一、背景

互聯(lián)網(wǎng)公司除了業(yè)務(wù)迭代快，大型戰(zhàn)役活動(dòng)也不少，比如雙11、阿里影業(yè)的春節(jié)檔、優(yōu)酷的世界杯等等。這些大型戰(zhàn)役，不僅考驗(yàn)技術(shù)人的代碼功底，更考驗(yàn)在超大型項(xiàng)目中團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力、快速應(yīng)變能力。

本文將從PMO的專業(yè)能力 技術(shù)人的實(shí)踐視角，詳解大型項(xiàng)目及戰(zhàn)役的運(yùn)作流程，將復(fù)雜項(xiàng)目做模塊化拆解，教你站在項(xiàng)目全局看技術(shù)實(shí)踐，同時(shí)例舉團(tuán)隊(duì)高效溝通的技巧，希望為你帶來啟發(fā)。

二、做好大型項(xiàng)目的五個(gè)關(guān)鍵

幾百人、上千人組成的大型項(xiàng)目/戰(zhàn)役有很多挑戰(zhàn)，乍一看讓人望而卻步，但仔細(xì)梳理下來好像也沒有那么復(fù)雜，只需要厘清以下的關(guān)鍵：

1. 拿什么結(jié)果 -> 項(xiàng)目的目標(biāo)
2. 誰是我戰(zhàn)友 -> 項(xiàng)目的成員
3. 啥時(shí)候吹號(hào) -> 項(xiàng)目的計(jì)劃
4. 怎么來協(xié)同 -> 項(xiàng)目的機(jī)制
5. 戰(zhàn)后做點(diǎn)啥 -> 復(fù)盤和沉淀

思路就是: 明確事->找對(duì)人->排計(jì)劃->定機(jī)制->收好尾。不過，從項(xiàng)目特質(zhì)上來說，信息是漸明漸細(xì)的，梳理和澄清是一件持續(xù)的工作。

三、問題厘清

有了整體的思路,心里也就有了底氣，但也不能眉毛胡子一把抓。不同的階段重點(diǎn)不同，按照常見的項(xiàng)目階段來看，可以分為啟動(dòng)期、規(guī)劃期、執(zhí)行期、監(jiān)控期及收尾期。每個(gè)階段需要明確關(guān)鍵目標(biāo)，鎖定核心問題。

• 啟動(dòng)期：明確方向，確認(rèn)人員，厘清目標(biāo)，明確機(jī)制，制定里程碑計(jì)劃；
• 規(guī)劃期：明確目標(biāo)、確認(rèn)方案，制定執(zhí)行計(jì)劃；
• 執(zhí)行期：緊盯目標(biāo)、管控計(jì)劃、保障落地；
• 監(jiān)控期：基于目標(biāo)、運(yùn)用機(jī)制、核查計(jì)劃、發(fā)掘風(fēng)險(xiǎn)，制定預(yù)案，管控變更。理論上從規(guī)劃期到收尾期都屬于監(jiān)控期，但項(xiàng)目的差異，著力點(diǎn)和力度有不同。常見的互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目，執(zhí)行期監(jiān)控力度最大，所以一些流程上把執(zhí)行和監(jiān)控揉和在一起了；
• 收尾期；有序收尾、深度復(fù)盤、有效沉淀。

這里已經(jīng)明確了各節(jié)點(diǎn)的重點(diǎn)，那如何抓住這些節(jié)點(diǎn)值得探討。作為項(xiàng)目PM或團(tuán)隊(duì)管理者，需要把控三點(diǎn)：

1. 驅(qū)動(dòng)管理節(jié)點(diǎn)，緊盯目標(biāo)，這個(gè)目標(biāo)是宏觀的目標(biāo)，包括業(yè)務(wù)目標(biāo)、進(jìn)度目標(biāo)、人員的目標(biāo)；
2. 保障溝通通道，保障信息的上傳下達(dá)，步調(diào)一致，協(xié)同各團(tuán)隊(duì)有效參與；
3. 運(yùn)用管理機(jī)制，包括目標(biāo)負(fù)責(zé)制、溝通機(jī)制、需求管理機(jī)制等；

四、操作流程

1. 驅(qū)動(dòng)管理節(jié)點(diǎn)

管理節(jié)點(diǎn)一方面要拉齊信息，另一方面要發(fā)掘風(fēng)險(xiǎn)和問題，及時(shí)做出應(yīng)對(duì)。關(guān)鍵點(diǎn)上核心信息的確認(rèn)和決策以及同步，當(dāng)面的會(huì)議溝通是非常有效的手段，但保障會(huì)議有效是其中的關(guān)鍵。

