當(dāng)前行政事業(yè)單位面臨的最大問題不是制度，也不是流程，而是信息化。總體而言，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基本還處于“人控”的階段，無論是領(lǐng)導(dǎo)的重視、財務(wù)人員的把關(guān)，還是內(nèi)部業(yè)務(wù)部門的參與、外部職能部門的監(jiān)督等，都嚴(yán)重依賴于每一個充滿主觀思維的人，其風(fēng)險無時不在。而如果引入信息化，將行政事業(yè)單位的每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動固化為業(yè)務(wù)流程，將每個風(fēng)險點(diǎn)嵌入信息系統(tǒng)，通過信息化系統(tǒng)，將當(dāng)前彈性的管理變?yōu)橄到y(tǒng)硬性的約束，那么行政事業(yè)單位內(nèi)控面臨的一些問題便可得到有效解決。

PART.01 行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化現(xiàn)狀

01各系統(tǒng)相互獨(dú)立，形成信息孤島

事實(shí)上，很多行政事業(yè)單位目前正在運(yùn)行的總賬系統(tǒng)、政府采購系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，已經(jīng)在一定程度上實(shí)現(xiàn)了部分內(nèi)部控制的功能。但各系統(tǒng)未完成對接和融合，部分?jǐn)?shù)據(jù)和信息無法共享，既無法實(shí)現(xiàn)高效的內(nèi)部控制，也滿足不了外部監(jiān)管部門實(shí)時獲取相關(guān)信息的要求。

02內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)未嵌入信息系統(tǒng)，有風(fēng)險漏洞

內(nèi)部控制涉及單位的方方面面，是一個無所不包的系統(tǒng)。但各行政事業(yè)單位現(xiàn)有的信息系統(tǒng)僅涵蓋了部分重要經(jīng)濟(jì)活動，也未涉及經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)全部風(fēng)險點(diǎn)，難以滿足嚴(yán)格內(nèi)控的需要。

03授權(quán)管理不嚴(yán)，系統(tǒng)自身風(fēng)險防范不夠

有的單位雖然實(shí)施了信息化，但仍然存在一人掌管多個密碼、管理多個賬號的情況，完全“規(guī)避”了信息系統(tǒng)的內(nèi)控功能。同時，有的單位只“用”不“管”，未對信息系統(tǒng)本身可能存在的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)泄密或丟失等風(fēng)險進(jìn)行有效的管控。

PART.02行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化目標(biāo)

01由“人控”到“機(jī)控”，實(shí)現(xiàn)自動化管理

通過將風(fēng)險點(diǎn)及規(guī)則嵌入系統(tǒng)，可以從源頭上避免因重視程度不夠、個人不熟悉專業(yè)知識、內(nèi)控制度執(zhí)行無力等問題，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動核對、自動把控。

02由“現(xiàn)場簽字”到“遠(yuǎn)程審批”，實(shí)時化管理

內(nèi)部控制涉及分級授權(quán)審批，以往線下簽字的模式常常因某位領(lǐng)導(dǎo)出差或公務(wù)繁忙等，造成時間過長、審批不嚴(yán)的問題；信息化下，可通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)實(shí)時提醒、線上審批，提高效率。

03由“短期管理”到“終身追責(zé)”，痕跡化管理

通過將風(fēng)險點(diǎn)及規(guī)則嵌入系統(tǒng)，可以從源頭上避免因重視程度不夠、個人不熟悉專業(yè)知識、內(nèi)控制度執(zhí)行無力等問題，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動核對、自動把控。

04由“定期檢查”到“動態(tài)監(jiān)控”，常態(tài)化管理

通過信息系統(tǒng)，職能部門可實(shí)時查看了解行政事業(yè)單位信息數(shù)據(jù)和內(nèi)控執(zhí)行情況，提高監(jiān)管效能。

PART.03實(shí)施內(nèi)部控制信息化的路徑

01堅持系統(tǒng)思維，構(gòu)建全覆蓋的內(nèi)控系統(tǒng)

