業(yè)務工作流程管理系統(tǒng)
了解業(yè)務工作流程管理，以及它如何協(xié)助您持續(xù)將您的業(yè)務工作流程最佳化與自動化，以提高效率并降低成本。
何謂業(yè)務工作流程管理?
按照 雖然它有時會與作業(yè)和專案管理搞混，但其范圍其實比這些相近主題更廣泛。作業(yè)管理著重個別作業(yè)，而BPM 則會觀察整個端對端流程。專案管理指的是一次性工作范圍，而BPM 則特別著重在可重復的流程上。組織可以透過持續(xù)的流程重新設計來簡化其整體工作流程，從而提高效率與節(jié)省成本。此概念并不新鮮；六標準差和精益原則是BPM 方法的范例。
業(yè)務工作流程管理套件結合進階分析、活動監(jiān)視和決策管理功能，借此協(xié)調人員、系統(tǒng)、資訊與資料以達成業(yè)務工作成果。因此，它們在加速數(shù)位轉型策略方面特別有幫助。
BPM 的類型
業(yè)務工作流程管理有三種主要類型： 以整合為中心，以人為中心，以文件為中心
以整合為中心的BPM：這些流程更依賴利用API 和機制來整合跨系統(tǒng)的資料，例如人力資源管理(HRM) 或客戶關系管理(CRM) 等系統(tǒng)。
以人為中心的BPM：具有拖放功能的直覺式使用者界面可讓團隊將各種作業(yè)指派給不同角色，以便在整個流程中更容易找到問責對象。
以文件為中心的BPM：當公司在購買產品或服務時，需要經(jīng)歷過不同的形式與回合才能擬定客戶與供應商之間的合約。
業(yè)務工作流程管理生命周期
成功的BPM 系統(tǒng)從定義工作流程所涉及的階段開始。這有助于團隊識別有待強化的領域，以及用于追蹤進展的度量。組織可以應用業(yè)務工作流程管理來改善作業(yè)，從而獲得更好的業(yè)務工作成果。若要達到這些成果，您應該充分了解BPM 生命周期。以下是五個生命周期步驟：
流程設計：從那里起，整個BPM 流程中的個別作業(yè)應該要能夠辨別工作流程當中每個步驟的作業(yè)擁有者。應明確定義步驟，以便團隊能夠識別有待程序最佳化的領域，以及用于追蹤其改善狀況的后續(xù)度量。
模型：這應該包括特定詳細資料，例如：時間表、作業(yè)說明，以及程序當中的任何資料流程。在此階段中，使用業(yè)務工作流程管理軟體會很有用。
執(zhí)行：在納入任何意見回饋之后，團隊就可以開始將流程提供給更廣泛的對象。
監(jiān)視：在此階段期中，團隊應監(jiān)視流程、測量效率改善，并識別任何其他瓶頸。
最佳化：在最終步驟中，團隊會對流程進行任何最終調整以改善商業(yè)活動。
成功的BPM 專案需要仔細地規(guī)劃和開放的溝通，但在改善一整套活動后，團隊很快就會看到它的好處。
業(yè)務工作流程管理的優(yōu)勢
BPM 解決方案透過流程改善來提高組織價值，從而產生許多好處。其中一些包括：
提高效率與節(jié)省成本：它透過移除程序冗余和瓶頸來完成此任務，從而提高效率和生產力。擁有更多的敏捷性，企業(yè)可以更快達到預期的業(yè)務工作成果，他們可以將任何過多的資源分配給其他高度優(yōu)先的工作。
強化員工和客戶體驗：藉由消除分心讓員工能夠專注于他們的工作和客戶，從而提高客戶滿意度。清楚的工作流程還可以縮短員工入職過程中的學習曲線，進而提高生產力和參與度。
可擴充性更高的流程：業(yè)務工作程序管理工具可讓角色變清晰、確保程序當中的一致性，同時還能找出將業(yè)務工作規(guī)則納入自動化的機會，讓團隊更加專注創(chuàng)新。
更高的透明度：這可促進團隊間的交流。
減少對發(fā)展團隊的依賴：業(yè)務工作使用者可以快速且輕松地上線使用這些工具，以增進整個公司的流程自動化。
商務業(yè)務流程管理使用案例
BPM 軟件提供更多的流程相關結構，并消除指定工作流程中的一些效率不彰。 已順利應用它的部分范例包括：
內容發(fā)布： 媒體公司可使用 BPM 來自動執(zhí)行內容的準備和遞送流程，范圍從內容建立到發(fā)布。 商業(yè)流程管理系統(tǒng)可設計成與內容管理、權限管理、內容流量與工作單等系統(tǒng)進行互動。
客戶服務：客戶服務代表可識別常見問題并交給聊天機器人進行處理，以便在有大量的服務要求時減輕團隊負荷。 客服中心和聊天機器人的記錄資料還可以協(xié)助流程的進一步自動化，并為客戶提供更加個人化的回答。
財務：企業(yè)可以建立模板，將各種團隊提交的采購單標準化，以便他們能夠加速采購商業(yè)軟件或硬件。 此外，還可以針對特殊情境建立自訂工作流程。
人力資源： HR 可采用 BPM 以簡化文件和工作流程管理。 它提供更加結構化的環(huán)境以便處理 HR 表單，例如員工入職和離職、績效評估、休假申請及時間表核準。
銀行業(yè)務： 當處理個人或企業(yè)的貸款時，銀行需要評估申請者的潛在信用風險。 這涉及從多個來源收集信息，例如申請者、雇主和信用評級機構。 BPM 藉由管理整個程序的信息流程，以及減少說明文件中的錯誤，來加快貸款資格判定。
訂單履行： 企業(yè)可使用 BPM 來提高其訂單履行系統(tǒng)的作業(yè)效率。 他們可以使用 BPM 來管理特殊優(yōu)惠、訂單擷取及訂單履行。 這可以將流程推向以客戶為中心的訂單管理，藉此創(chuàng)造更大的商業(yè)價值。
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