無論是少數(shù)人的小型企業(yè)還是擁有數(shù)十名員工的大公司，有效的溝通對于確保每個人都參與并準備好在項目中實現(xiàn)相同的目標至關(guān)重要。
然而，由于溝通不暢，似乎在翻譯中總是丟失一些東西。事實上，根據(jù)布蘭迪斯大學的一項研究，56%的項目由于溝通不暢而失敗。
如果沒有有效的溝通，團隊成員很容易變得沒有方向，并開始完成與更廣泛項目無關(guān)的任務。這對項目經(jīng)理來說可能是一個挑戰(zhàn)，但并不是所有的希望都消失了。我們?yōu)?span id="keyeciooq" class="candidate-entity-word" data-gid="593908636699485959">項目管理的成功溝通整理了一份詳盡的指南。
一、項目管理中的溝通類型
據(jù)說90%的交流都是非語言的。事實上，您可以通過多種方式與辦公室的同事溝通。有四個主要的溝通類別：
- 非語言
- 口頭
- 視覺
- 寫
但是，您如何向您的團隊傳達項目的具體細節(jié)、每個人都應該考慮的目標以及客戶的廣泛需求？在這個時代，溝通是多方面的，因為您可以通過以下方式與下屬互動：
- 電子郵件
- 即時消息
- 面對面會議
- 語音和視頻通話
當然，利用大量的溝通工具可能是有效的，因為你基本上可以重申項目的更細節(jié)。
二、項目經(jīng)理的最佳溝通技巧
布蘭代斯的研究發(fā)現(xiàn)，據(jù)報道，69%的經(jīng)理在與員工溝通時感到不舒服?？紤]到只有不到五分之一的員工注意到他們的公司在促進整個組織的強有力溝通方面做得很好，這是有道理的。
許多人說管理層沒有提供明確的方向，而另一些人則指出，管理層沒有安排時間與員工會面。
“有效的溝通確保團隊不會誤解要求，”GetVoIP的創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官Reuben Yonatan說?！盁o效的溝通可能會導致團隊成員認為要求是紅色的，而實際上，它是勃艮第的。如果他們交付的是紅色產(chǎn)品，經(jīng)理、客戶和高管最終都會不滿意。
Yonatan補充說，對于監(jiān)督項目的經(jīng)理來說，保持有效的溝通“以充分利用全球勞動力”至關(guān)重要，尤其是在“工作場所變得越來越全球化”的情況下。
那么，需要做些什么呢？
這很簡單：項目經(jīng)理必須提高他們的溝通技巧。雖然列表可能很廣泛，但以下是項目經(jīng)理需要具備的五大溝通技巧：
- 設定優(yōu)先級：在帶領(lǐng)團隊投入戰(zhàn)斗時，項目經(jīng)理的主要目標是清楚地傳達成功完成任務的策略，包括概述目標、規(guī)劃行動方案和從頭到尾確定優(yōu)先級。
- 促進協(xié)作：項目經(jīng)理不僅必須與每個人協(xié)作，而且團隊之間的參與和協(xié)作也很重要。
- 積極傾聽：項目經(jīng)理必須能夠從他們的團隊那里收集意見和想法，這需要積極傾聽，而不是打斷、忽視或忽略每個人所說的話。
- 建立關(guān)系：如果項目經(jīng)理在整個項目中細心、誠實和稱職，個人將超越他們的職責范圍。
- 一致性：作為項目經(jīng)理，您必須與項目的信息和愿景保持一致。不斷的變化會擾亂正在進行的項目的流程和進度，但也會導致溝通不暢和誤解。
三、為什么溝通在項目管理中很重要
近年來，許多公司已經(jīng)轉(zhuǎn)向遠程格式，這意味著越來越多的員工在家工作，而不是在集中的辦公地點工作。這對公司和員工來說都是一個具有挑戰(zhàn)性的過渡，這就是為什么有效的溝通至關(guān)重要的原因。
GetVoIP的負責人解釋說：“最近，在我們過渡到遠程工作的過程中，我盡了最大努力向我的小團隊傳達了我們需要采取的步驟，以促進平穩(wěn)過渡，這將使我們滿足所有待定項目的截止日期?！拔遗c相關(guān)團隊成員進行了一對一的交談，傾聽了他們的擔憂，并在需要時進行調(diào)整。因此，盡管轉(zhuǎn)向遠程工作帶來了動蕩，但我們還是按時完成了所有任務。
那么，當有效溝通被納入項目管理時，它有哪些好處呢？以下是您應該考慮的優(yōu)勢：
1. 降低風險
說實話：無論你計劃多少，總會有障礙和挫折。也就是說，通過與您的團隊溝通并分解需要完成的工作，您可以減輕這些風險并確保您可以有效快速地克服任何障礙。
2. 促進員工發(fā)展