一是打通信息孤島，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)融合。將內(nèi)部控制的原理、方法和技術(shù)融入會計信息系統(tǒng)，與現(xiàn)有的預(yù)算、資產(chǎn)、合同、政府采購等系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)整合，建立集預(yù)算管理、會計核算、資產(chǎn)管理、報銷審批等功能于一體的綜合內(nèi)部控制信息系統(tǒng)。這不僅有利于提高工作效率，增強(qiáng)內(nèi)控效能，而且有利于提升全員內(nèi)控意識。

二是全面梳理單位所涉及的經(jīng)濟(jì)活動、業(yè)務(wù)事項(xiàng)和現(xiàn)有內(nèi)控制度，確保每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動的每一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)都納入內(nèi)控流程，每一個風(fēng)險點(diǎn)都嵌入內(nèi)控系統(tǒng)，各控制環(huán)節(jié)之間緊密聯(lián)系，相互促進(jìn)，真正實(shí)現(xiàn)業(yè)財融合。以資產(chǎn)管理為例，單位進(jìn)行線上政府采購申請，系統(tǒng)可自動顯示采購標(biāo)準(zhǔn)；單位在政府采購網(wǎng)站下單完成后，系統(tǒng)自動生成采購合同；資產(chǎn)購入后必須登記入臺賬才能報銷付款，從而杜絕無預(yù)算采購、超標(biāo)采購、合同不規(guī)范、資產(chǎn)購入漏入賬等問題。

三是開放系統(tǒng)端口，實(shí)現(xiàn)實(shí)時監(jiān)管。建立與財政、審計、紀(jì)委監(jiān)委等職能部門的系統(tǒng)連接通道，通過授權(quán)，開放相關(guān)信息的查看權(quán)限，以外部監(jiān)督強(qiáng)化單位內(nèi)控的完善和執(zhí)行。

02推進(jìn)閉環(huán)管理，構(gòu)建全過程內(nèi)控系統(tǒng)

一是開展全生命周期管控。以資金管控為核心，以信息系統(tǒng)為載體，將內(nèi)控制度科學(xué)嵌入到經(jīng)濟(jì)活動特別是資金流動的全過程，變財務(wù)的事后管理為內(nèi)控的事前、事中、事后全過程控制。對原始資料和重要信息實(shí)行電子化存檔，對報銷審批、支付路徑、資金流向等關(guān)鍵信息進(jìn)行實(shí)時記錄、永久留痕，為防范資金風(fēng)險和監(jiān)督、追責(zé)等奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。

二是積極推行“標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則”管理。建立不相容職務(wù)相分離的規(guī)范審批流程、法定財務(wù)支出范圍及標(biāo)準(zhǔn)等基本常用規(guī)則體系，嵌入內(nèi)控信息系統(tǒng)，實(shí)行系統(tǒng)自動管理，杜絕一人兼多職、代行審批或偽造審批、不合規(guī)支出等非法現(xiàn)象，避免業(yè)務(wù)部門每次“事前電話問標(biāo)準(zhǔn)，事后報銷多紕漏”的問題。以出差報銷為例，報銷人在系統(tǒng)輸入出差時間、地點(diǎn)、職務(wù)等信息，系統(tǒng)會自動匹配交通費(fèi)、住宿費(fèi)、公雜費(fèi)的限額標(biāo)準(zhǔn)，既極大提高效率，又有效防止差錯。

三是納入實(shí)時監(jiān)控。財政、審計、紀(jì)委監(jiān)委等外部職能部門以前只能針對某個時點(diǎn)對行政事業(yè)單位開展事后的檢查，而在信息化條件下，通過系統(tǒng)整合，可將行政事業(yè)單位內(nèi)控執(zhí)行的全過程實(shí)時展現(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)控監(jiān)管的“過程化”，極大地提高監(jiān)管效能。

03發(fā)揮集體合力，構(gòu)建全員內(nèi)控系統(tǒng)

內(nèi)控信息化并不是不需要人，而是要更好地發(fā)揮每個人的作用。

首先，單位管理層特別是負(fù)責(zé)人要切實(shí)擔(dān)負(fù)起內(nèi)控“第一責(zé)任人”的職責(zé)。要深刻認(rèn)識到內(nèi)控建設(shè)事關(guān)財政資金的安全使用和單位工作績效的提升，從而真正重視內(nèi)控，大力支持內(nèi)控，積極參與內(nèi)控，為單位嚴(yán)格內(nèi)控管理創(chuàng)造良好的氛圍和環(huán)境。

