身就是一件可以直接執(zhí)行的事情。比如：每月還信用卡、周五跟朋友看電影，諸如此類，簡單錄入一條提醒即可滿足需求。

工作事務(wù)不同，往往不具備直接執(zhí)行的條件，且職業(yè)層級越高越是如此。

但即便是職場基礎(chǔ)崗位，每天的工作任務(wù)也很少有顆粒度小到可以直接無腦執(zhí)行的。

可能的任務(wù)類似這樣「完成下周封面文章選題」、或「開發(fā)某功能模塊」。把這個顆粒度的事件錄入任務(wù)清單，3 天后做完了打個勾，我不覺得對工作效率提升或個人職業(yè)發(fā)展有任何實質(zhì)性的幫助。

通過搜集信息、分析可行路徑并尋找最優(yōu)解、進而把粗顆粒度任務(wù)拆分成具體可執(zhí)行動作這一系列過程，才是高效完成工作的關(guān)鍵。

總而言之，在工作場景中，我們需要的是能輔助我們思考并尋找任務(wù)最優(yōu)可執(zhí)行路徑的工具；在生活場景中，我們需要的則是一個簡單易用的提醒工具。

方法：GTD、番茄、Time-boxing、四象限

聊完不同場景下對時間管理工具的需求差異，我們再來探討一下比較流行的時間管理方法。

GTD 工作法

先說 GTD（Getting Things Done），我個人認(rèn)為 GTD 是讓一個人獲得效率提升幻覺的最佳方法，它最突出的優(yōu)勢是把簡單的事情復(fù)雜化。

根據(jù)官方定義，完整的 GTD 方法包含收集、厘清、組織、回顧、執(zhí)行 5 個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)又包含進一步的細分流程或原則。

我自己曾多次嘗試過使用 GTD 方法，但每一次都鎩羽而歸，伴隨著強烈的自我厭棄情緒。我絕對不是個例，你隨便去網(wǎng)絡(luò)上搜索看看，幾乎每篇有關(guān)于 GTD 理論及相關(guān)工具的文章都會有人留言，講述自己無法堅持使用的經(jīng)歷。

復(fù)雜本身并不是什么問題，但 GTD 的問題在于你學(xué)習(xí)、實踐這套復(fù)雜理論要花 10 分成本，但它帶給你的收益可能只有 1 分，完全是得不償失的。

具體來說，GTD 方法最致命的缺陷在于其冗長的流程設(shè)計消耗了使用者過多心智。

《自控力》書中講到過，我們每個人的自控力就像肌肉一樣有極限。你的每一個決定，無論多小，都會帶來自控力的損耗。所以提高自控力的一個小竅門是盡量避免在無謂的小事情上做決定。

扎克伯格、喬布斯常年穿同樣的衣服，巴菲特每天早上固定去麥當(dāng)勞買一份早餐，背后都有類似的考量。

但 GTD 方法的流程設(shè)計中存在大量需要你做決定的地方，以第二步「厘清」為例，官方定義你應(yīng)該這么做：

這是個可執(zhí)行的事件么？如果是，請決定下一個動作或項目（如果需多個動作即為一個項目）；如果不是，請確定它應(yīng)歸為參考資料、日后可能要處理或者垃圾箱。

對了，在這個步驟里你還要記住著名的「兩分鐘原則」，即任何事情如果花的時間少于兩分鐘，那么馬上就去做。也就是說，任何一件事情，你都需要考慮一下它是否能在兩分鐘內(nèi)完成。

依照 GTD 理論，你放到收集箱的每一條記錄都要走一邊這個問詢流程，難以想象這到底會消耗多少無謂的精力。

我相信這也是很多人嘗試一下 GTD 就很快放棄的原因：本想借助 GTD 方法來提升自己的自控能力，結(jié)果 GTD 不僅沒能有所助益，反倒更快的消耗了一個人的自控力。