• 會(huì)議前；做好議題收集和準(zhǔn)備，特別是會(huì)議的前置輸入材料和關(guān)鍵信息提前準(zhǔn)備好；
• 會(huì)議中；聚焦議題和發(fā)言順序，控制會(huì)議時(shí)間，保障會(huì)議有效；
• 會(huì)議后；要有結(jié)論輸出并同步參會(huì)人及關(guān)聯(lián)方；

方向?qū)箷?huì): 基于項(xiàng)目價(jià)值、核心1號(hào)位及關(guān)鍵同學(xué)，通過會(huì)議確認(rèn)并輸出：方向、初步策略、里程碑及運(yùn)行機(jī)制；

方案review會(huì): 會(huì)議前基于方向?qū)箷?huì)結(jié)論，已產(chǎn)出核心方案草案，且在該草案基礎(chǔ)上拉通關(guān)聯(lián)團(tuán)隊(duì)輸出聯(lián)動(dòng)業(yè)務(wù)方案；

需求評(píng)審會(huì)：基于業(yè)務(wù)方案和平臺(tái)能力明確當(dāng)前業(yè)務(wù)需求，通過需求評(píng)審會(huì)確認(rèn)各負(fù)責(zé)人及落地計(jì)劃；

復(fù)盤會(huì)：基于目標(biāo)、方案結(jié)合當(dāng)前完成情況進(jìn)行復(fù)盤，重點(diǎn)是可復(fù)用能力的沉淀和發(fā)現(xiàn)問題的后續(xù)跟進(jìn)。

2. 保障溝通通道

日會(huì)：通過項(xiàng)目例會(huì)對(duì)焦核心信息，同時(shí)進(jìn)行關(guān)鍵工作進(jìn)度同步、成果驗(yàn)收和快速?zèng)Q策。根據(jù)項(xiàng)目所處的階段和工作的顆粒度，可以調(diào)整會(huì)議的頻率，但不適宜頻繁調(diào)整節(jié)奏和會(huì)議室；

日?qǐng)?bào)：圍繞核心目標(biāo)、策略、進(jìn)展、風(fēng)險(xiǎn)等核心信息有效記錄和同步，重要信息需和對(duì)接人確認(rèn)并反饋；

文檔庫：提升信息管理效率，降低PM和關(guān)鍵人員溝通瓶頸；促使團(tuán)隊(duì)自主聯(lián)動(dòng)，有效同步和紀(jì)錄核心信息，持續(xù)沉淀關(guān)鍵信息給后續(xù)復(fù)盤和項(xiàng)目做好沉淀。

3. 建立和運(yùn)用機(jī)制

持續(xù)和聚焦目標(biāo)、策略（方案）、進(jìn)度（計(jì)劃）促成高效執(zhí)行；發(fā)掘和同步風(fēng)險(xiǎn)，準(zhǔn)備預(yù)案消除和降低風(fēng)險(xiǎn)危害。

五、關(guān)鍵點(diǎn)

1. K.O.（啟動(dòng)會(huì)）:

目的：啟動(dòng)會(huì)能夠讓各個(gè)業(yè)務(wù)部門的人員清楚知道項(xiàng)目的概況，目標(biāo)、策略、落地計(jì)劃，懂得如何配合，確保后續(xù)各部門人員配合到位，溝通協(xié)調(diào)效率高，有利于推動(dòng)整個(gè)項(xiàng)目的推進(jìn)。

操作：

1）會(huì)前準(zhǔn)備

1. 明確參會(huì)人員：確定他們的時(shí)間，并據(jù)此確定會(huì)議地點(diǎn)。SOHO模式下，選擇好協(xié)同工具，比如視頻會(huì)議、視頻直播，提前試用告知參會(huì)者準(zhǔn)備參會(huì)設(shè)備；
2. 劃分講話內(nèi)容：為發(fā)言者圈定講話范圍和時(shí)限，讓參會(huì)者要求準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容；線上溝通，需要比現(xiàn)場溝通更精煉；
3. 準(zhǔn)備相關(guān)資料：包括宣傳資料、現(xiàn)場擺設(shè)、座位分布、相關(guān)配套服務(wù)等等。

2）會(huì)議通知

召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)通常提前3天發(fā)布通知，緊急情況下適當(dāng)調(diào)整，同時(shí)要提前與參會(huì)的核心人員進(jìn)行溝通，讓參會(huì)人員事先了解自己在項(xiàng)目中需要負(fù)責(zé)的工作和擔(dān)任的角色。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的所有成員都要參加項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，即使有人當(dāng)時(shí)不在辦公室，也盡可能通過電話參與會(huì)議。

3）會(huì)議議程

a. 由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人介紹項(xiàng)目背景、目標(biāo)、范圍，奠定整個(gè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)；

b. 由各業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人介紹產(chǎn)品方案；

c. 由項(xiàng)目經(jīng)理介紹項(xiàng)目管理機(jī)制，包括安全機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制、溝通機(jī)制（日會(huì)、周會(huì)、日?qǐng)?bào)、周報(bào)等）、變更管理等；

d. 由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為各團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人頒發(fā)委任狀或立軍令狀，并全團(tuán)隊(duì)大合影，在SOHO模式下可以選擇工作照拼圖。

