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項目管理軟件:做好項目成本管理,實現(xiàn)降本增效(項目成本管理軟件有哪些)

說到項目管理,沒有什么比控制成本更重要。尤其是在項目復(fù)雜的情況下,開支可能會讓項目成本比預(yù)期更快地飆升。項目經(jīng)理需要采取積極主動的成本管理方法,保證預(yù)算不超支。

如何制定成本管理計劃

成本管理是一個持續(xù)、流動的過程。任何成本管理計劃都包含四大要素:資源規(guī)劃、成本估算、成本預(yù)算與成本控制。

項目管理軟件:做好項目成本管理,實現(xiàn)降本增效(項目成本管理軟件有哪些)

下面將詳細(xì)地分解這四個要素,并解釋項目經(jīng)理在每個階段需要做什么。

1、資源規(guī)劃

項目成本管理流程的第一步是資源規(guī)劃,即審查項目的范圍和規(guī)格,確定項目需要哪些資源。

資源是指任何能幫助完成項目的東西,包括工具、資金、時間、設(shè)備甚至團(tuán)隊成員。要制定盡可能準(zhǔn)確的資源計劃,應(yīng)直接咨詢團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)和利益相關(guān)者,了解他們在項目中需要哪些資源。

在這階段,項目經(jīng)理需要明確幾件事:
● 確定的項目目標(biāo)
● 高級項目路線圖或工作分解結(jié)構(gòu) (WBS),具體取決于項目的復(fù)雜性
● 暫定資源管理計劃
● 項目范圍說明書

2、成本估算

列出必要資源清單后,下一步就是估算采購這些資源的成本。這一步的關(guān)鍵是收集盡可能多的價格信息,做出明智的成本估算。

對于工具、用品和設(shè)備等有形資源,應(yīng)從賣家處獲得真實報價,為成本估算提供依據(jù)。至于人工成本,請從潛在承包商處獲得多個報價,切實了解所需工作的實際成本。從做出估算到購買物品可能需要一段時間,因此應(yīng)預(yù)留一些空間,以防價格上漲。

除了為每項單獨(dú)成本建立緩沖之外,還需要在總成本中添加 5-10% 的緩沖,以應(yīng)對意外支出
在估算階段,項目經(jīng)理需要:
● 項目進(jìn)度表或PERT 圖(取決于項目的復(fù)雜程度)
● 您的項目可交付成果列表
● 明確定義的成功指標(biāo)

3、成本預(yù)算

項目預(yù)算是一份詳細(xì)的計劃,說明計劃在項目期間花費(fèi)多少錢、用于哪些方面以及何時花費(fèi)。

根據(jù)項目的復(fù)雜程度,"何時 "可能會對成本管理策略產(chǎn)生重大影響。對于多年期項目,你可能希望明確成本分配,使第一年的預(yù)算支出不超過 30%,等等。這是為了防止日后出現(xiàn)成本超支。

在此階段,項目經(jīng)理需要一份項目預(yù)算文件和項目利益相關(guān)者分析。

4、成本控制

成本管理流程的主體是成本控制。這是隨著項目進(jìn)展記錄和核算成本、進(jìn)行調(diào)整并在問題發(fā)生時提醒利益相關(guān)者的過程。成本控制步驟的目標(biāo)是比較實際項目成本與最初的估算,并采取措施確保項目盡可能接近計劃。

審查的頻率取決于項目的具體情況。有時需要實時審查成本,一般情況下可以每月甚至每季度檢查一次。必要時,通過項目狀態(tài)報告分享成本更新信息,以便整個項目團(tuán)隊保持一致。

項目范圍的任何變化都會影響項目預(yù)算和成本,因此要密切關(guān)注項目范圍的變化。如果項目成本與預(yù)算偏差過大,請告知利益相關(guān)者,以便積極制定行動計劃。

因此,在此階段,你需要項目管理工具和通用報告工具。

項目后成本核算

項目結(jié)束后,就需要計算成本差異,評估項目與最初預(yù)算和估算的偏差程度。項目的總成本是多少?實際成本與估算成本相比如何?

一個成功的項目是在接近(但低于)預(yù)測項目預(yù)算的情況下結(jié)束。如果花了太多錢,要么是低估了項目預(yù)算,要么是有太多的意外支出。如果出現(xiàn)這種情況,應(yīng)召開項目事后總結(jié)會議,評估出現(xiàn)這種情況的原因,并防止今后再次發(fā)生。

反之,預(yù)算花得太少也不理想。你對這些成本的估算是有原因的,如果成本大大低于預(yù)算,說明成本預(yù)算編制過程不準(zhǔn)確。將這些信息記錄為歷史數(shù)據(jù),并在今后的項目中牢記于心,就能在成本估算階段提高準(zhǔn)確性。

通過成本管理提高項目績效

成本管理有很多變化的部分。但是,只要項目團(tuán)隊能夠了解項目成本,就能防止成本超支,確保每次都能在預(yù)算范圍內(nèi)完成項目。

項目管理軟件:做好項目成本管理,實現(xiàn)降本增效(項目成本管理軟件有哪些)

要跟蹤項目的所有信息,可以使用8Manage PM這樣的專業(yè)項目管理軟件。從項目成本計算、啟動到后期總結(jié),8Manage PM可幫助你在整個項目過程中與項目團(tuán)隊成員和利益相關(guān)者保持同步。

● 費(fèi)用分類及預(yù)算:自定義CBS費(fèi)用分類結(jié)構(gòu),支持預(yù)算制定及審批
● 工時成本:項目相關(guān)工時審批通過后,實時計算匯總工時成本
● 材料成本:基于物料清單(BOM)生成采購或庫存申請,并自動核算對應(yīng)的成本到項目
● 采購/外包合同成本:項目關(guān)聯(lián)的采購及外包合同,產(chǎn)生實際付款后,自動匯總至項目成本
● 超支預(yù)警:通過項目費(fèi)用頁面、費(fèi)用紅綠燈報表、郵件等形式進(jìn)行超支預(yù)警提醒

8Manage系統(tǒng)通過可交付成果評審、完工率關(guān)聯(lián)計算的方式,確保系統(tǒng)進(jìn)度數(shù)據(jù)的真實性,讓你和團(tuán)隊實時監(jiān)控項目進(jìn)展情況。

在8Manage PM中,成本管理不是孤立的功能,而是作為項目和投資組合績效的組成部分加以利用,并關(guān)聯(lián)項目間數(shù)據(jù)。借助8Manage PM項目管理軟件,你將能設(shè)定明確的期望、控制范圍、跟蹤進(jìn)度并保持預(yù)期利潤。

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