這就是我對于 GTD 的看法，或許略有偏激，但至少可以毫不夸張的說對絕大多數(shù)人來講，GTD 是個非常差勁的時間管理方法。此外，一個側(cè)面佐證是，以 GTD 在時間管理領(lǐng)域的強勢地位，居然從沒聽過哪位商業(yè)領(lǐng)袖使用、推崇該方法，也很能說明問題。

番茄工作法

番茄工作法可能是除 GTD 之外流行最廣泛的一種時間管理方法了。該工作法的提出者用 45 頁的篇幅詳細描述了這個方法，順便說一句，GTD 方法的官方指南是 352 頁。

45 頁似乎也很繁瑣，但實際上番茄工作法在實操層面并不復(fù)雜，簡單總結(jié)一下：

• 以每 25 分鐘為一個番茄時間，作為一個不可分割的工作單元
• 番茄時間不能被中斷（如果中斷就廢棄掉重新開始）
• 每個番茄時間后，短休息 3~5 分鐘
• 每 4 個番茄時間后，長休息 15~30 分鐘

上述是番茄工作法的主體部分，完整的方法還包含一份當(dāng)天的待辦事項表、全部待處理事項表、和回顧記錄表。

依據(jù)官方指南，番茄工作法建立在三條基本前提下：

一是以一種非常規(guī)的看待時間的方式有助于緩解焦慮，進而提升個人的工作效率。

這就是為何番茄工作法會規(guī)避傳統(tǒng)的時間表達方式，例如用「2 個番茄時間」而非「1 個小時」去衡量一項事務(wù)所需時間。順便說一句，不少市面上的番茄鐘 App 會在番茄時間后再備注一個實際時間，這跟番茄工作法的原意完全是背道而馳。

二是番茄工作法認(rèn)為保持專注和清晰的思維有助于提升效率。

有趣的是第三條，我把原文翻譯如下：

簡單易用、非侵入式的工具可以降低采用該工作法的難度，有助于堅持使用并將精力集中在要完成的具體事情上。許多時間管理方法之所以失敗，就是因為相對于任務(wù)自身的復(fù)雜度，這些方法用起來更復(fù)雜。

我覺得最后這句完全就是在影射 GTD。

番茄工作法的基礎(chǔ)理念我認(rèn)為是很好的，但完整的番茄工作法就比較冗余了，犯了與 GTD 一樣的毛?。m然程度上輕很多）。

完整的番茄工作法除了志在提升個人的專注力，還花費了大量篇幅去試圖幫助人們更好的估算事務(wù)所需時間、更好的安排計劃，進而達成更長遠宏大的人生目標(biāo)。我個人認(rèn)為這部分沒什么實際效用，遠遠超出了一個工具的價值范疇。

我猜測正是因為番茄工作法真正精華的部分比較簡單、純粹，不足以承載足夠大的商業(yè)價值，才不得不畫蛇添足來這么一下子。畢竟無論番茄工作法還是 GTD 理念提出者的背后，都是純粹的商業(yè)公司。

番茄工作法的核心價值在于提升專注力。

但可惜多數(shù)人用的壓根不是番茄工作法，而僅僅是一個番茄鐘（番茄鐘是番茄工作法的一個輔助工具，用于分割出一個個時間塊）。

如何保證在一個番茄單位內(nèi) 100% 專注、如何屏蔽內(nèi)部和外部的干擾是番茄工作法的精華。官方指南對此有詳盡的闡述，簡單來說，對內(nèi)部干擾（即個人分心，如忽然想刷會微博、抽根煙之類）可以延遲處理，以提升專注能力；對外部干擾（如同事交流、手機來電等）則應(yīng)設(shè)法化被動為主動，學(xué)會如何讓別人適應(yīng)你的工作節(jié)奏。

考慮到國內(nèi)職場文化的實際情況，番茄工作法對多數(shù)職場人士來說可能很難實施。學(xué)生、自由工作者等時間自主性較強的人群，可以嘗試該工作法提升專注力。

但在此之前，我強烈建議所有對番茄工作法感興趣的朋友讀一讀官方指南的 2.1 和 2.2 小節(jié)（僅 8 頁的篇幅，分別包含了基礎(chǔ)操作和如何抗干擾的具體建議）。