4）會(huì)議原則

高層的領(lǐng)導(dǎo)盡量邀請(qǐng)到，這樣各負(fù)責(zé)人可以提高重視度，更積極的組織個(gè)參與工作。啟動(dòng)會(huì)一定要按時(shí)開始、按時(shí)結(jié)束。這代表著項(xiàng)目管理的基調(diào)和規(guī)則，有利于形成守時(shí)、高效的項(xiàng)目管理風(fēng)格。

啟動(dòng)會(huì)必須要正式，會(huì)議的議程和時(shí)間可以縮短，但是會(huì)議的規(guī)格和對(duì)參會(huì)人員的重視程度一定要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，要讓參會(huì)人員覺得會(huì)議很重要，老大講話投屏、橫幅、座位牌、水等盡量要有保證。

5）會(huì)議總結(jié)

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)是一種關(guān)鍵信息對(duì)焦和拉通形式，所以，需要總結(jié)會(huì)議的重點(diǎn)內(nèi)容和后續(xù)計(jì)劃，并把會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)關(guān)鍵講話作為項(xiàng)目過程中的指導(dǎo)方針，把團(tuán)隊(duì)的合影、軍令狀、項(xiàng)目的K.O.文件等在會(huì)后一并發(fā)給大家，推進(jìn)項(xiàng)目展開。

2. 風(fēng)險(xiǎn)管理

風(fēng)險(xiǎn)在各個(gè)項(xiàng)目里長期存在，識(shí)別、反饋及處理風(fēng)險(xiǎn)是持續(xù)工作。在項(xiàng)目里一方面要建立全員風(fēng)險(xiǎn)管理的意識(shí)，鼓勵(lì)風(fēng)險(xiǎn)的及時(shí)識(shí)別和上報(bào)。

3. 相關(guān)方管理

項(xiàng)目經(jīng)理需要識(shí)別項(xiàng)目相關(guān)方，分析其對(duì)項(xiàng)目的要求或需求，并且管理好這些要求和需求，滿足不同的相關(guān)方，從而以確保項(xiàng)目的成功。識(shí)別和管理相關(guān)方是項(xiàng)目中持續(xù)要做的工作，且需要明確反對(duì)項(xiàng)目的人或組織同樣屬于相關(guān)方。

1）識(shí)別相關(guān)方:

2）管理相關(guān)方：

4. 復(fù)盤

目的：基于目標(biāo)、方案結(jié)合當(dāng)前完成情況進(jìn)行復(fù)盤，沉淀可服用能力，發(fā)掘系統(tǒng)缺陷和無效策略，在結(jié)束后修復(fù)完善漏洞并記錄為下一個(gè)項(xiàng)目提供支撐和規(guī)避；

時(shí)機(jī)：

不同的項(xiàng)目復(fù)盤契機(jī)存在差異，但復(fù)盤的目標(biāo)需要明確，一定要杜絕無效的復(fù)盤；

1. 時(shí)限型項(xiàng)目達(dá)到預(yù)定時(shí)間；

2. 目標(biāo)型項(xiàng)目達(dá)到預(yù)定目標(biāo)；

3. 項(xiàng)目出現(xiàn)嚴(yán)重問題；

操作：

1）復(fù)盤原則：

1. 多目標(biāo)以目標(biāo)緯度復(fù)盤，確保鏈條完整性；
2. 子項(xiàng)目復(fù)盤在組內(nèi)進(jìn)行，保障復(fù)盤有效性；
3. 鼓勵(lì)暢所欲言，警惕自我吹捧、禁止互相攻擊。

2）會(huì)前準(zhǔn)備:

1. 明確需要參與人、時(shí)間、地點(diǎn)；劃分講話內(nèi)容，為發(fā)言者圈定講話范圍和時(shí)限，讓發(fā)言者要求準(zhǔn)備
2. 準(zhǔn)備相關(guān)資料，包括前期方案及過程數(shù)據(jù)。

六、結(jié)束語

以上是組織一個(gè)項(xiàng)目的簡要流程。從阿里文娛PMO團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，項(xiàng)目過程中會(huì)有很多復(fù)雜的問題出現(xiàn)，但發(fā)揮項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)能力，最終都能順利解決。此外，還可以尋求專業(yè)的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)作為教練賦能，最終實(shí)現(xiàn)：

1. 目標(biāo)可預(yù)測；

2. 資源可調(diào)度；

3. 變化可控制；

4. 問題可見和追溯，使得戰(zhàn)役有序打響并取得預(yù)期的勝利。