其次，財務(wù)部門和財務(wù)人員要認(rèn)真履行好內(nèi)控牽頭人的責(zé)任。對于行政事業(yè)單位而言，內(nèi)控管理的核心是資金管理，這就決定了財務(wù)部門和財務(wù)人員在內(nèi)控管理中具有義不容辭的責(zé)任。財務(wù)人員一方面要嚴(yán)守財經(jīng)紀(jì)律，堅持會計原則，做到自己不愿腐、別人不能腐；另一方面要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，適應(yīng)財政改革的需要和單位經(jīng)濟(jì)活動的發(fā)展，提高自己的履職能力。

再次，業(yè)務(wù)部門人員要積極參與內(nèi)控建設(shè)。單位內(nèi)控不是一項(xiàng)獨(dú)立的工作，而是與每個人都息息相關(guān)，需要全員共同完成的事項(xiàng)。在信息化模式下，通過業(yè)務(wù)流程設(shè)計，系統(tǒng)將全體人員均納入到了內(nèi)控信息系統(tǒng)的終端，成為參與內(nèi)部控制的一員。因此，業(yè)務(wù)部門人員要牢固樹立內(nèi)控意識，認(rèn)真學(xué)習(xí)內(nèi)控相關(guān)知識，積極參與內(nèi)控管理。綜上，行政事業(yè)單位應(yīng)形成負(fù)責(zé)人帶頭，財務(wù)部門牽頭，各業(yè)務(wù)部門共同參與的內(nèi)控機(jī)制，實(shí)現(xiàn)制度到崗、責(zé)任到崗、風(fēng)險防控到崗、分事行權(quán)、分級授權(quán)，確保內(nèi)控嚴(yán)格、高效執(zhí)行。

04運(yùn)用信息技術(shù)，構(gòu)建全集成內(nèi)控系統(tǒng)

隨著社會需求的不斷拓展和信息技術(shù)的發(fā)展，內(nèi)控系統(tǒng)已不再局限于電腦軟件，而應(yīng)成為一個包括傳統(tǒng)信息系統(tǒng)、現(xiàn)代內(nèi)控云，融電腦軟件、手機(jī)APP、短信提醒等為一體的集成系統(tǒng)。

一是電腦軟件。這是內(nèi)控系統(tǒng)最傳統(tǒng)也是最主要的部分，其通過制度流程化，將內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)嵌入信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動管控。

二是手機(jī)APP。作為最現(xiàn)代也是最方便的信息工具，手機(jī)端內(nèi)控APP可打破時間和空間的限制，相關(guān)人員通過點(diǎn)擊手機(jī)，即可實(shí)現(xiàn)實(shí)時信息查詢、在線申請或?qū)徟瑯O大地提高了工作效率。

三是短信提醒。手機(jī)短信這一傳統(tǒng)的信息工具，在特定領(lǐng)域、特殊時期仍具有強(qiáng)大的生命力。行政事業(yè)單位內(nèi)控最常見也是最大的風(fēng)險就是資金被挪用或侵吞，由于銀行系統(tǒng)的特殊性，其不可能與行政事業(yè)單位每一個相關(guān)人員實(shí)現(xiàn)聯(lián)結(jié)，但可以通過手機(jī)短信的形式提醒資金變動情況。行政事業(yè)單位可以通過設(shè)置通知功能，在發(fā)生相應(yīng)額度支出時，系統(tǒng)自動向單位負(fù)責(zé)人、分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負(fù)責(zé)人、會計、出納等發(fā)送短信，防范資金被無故挪用或非法支出，降低資金安全風(fēng)險。

來源：《新理財（政府理財）》

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關(guān)于希嘉

希嘉成立于2015年，是專業(yè)的數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)設(shè)施及服務(wù)供應(yīng)商。以數(shù)據(jù)中臺構(gòu)建套件為核心，通過精細(xì)的數(shù)據(jù)倉庫實(shí)施服務(wù)、創(chuàng)新的場景數(shù)據(jù)服務(wù)模式，不斷激活行業(yè)數(shù)據(jù)要素潛能、幫助客戶快速搭建數(shù)據(jù)管理體系，持續(xù)沉淀數(shù)據(jù)資產(chǎn)成果。