番茄工作法關(guān)于如何對抗外部干擾的理念，與我在職場，尤其走上管理崗位后，習(xí)得的一條經(jīng)驗非常契合：不要被事情推著走，要學(xué)會如何推著事情走。

不然你遲早淹沒在做不完的事情里，且產(chǎn)出低效。

用一個詞可以精準(zhǔn)的描述這種行為：瞎忙。

Time-boxing 工作法

Time-boxing，或者 Time Blocking，作為一個時間管理方法，知名度遠遜于 GTD 和番茄工作法，不知名到甚至沒有一個比較通用的中文翻譯。

但它本身的實際影響力很大，并不局限于個人時間管理領(lǐng)域（實際上這是個從軟件工程領(lǐng)域衍生出的理論）。番茄工作法在其官方指南中就明確說明，番茄的主要靈感來源之一便是 Time-boxing。

作為時間管理方法的 Time-boxing，不像 GTD 和番茄一樣有一套完整體系（甚至官方指南），一句話就可以講清楚：

Time-boxing 工作法要求為計劃事項預(yù)分配固定的時間段（即 timebox），并在 timebox 限定時間內(nèi)完成計劃事項。

乍一看似乎沒什么實際內(nèi)容，不就是在日歷上為事件設(shè)置個起始、結(jié)束時間么？

確實，Time-boxing 工作法跟 GTD 或番茄比起來顯得很「簡陋」，遠不如后兩者那樣有震懾力。尤其 GTD，其龐大的架構(gòu)讓人一見就「不明覺厲」，潛意識忍不住就有一種「這東西看起來這么厲害，我用了肯定能開掛」的幻覺。

反觀 Time-boxing，簡直配不上「工作法」這個后綴。

但正所謂「重劍無鋒、大巧不工」，Time-boxing 舍棄了冗繁的無謂枝節(jié)，僅保留了一條核心規(guī)則：在限定時間內(nèi)完成計劃事項。

也即是說，為事件設(shè)置起始、結(jié)束時間不是關(guān)鍵，能不能在這個劃定好的時間塊內(nèi)完成工作才是關(guān)鍵。

Timebox 的理念最初從項目管理中衍生而來，本質(zhì)上講的是這么一個道理：如果你在規(guī)定時間內(nèi)完不成一項工作，比起花更多時間繼續(xù)去做這件事，你更應(yīng)該設(shè)法減輕工作量以保證在既定時間內(nèi)完成。

也即精益軟件開發(fā)提出者 Mary Poppendieck 所言：

Timebox – don't scopebox。

這是一條極其深刻的智慧，毫不夸張的說，從制造業(yè)到互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)在內(nèi)的諸多領(lǐng)域都有它的影子。如我們常聽到的精益生產(chǎn)、敏捷開發(fā)、產(chǎn)品迭代等等。

程序員屆有一句被奉為圭臬的話：First you make it work. Then make it better.（先完成，再做優(yōu)化）。Facebook 最知名的一條公司文化 Done is Better than Perfect（完成比完美重要），講的都是同樣的道理。

完全按 Time-boxing 的方式工作，等于是給每件事劃定了一條 Deadline。通過強制自己在 Deadline 前完成工作，效率提升自然水到渠成。

Time-boxing 工作法據(jù)稱是硅谷鋼鐵俠 Elon Musk、微軟創(chuàng)始人 Bill Gates 所使用的時間管理方式，但我沒能找到直接的訪談記錄。

我能找到的關(guān)于 Musk 使用 Time-boxing 工作法最相關(guān)的一條消息，是他的助理曾講到過 Musk 的日程安排是細化到以 5 分鐘為單位的，僅此而已。

不過無論 Elon Musk 或者 Bill Gates 是否直接表達過自己使用了 Time-boxing 工作法，都無損這個工作法所包含的核心價值。我個人更傾向于認(rèn)為許多日程嚴(yán)謹(jǐn)?shù)纳虡I(yè)領(lǐng)袖實際上踐行了 Time-boxing 工作法，只不過并不確切知道這么一個名字罷了。