無論是 Zoom 會議還是面對面的聚會，溝通都會引發(fā)其他短期和長期利益的海嘯。許多專家討論的是人才發(fā)展，無論是信心、協(xié)作還是友情。通過創(chuàng)造一個每個人都相互交流的環(huán)境，你幾乎可以保證沒有人坐在場邊。
3. 確保每個人都在同一頁面上
通過定期與您的員工溝通可以幫助讓每個人都在同一頁面上。在過去的一兩周里，你和你的團隊談了多少次？這是一個很好的回答問題，因為它可能會突出你是否與你的溝通努力保持一致。
通過溝通并鼓勵他人表達他們對項目細節(jié)的想法，無論是過程、愿景還是總體目標，您將能夠獲得建設性的反饋和意見，最終可以完善您的下一步。
4. 從一開始就要清晰
啟動項目時，通常從模板開始。一旦藍圖建立起來，您必須將計劃傳達給您的團隊，因為這將使您能夠回答他們的問題，重申細節(jié)并集思廣益解決常見問題。
“作為項目經(jīng)理，您可以了解他們對最終產(chǎn)品的期望和想法，并接收和處理有關(guān)可能更改的信息，”Zety的聯(lián)合創(chuàng)始人Kuba Koziej指出?！坝幸粋€完整的團隊需要你提出項目的要求，仔細討論其規(guī)格，溝通變化，并回答問題。
5. 創(chuàng)造透明度
如果說許多員工要求一件事，那就是透明度。不幸的是，太多的公司寧愿向員工隱瞞正在進行的項目的細節(jié)，即使他們是其中的一部分，這可能會導致很多挫敗感?！白鳛轫椖拷?jīng)理，當各方都參與其中時，您需要建立良好的關(guān)系和有效的溝通渠道，”Koziej指出。定期和靈活的溝通可以從新項目開始就列出期望。
無論是企業(yè)愿景還是特定客戶的需求，透明度都能讓您的團隊知道需要實現(xiàn)的目標以及如何實現(xiàn)目標。有效的溝通需要你坦率和開放。這導致了奉獻精神和動力，因為它可以讓您的團隊感到他們是更有意義和重要的事情的一部分。
四、7大項目溝通技巧
根據(jù)布蘭代斯的報告，81%的員工建議增加溝通頻率，85%的人建議建設性反饋，另有84%的員工希望更清楚地了解項目目標和期望。
但是，項目經(jīng)理還能做些什么來更好地溝通項目的來龍去脈，并鼓勵團隊合作、參與和合作呢？以下是一些加強工作場所項目溝通的提示：
1. 制定溝通計劃
溝通計劃將確保您與更廣泛的溝通工作保持同步。以下是創(chuàng)建溝通計劃時應考慮的一些組件：
- 確定所有相關(guān)方
- 定義將用于溝通的方法
- 確定溝通頻率
- 確定需要發(fā)送給各方的信息類型（敏感信息、更新和標準化細節(jié)）
- 寫下溝通計劃的目的
2. 利用技術(shù)和工具
在當今技術(shù)先進和高度互聯(lián)的世界中，沒有理由不利用可供您使用的軟件、技術(shù)和工具的寶庫。從移動應用程序到電信服務，在這些資源的幫助下，有很多方法可以進行溝通、計劃和工作。您甚至可以借助這些工具選擇自動化一些溝通，例如辦公室備忘錄或日歷提醒。
3. 安排和計劃會議
如今，會議已經(jīng)不受歡迎，它們被視為無效且浪費時間。但是，如果以正確的方式管理和執(zhí)行它們，它們可能會完全相反。在每次會議之前，列出您想要討論的內(nèi)容，分配時間收集同事的意見，并設置其持續(xù)時間限制。當然，請確保您的會議不會妨礙團隊的工作。
4. 制定每日清單
待辦事項清單將幫助您保持正軌，完成需要完成的工作并提高生產(chǎn)力。清單的概念也應該適用于你的溝通，因為你可以嘗試跟上你的項目目標。（比如下方是通過PingCode看板建立的待辦任務事項清單）
5. 使用視覺輔助工具
有些人比其他人更直觀，因此在可能的情況下適應他們是明智的。通常，視覺演示也可以表達您的觀點。無論是圖表還是視頻，您都可以通過多種方式利用視覺元素來增強與員工的溝通。
6. 創(chuàng)建里程碑跟蹤
里程碑跟蹤器可以為您的團隊提供額外的推動力，并幫助他們跟蹤項目的進度。確保包括目標和項目階段，并將責任分配給每個團隊成員。每次達到里程碑時，請務必承認項目的進展并表揚每個人的努力。（比如下方通過PingCode跟蹤里程碑示意圖）
7. 與您的團隊一起慶祝成就
沒有人喜歡一個把所有功勞都攬在心底的經(jīng)理，也不喜歡在項目上的工作沒有得到任何贊美。因此，至關(guān)重要的是，您要找到方法來表達您對每個人的辛勤工作和對項目的貢獻的贊賞和感激之情。
以上就是關(guān)于項目如何有效溝通的全部內(nèi)容，希望對大家有所幫助。
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