吹了這么多 Time-boxing 的彩虹屁，似乎這是個完美的工作法。其實不然，關(guān)于 Time-boxing 的局限我們后文再談。

四象限

四象限工作法，又稱艾森豪威爾法則，據(jù)傳是美國前總統(tǒng) Dwight D. Eisenhower 的日常守則。

四象限工作法本身也不復(fù)雜，先把所有事情通過是否緊急、是否重要兩個維度分成 4 部分：

四象限工作法圖例

然后再依據(jù)事件所屬象限按如下規(guī)則處理：

• 重要且緊急的事情：立即親自動手完成，如：突發(fā)危急事件、臨近截止日期事件；
• 重要不緊急的事情：設(shè)定完成日期并親自完成，如：鍛煉身體、擬定規(guī)劃等；
• 不重要但緊急的事情：委托他人代辦，如：無關(guān)緊要的電話、會議；
• 不重要不緊急的事情：移除不做，如：刷劇、玩游戲。

四象限工作法因為簡單易懂，在時間管理里也是接受度很高的一個方法。

但我認(rèn)為四象限工作法存在兩個明顯缺陷。

一是衡量一件事情應(yīng)該歸屬于哪個象限并不像看起來那么容易，而這個權(quán)衡的過程會帶來額外的精力耗散。正如我們前文所提到過的，無論多小的決定都會占用我們的自控力。

二是對多數(shù)普通人來講，執(zhí)行有困難。

四象限工作法要求個人只處理重要的事情，不重要的要么不做、要么委托他人處理?？偨y(tǒng)當(dāng)然可以委托他人處理事情，但普通人總還是要親力親為的。此外，四象限工作法對娛樂活動也太過苛刻，我認(rèn)為完全不具有可行性。

我的看法，四象限工作法的源頭思路很有價值，但這個工作法本身很有扯虎皮的嫌疑。沒有任何直接證據(jù)證明艾森豪威爾使用過該法則，甚至在細節(jié)上跟艾森豪威爾的原話就存在沖突。艾總統(tǒng)原話是這么說的：

我有兩類問題，緊急的和重要的；緊急的都不重要，重要的也從不緊急。

換句話說，在艾森豪威爾看來，壓根就不存在緊急且重要的事情。

這句格言的原意是想說不要被眼前的事情占據(jù)過多精力，而應(yīng)該多關(guān)注那些看似不緊急但卻能給人帶來真正長遠價值的東西。比如：讀書、鍛煉身體。

總而言之，我認(rèn)為「關(guān)注重要的而非眼前的事情」這個思路非常有價值，但并不認(rèn)為四象限工作法能在時間管理上給我們提供多大幫助。

工具：清單、日程，以及筆記

接下來我們結(jié)合場景，具體看看市面主流的一些時間管理工具的產(chǎn)品形態(tài)。

目前市面上的主流工具以清單類和日程類為主，部分會集成如番茄鐘、四象限之類的功能。關(guān)于番茄鐘、四象限、Time-boxing 我們前文已經(jīng)有比較詳盡的分析，這部分我們主要關(guān)注清單、日程在產(chǎn)品形態(tài)上的差異。

筆記似乎不常被歸入時間管理的范疇，但我們文章第一部分探討過「在工作場景中，我們需要的是能輔助我們思考并尋找任務(wù)最優(yōu)可執(zhí)行路徑的工具」，筆記天生適用于這個需求。

而且根據(jù)個人經(jīng)驗和觀察，在工作場景下筆記也的確是使用最為廣泛的時間管理工具。

清單與日程

清單和日程其實并不是兩個很容易區(qū)分的概念，它們的主要區(qū)別僅僅體現(xiàn)在對事件的不同組織形式上：清單以事務(wù)為導(dǎo)向，日程以時間為導(dǎo)向。

以清單為主的產(chǎn)品形態(tài)，隱含的關(guān)注點在「我有什么事情要做」。

而以日程為主的產(chǎn)品形態(tài)，關(guān)注點則在「在特定時間段內(nèi)我要做什么事情」。

清單最大的優(yōu)點在于簡單易用，便于隨手記錄。因為關(guān)注點在「有什么事情要做」，那么「什么時間做」就不是一個必選項，只用記錄下事情內(nèi)容即可。

但清單的缺點也在于此，缺少全局的「時間感」和控制感。你沒法掃一眼就搞清楚接下來哪天有空、哪天要做哪些事情。而且往往今天要做的，跟半年后才需要做的事情堆疊在一起，直覺上很容易給人一種事情永遠做不完的挫敗感。

日程正相反，以時間維度組織事件，好處是什么時間做什么事情一目了然。缺點是維護起來太麻煩，失去了清單的靈活性。

拿 iOS 自帶的日歷 App 來說，它強制要求你把所有的事項切分成一個精確的時間段，如：每周五下午 4:00 ~ 5:00 撰寫周報。

乍一看似乎沒啥問題，實際用起來就會比較麻煩。因為你必須把開始時間、結(jié)束時間精確地設(shè)置好。但很多事兒又沒法估計要多久，比如去銀行辦點事，也許運氣好 5 分鐘辦完了，但也可能等了倆小時還沒輪到。諸如此類的事情，在普通人的工作、生活中幾乎是難以避免的。

如果你足夠敏感，應(yīng)該已經(jīng)發(fā)現(xiàn)日程似乎能很好的作為我們前文聊到的 Time-boxing 工作法的承載形式。

確實如此，不過我們前文也提到過，雖然 Time-boxing 工作法所折射的時間管理理念是非常有價值的，但也有其局限性。

首先，并非所有事務(wù)都適用 Time-boxing 所強調(diào)的「在特定時間完成特定事情」規(guī)則。很多事情的完成時間客觀上不取決于我們自己，比如你去銀行或政府機構(gòu)辦事，又比如你跟老板開一個臨時的討論會。

這是個很讓人無奈的現(xiàn)象，層級越高、占有資源越多的人越會擁有更多的時間支配主動權(quán)，越是底層勞動者就越難掌控自己的時間。

背后既有認(rèn)知的局限性，也有客觀存在的外界環(huán)境因素。

Time-boxing 局限性的另一方面在于，過于嚴(yán)苛的時間分塊并不適合所有人（實際上這也是基于 Time-boxing 基礎(chǔ)構(gòu)建的番茄工作法的一個缺陷）。

一個 timebox 或番茄時間結(jié)束時，可能正趕上你狀態(tài)奇佳的時候（也即心理學(xué)所說的「心流」），多數(shù)人此時都不愿打斷這個良好的狀態(tài)。

關(guān)于這一點有一個很有說服力的案例，來自字節(jié)跳動（今日頭條、抖音母公司）的創(chuàng)始人張一鳴。

業(yè)界給張一鳴本人最多的評價標(biāo)簽，是克制、理性、機器人這些詞匯。但即便是這樣一個人，也沒能從精確日程中受益。《人物》雜志對張一鳴的一篇訪談文章中曾提到過：

他試過將一天的時間切割成小塊，精準(zhǔn)地去完成時間表中的每一項計劃。經(jīng)過反復(fù)實驗，他發(fā)現(xiàn)這樣做的效果不佳，「我覺得更大的效率來自于重要事情上做得好，而不是在處處做得好，管理精力比管理時間更重要」。

所以如果你無法接受使用日程工具精密的管理自己的時間，大可不必沮喪。比起實際的效率提升，精密日程帶給你的可能更多是一種藉由儀式感所帶來的「高效」幻覺。

這就像很多人使用待辦清單，打勾上癮。甚至事情都已經(jīng)處理完了，還要補錄一條待辦打上勾。這時 App 再識趣的來上一句「今天完成了 9 條任務(wù)，同比提升 20%，環(huán)比提升 35%」，就更難免覺得自己效率爆表了。

可任務(wù)內(nèi)容天差地遠，工作量甚至完全不在一個量級上，這樣的統(tǒng)計能有什么意義？

都是幻覺。

筆記

對時間管理而言，如果你單純把著眼點放在「時間」上，那筆記顯然不是一個合格工具。

但如果你透過個人時間管理，看見其「效率提升」這個本質(zhì)目的（尤其在工作場景下），那么筆記軟件就是當(dāng)之無愧的無冕之王。

從個人經(jīng)驗上，我做過 4 年研發(fā)工程師，6 年產(chǎn)品經(jīng)理、項目和團隊負(fù)責(zé)人。任務(wù)最重時要同時管理多個項目和團隊，人員規(guī)模在 80 人上下（當(dāng)然并非全部直屬管理），時間管理工具對我來說是個絕對剛需。

我嘗試過各種類型的工具，從待辦清單、GTD 日程，到 Trello 看板、輕量項目管理工具（如：tower），折騰一圈后我發(fā)現(xiàn)最合適的還是以筆記軟件為主、輕量提醒工具為輔的組合（目前我的組合是 Notion Dislike）。

原因在于所有非筆記類軟件，都有一個共同點是過于結(jié)構(gòu)化。這導(dǎo)致它們一無法很好的承載原始信息，二在對原始信息做結(jié)構(gòu)化加工的過程中也起不到什么輔助作用。

具體來說，實際工作中老板給我們的工作任務(wù)，往往是簡單粗暴的、目標(biāo)導(dǎo)向的，提供的信息也一定是零散不成體系的。這也無可厚非，把只言片語的工作要求，通過信息搜集、路徑擬定、任務(wù)拆分等手段轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)清晰的可執(zhí)行動作，正是多數(shù)腦力勞動者的核心工作價值所在，也是提升工作效率的關(guān)鍵。

而在輔助我們記錄原始信息、并進一步梳理完善為結(jié)構(gòu)化可執(zhí)行的工作任務(wù)這一場景里，筆記可能是最適合的產(chǎn)品形態(tài)：它即支持錄入松散信息，又完全支持輸出足夠結(jié)構(gòu)化的信息。

反觀非筆記類軟件，幾乎無一例外有著較強的結(jié)構(gòu)化輸入要求。

如待辦或日程，作為個人時間管理工具其基本承載單元是事件，大多會提供包含標(biāo)題、日期、時間、重復(fù)、提醒在內(nèi)的諸多結(jié)構(gòu)化信息。

但我們大腦的思考活動卻是一個連續(xù)的過程，且對于困難問題，需要反復(fù)推演才能得到一個有價值的結(jié)果。雖然這個結(jié)果本身往往是結(jié)構(gòu)化的，但獲取這個結(jié)果的過程一定是連續(xù)的、需要反復(fù)推演修正的。

這些結(jié)構(gòu)化工具的正確使用方式應(yīng)該是作為個人工作結(jié)果的承載（及再加工），而筆記才是最能從根本上輔助我們提升工作效率的產(chǎn)品形態(tài)。

這也符合我 10 年來對身邊優(yōu)秀同事的觀察，他們幾乎無一例外都是重度筆記用戶（清單日程類工具反倒不常見）。

最佳組合陣容

基于以上分析，我們可以試著搭建一個個人時間管理的最佳工具組合：

個人時間管理最佳工具組合

如圖所示，一個簡單易用的提醒工具，加上一個趁手的筆記軟件就能很好的滿足個人的時間管理需求。

對于可以直接處理，僅需要記錄或提醒的簡單任務(wù)，錄入任何一個你喜歡的提醒工具即可。

對于復(fù)雜任務(wù)，錄入筆記軟件做進一步的加工，直至拆分成一組可直接執(zhí)行的、定義明確的簡單任務(wù)。需要多人協(xié)作的，錄入相關(guān)系統(tǒng)（如：Trello 看板、Jira 工作流）；不需要協(xié)作的則可以根據(jù)需要錄入個人清單或日程工具。

無協(xié)同要求的工作，我個人傾向于仍盡可能在筆記中完成跟蹤處理。除非有很強的時間窗口要求，才錄入外部提醒工具（如周五 15:00 項目啟動會）。這樣做的好處是所有的個人工作都沉淀在一個地方，便于檢索回顧。

試圖用提醒工具去處理復(fù)雜事務(wù)，在我看來無異于負(fù)薪救火。這背后有一個不那么明顯的制約因素：移動端與桌面端（手機與電腦）的差異。

移動端屏幕小、內(nèi)容輸入不便、易于隨身攜帶。這些特性注定了其不適合處理較復(fù)雜的工作，但卻非常適合提醒、簡單記錄的場景。

桌面端正相反，作為生產(chǎn)力工具天生適合處理復(fù)雜任務(wù)。

這也正是為何多數(shù)筆記軟件以桌面端為主、移動端為輔，而提醒工具則多是以移動端為主、桌面端為輔的格局。

總之，對于復(fù)雜任務(wù)，最適合的工具一定是立足于桌面端的筆記軟件；而提醒和實時記錄，才是移動端個人時間管理工具的主場。在移動端試圖通過功能堆砌、用復(fù)雜的產(chǎn)品設(shè)計實現(xiàn)在桌面端可以輕松完成的工作，必然是得不償失的。

具體選擇上，一般筆記類軟件都能滿足需求。這是由筆記的自身特性決定的（結(jié)構(gòu)化程度低、限制少）。我個人使用的是 Notion，之前相當(dāng)長一段時間內(nèi)使用的是 Evernote。只要你自己用著趁手，基本都沒問題。

提醒工具琳瑯滿目，似乎比筆記軟件有著更多的可選擇空間。

其實不然，我們前文對提醒工具的兩大產(chǎn)品形態(tài)（清單和日程）的優(yōu)劣有過詳細剖析，在我們構(gòu)建的這套系統(tǒng)里，一個完美的提醒工具應(yīng)該滿足以下幾點：

• 靈活可靠的提醒功能
• 具備清單工具的自由度，可以像便簽一樣隨手記錄
• 具備日程工具的時間感，一眼就能知道什么時間做什么事

一般 App 滿足第一條要求都不成問題，但同時滿足第二、三條的則是鳳毛麟角。

多數(shù)此類 App 的問題不是功能太薄弱，而是功能太多太復(fù)雜，不夠克制?？偸窃噲D通過功能的堆砌來完成一些完全不適合在移動端處理的任務(wù)。結(jié)果賠了夫人又折兵，連原本擅長處理的那部分也變的難用起來。

也有不少 App 完全或部分基于 GTD、番茄、四象限理念開發(fā)，基于前文不難想見，我十分懷疑它們能給個人時間管理帶來的實際價值。

我目前使用的提醒工具是 Dislike，是基于以上考慮我個人開發(fā)的一款 App。瓜田李下在所難免，但我想說的是，其實任何一款提醒工具只要你用著順手，也都完全滿足需求 —— 只要把那些看似強大實則無用的功能拋到一邊就好。

溯源：掌控時間的終極法門

讓我們再回過頭來看維基百科對時間管理的定義：時間管理是通過計劃和有意識地控制在特定活動上的時間花費以提升效率的一個過程。

追本溯源，如何「控制在特定活動上的時間花費」才能最大限度的「提升效率」呢？

其實前文引用的張一鳴的話已觸及了個人時間管理的本質(zhì)：

更大的效率來自于重要事情上做得好，而不是在處處做得好，管理精力比管理時間更重要。

艾森豪威爾的那句格言表達的是同樣的思路。

巴菲特也講過這樣的話：

一般成功的人士和非常成功的人士之間的區(qū)別就在于，非常成功的人士幾乎對所有事情都會說「不」。

道理很簡單，「不做事」一定是最節(jié)省時間、最高效的做事方式，學(xué)會「做重要的事」才是掌控時間的終極法門。

任何工作法、工具的定位都只能輔助我們做重要的事，認(rèn)識到這一點，即便你不使用任何工具和花里胡哨的方法，也能高效管理自己的時間。

切忌成為本末倒置的效率工具控。

最后，強烈推薦所有人聽聽這段 TED 演講「如何掌控你的空閑時間」：

借用演講里的一句話作為這篇文章的結(jié)尾：

「我沒有時間」的意思通常是「那不是我的首要任務(wù)」。